会議室不足問題をIoTで解決 後編

在籍確認の困難さが、オフイスワークの生産性を阻害していた?!

IoTセンサー/ビジネスフロー作成ツール「MESH」を活用し、企業が抱える様々な問題を手軽に解決してしまうのが、サテライトオフィスの展開する法人向け「MESHビジネスパック」シリーズだ。第一弾である「会議室の効率化対策システム」の特徴と効果については前回説明した。 お読みいただいた多くの方が、低コストで誰もが簡単に使いこなせる「MESH」の可能性を感じ取ることができたに違いない。

そして今回は、法人向けMESHビジネスパックの第二弾としてこのほどサテライトオフィスが提供を開始した「在席状況確認システム」について紹介したい。在席状況確認システムは、「個室内の役員の在席状況を遠隔で確認したい」、「他フロアにいるメンバーの在席を確認したい」、「全メンバーの在席状況を一覧表示したい」などといった多くの企業からの声を受けて、サテライトオフィスが開発したソリューションである。

つまり、それだけ"いまオフィス内で誰が在席しているか"という情報に対するニーズは高いのである。 まずはその理由を考えてみたい。ICTの利活用が進んだことで、グループウェア等を用いて従業員同士、さらには社外の人間も含めたチームメンバー間での情報共有は当たり前となっている。しかし、ICTによって働く人同士が"つながる"ことができたとしても、意外なところにそうしたつながりを妨げる落とし穴が存在している。

それがまさしく、"オフィス内の在席情報"なのである。カレンダーにしっかり明記されていればまだしも、ちょっとした外出やオフィスビル内での移動で自席を外した従業員を把握するのは、同じフロアの同じ部屋でもない限り非常に困難だ。

例えば内線電話をかけたとして、相手が不在だった場合は電話をとった周囲の人に伝言メモを頼むか、折り返し電話をお願いすることになる。これではメモを残す人の仕事の効率を阻害してしまうし、折り返し電話をもらったとしてその時には自分のほうが不在だったといったケースもよくあることだ。 電話の代わりにメールで情報を伝えようとしても、場合によっては直接話したほうが細かいニュアンスを伝えやすいこともあるだろう。つまり、簡単に在籍確認がとれないという現状は、実は企業全体で見るとかなりの生産性の損失につながっていたというわけだ。

MESHセンサーを使い、全社の在籍状況を一気に可視化

スムーズな在席状況確認がどれだけ重要であるか、おわかりいただけたのではないか。そしてこうした在籍確認に関する課題をきわめて容易にシステムで解決できてしまうのが、サテライトオフィスのMESHビジネスパック・在席状況確認システムなのだ。 このソリューションでは、7種類ある「MESH」タグのうち、人の動きを感知する「人感センサー」と、椅子の動きなどを感知する「動きセンサー」の2つを使う。これにより、人感センサーで椅子の在席を把握したり、椅子に設置した動きセンサーでその椅子の在席を把握したり、また動きセンサーの表裏をひっくり返してもらうことでも、在席/不在が手に取るようにわかるようになる。 そして在籍状況をWebやスマートフォンなどで把握して、メールやLINEのチャット、音声などにより、リアルタイムで通知する仕組みも構築できてしまう。

• 人感センサータグ(左)と動きセンサータグ

人感センサーや椅子の動きでの在席感知、センサーをひっくり返しての在籍確認などからどのように通知を行うかといったビジネスフローの作成は、MESHアプリから誰でも簡単に行うことができる。 プログラミングの知識は一切不要で、基本的には画面上にアイコン表示されたMESHタグをドラッグ&ドロップでつないで処理を選定していくだけで完了してしまうのである。このため、部分的な導入や、さらに高度な使い方を目指した導入後のカスタマイズなどもいつでも自由自在に行うことができる。

さらに、在籍状況やスマートフォンや大型テレビで確認できるようにすることも可能だ。それぞれの従業員が自分のスマートフォンから部門や部屋ごとに在籍状況を確認したり、フロア全体の在籍状況を大型テレビで一覧表示して誰でも見られるようにしたりすることで、今その時々のオフィス内のメンバー構成が一瞬で把握できるようになるのである。

その際に不在時間/在席時間も合わせて表示するようにしておけば、より細かい状況把握にもつながるだろう。さらに感知ログをExcelやスプレッドシート、Dropboxに保存することも可能なため、従業員の働き方の分析や改善に活かすなど、応用範囲はアイデア次第だと言える。 従業員の椅子1つひとつにMESHタグを設置するとなると気になるのがコストだが、そこも心配は無用だ。「MESH」のセンサーは6000-7000円/個であるため、数を揃えたとしても低価格でシステムを構築できるのが大きな特徴となっているからだ。

今回紹介した在席状況確認システムも、前回紹介した会議室の効率化対策システムも、従来ながらのICT活用ではカバーしきれない物理的なつながりにまつわる問題を、まさにネットとモノをつなぐ「IoT」によって解決するソリューションとなっている。 だからこそ、IoTの根源的なメリットが自社の問題解決から理解できるようになるはずなのだ。そしてそれは、導入による直接的な効果はもちろんのこと、今後自社でIoTを強みとしていくきっかけとしても大きく期待できるのではないか。

[PR]提供：サテライトオフィス