電子取引データの適切なファイル管理はできていますか? 中堅企業A社の運用事例

2023年12月31日に終了した、電子帳簿保存法（以下、電帳法）における電子取引データを印刷して紙で保存することへの「宥恕（ゆうじょ）期限」。

2024年1月1日からは、電子メールなどで受領した請求書や見積書、領収書等の電子取引データの紙保存ができなくなり、一定のルールに従って電子データのまま保存することが義務化されている。

ここで注意が必要なのが、電子取引データの削除、改ざん等の不正が把握された場合は重加算税が加重され、電磁的記録が保存時に満たすべき要件に従って保存されていない場合は青色申告の承認取消対象となり得る点だ。

そのため、2023年12月に駆け込みで対応した企業も少なくなく、結果として「運用ルールの社内浸透・徹底に時間を要している」「保存時に要件を満たしたファイル名にするのに手間がかかる」といった課題が顕在化している企業も多い。そもそも「きちんと保存要件を満たせているのか」と不安を抱えているケースもあるだろう。

本稿では流通・小売事業を手掛けるA社のケーススタディをもとに、こうした課題を解決する製品の有用性と導入効果を解説していく。