「業務部門の効率化」と「情シスの負担軽減」を同時に実現！EDIリプレイスで生産性を大幅向上した理由とは

働き手不足が深刻化する中、企業は業務効率の向上を迫られているが、業務部門では紙ベースの非効率な業務プロセスが課題となっている。中でも営業部門では、発注書や請求書のミス対応に追われて本来の業務に支障をきたし、経理部門では月末の請求処理の負担が増加。ミスや遅延が取引先の信頼を損ねるリスクを高めているのが実情だ。さらに、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が不可避となる中、デジタル化の遅れは取引継続や法令遵守に重大な影響を及ぼしかねない状況である。

企業間取引、受発注業務をデジタル化する仕組みとしては、DXというキーワードが世の中に浸透するより遙か以前から、EDI(Electronic Data Interchange：電子データ交換)が使われてきた。ただし10年以上前に導入したEDIシステムを運用し続けているという企業も多く、取引先の要求や法改正などに対応できていないケースもめずらしくないのが現状だ。老朽化したEDIシステムは、取引先の要求に応えられないがために業務部門の負担を増やし、さらにそれを保守・改修するための情報システム部門の負担も増やしている。まさに両部門に横たわる大きなボトルネックといっても過言ではない。

このため、多様なプロトコルやデータ形式、最新の法令に対応した「次世代EDI」へのリプレイスで、前述した業務部門の課題解決を図る企業は増加傾向にある。しかし、老朽化した設備を把握している構築当時のエンジニアはすでに不在の場合が多い。そのため、ブラックボックス化したEDIシステムの刷新は極めて困難なミッションで、情シス部門のリソースが足りず、対応が後手にまわってしまうケースも多い。

本稿では、受発注業務のデジタル化という業務部門の課題と、老朽化したEDIシステムのリプレイスという情シス部門の課題を抱えるA社が、EDIアウトソーシングサービスの採用により解決を図った事例を紹介する。情シス部門の運用負荷を増やすことなく、業務部門が抱える取引先ごとの多様な要望に応える。従来の非効率な業務プロセスから解放される次世代EDIを効率的かつセキュアに運用するための最適解とはどんなものだろうか。