法制度改正で慌てることなく、手間・コスト低減の安心対応を実現するクラウドERPに集まる注目

2023年10月にインボイス制度がスタートし、2024年1月からは改正電子帳簿保存法（電帳法）に伴う電子取引のデータ保存義務化も始まるなど、ビジネスに関わる法制度改正が昨今相次いでいる。ルールが変われば、企業は当然ながら新たなルールに対応していかなければならない。「対応すべし」とひと言ではいうものの、現実として人材リソースなどに制約のある中堅中小企業には難しい部分もあるだろう。法改正に際して中堅中小企業が直面する課題と、その課題を解決するためのヒントを、さまざまな規模の企業にERPなどのソリューションを提供している株式会社パシフィックビジネスコンサルティング（以下、PBC）の営業本部長 大西満氏に伺った。

法令・制度改正時に企業で必要となる対応とは

インボイス制度の開始にあたって、新たに適格請求書や法人・個人事業主の登録番号の管理が必要となり、対応に追われた企業が多いはずだ。こうした法律や制度の改正においては、各種帳票類の扱い方を変えなければならなかったり、場合によっては会計システムなどの改修や新規システムの導入が必要になって、業務に大きな変更が生じてしまうのが一般的だ。

「法改正への対応は、やはりほとんどの企業で大変な作業になります。それまで使っていたシステムの改修や新システムの導入には時間もコストもかかります。また、規模が小さな企業ではシステムを用いず、経理担当の方が1人で手作業、つまり人力でなんとか対応しようというケースもあるので、その負担は間違いなく大きいでしょう」と、大西氏は法制度改正時に中堅中小企業が遭遇しがちな課題について解説する。

• 株式会社パシフィックビジネスコンサルティング 営業本部長
  大西 満 氏

大西氏の話を3つに分け、改めて整理してみよう。まずは、すでに何らかのシステムを利用しているケース。この場合、現行システムを改修し、新たな法制度へ対応するための機能追加が必要になる。この改修には、大西氏が指摘するとおり、運用開始までにある程度の時間を要し、担当者の手間とコストがかかる。業務によって個別かつ複数のシステムを使っている場合はそれぞれを改修しなければならず、負担は増えるだろう。加えて、システムの操作性が変われば、担当者は改めて順応しなければならず、その負荷も無視できない。

次に、これを機に新しくシステムを導入するケース。導入環境から構築していく場合は、改修よりもさらに長い時間と膨大な工数、高いコスト、そして担当者がシステムにイチから習熟していく必要性が生じる。人的リソースの限られる、中堅中小企業では大きな負担になるかもしれない。

そしてもう1つの、人力で対応するケース。新たな法制度が求める要件に適応するため担当者の業務負荷が高まり、ヒューマンエラーが起きる可能性もある。そこで、これを機にシステムを導入しようという話が出ることもあるだろうが、その実現には2番目のケースで提示した問題があるため、小規模の企業では二の足を踏むことが想像される。

クラウド型ERPを導入していれば負担のない対応が可能に

では、こうした事態を避けるにはどういった考え方が必要なのだろうか。

「じっくりとシステムの導入検討ができるタイミングに、ERPの導入検討を進めていくという方法があります」と大西氏は言う。

ERPとは、販売、仕入、在庫管理、生産管理、経理・会計といった、さまざまな基幹系の機能を統合し、企業活動で発生する情報の一元管理とその活用を支援するシステムである。ERPは近年、大企業を中心に採用が進んでいるが、中堅中小企業では旧来の基幹システムや個別業務パッケージが使われていたり、とくに中小企業では担当者の手作業で成り立っていたりということが多く、前出の導入のハードルもあってまだ導入していない企業も多い。

ERPには、オンプレミス型で自社環境に導入するものと、クラウドサービスとして利用できるものの2種類がある。オンプレミス型ERPの場合は、自社にサーバーを用意して環境を構築し、そこに導入する形になるため、サーバーの購入費用や運用管理の手間・コスト、もちろんサーバーを設置するスペースも必要になる。コストも膨らみがちだ。

一方のクラウド型ERPは、サービスに申し込み、インターネットに接続すれば利用できる。サーバーを自社で用意したり管理したりする必要がないため、導入コストや管理コストは大きく下げられる。それだけでなく、機能追加やアップデート、最新テクノロジーの適用などもサービス提供事業者側で行ってくれるため、利用する会社側の負担にならず、かつ短期間で利用を開始できるのも利点といえる。

さらに、法改正対応の面でもメリットを享受できると大西氏が語る。

「法制度が変更された際、オンプレミス型ERPの場合は自社サーバーに法改正対応のパッケージをインストールして適用する作業が必要になるのですが、クラウドERPならその作業も事業者側が行うので、お客様は何の負担もなく法改正に対応することができます」

つまりクラウドERPを利用している状況であれば、前段で見てきたシステム改修・新規導入などの作業やそれに伴う業務負担は不要で、リソースをかけることなく新たな法令や制度に対応できるということである。この点、ヒトとコストに悩む中堅中小企業にはうれしいポイントといえるのではないだろうか。

グローバルで評価が高いマイクロソフトのERPの魅力

市場では、クラウドERPにもさまざまなサービスが存在する。そのなかで大西氏が推奨するのが、Microsoft Dynamics 365 Business Central（以下、Dynamics 365 Business Central）だ。Dynamics 365 Business Centralは名前のとおりマイクロソフトが提供するERPであり、世界中で25万社を超える企業に導入されているパッケージである。

実はDynamics 365 Business Centralも、かつてはオンプレミス版のみで提供されていた。それが2018年にクラウド化し、オンプレミスに加えてクラウド導入という選択肢も加わった。

「Dynamics 365 Business Centralはグローバルで高く評価されているクラウドERPです。クラウドで使えるようになったことで、自社へのサーバー設置とその運用管理にためらいを感じる中堅中小企業のお客様も導入しやすくなったと思います」と大西氏。

Dynamics 365 Business Centralはもともとデンマークの企業が開発し、後にマイクロソフトが同社を買収することでMicrosoft Dynamicsシリーズにラインアップされた製品だが、PBCは買収前からDynamics 365 Business Centralの導入と運用保守を支援してきた実績を持っている。

Dynamics 365 Business Centralは、ERPとして企業で必要とされる基幹系業務機能を網羅していることに加えて、Microsoft Excel、Microsoft Word、Microsoft Teamsといったマイクロソフト製品との連携も可能。操作性の面でもExcelライクなUIになっており、これまで業務でExcelを使っていたなら戸惑うことなく扱える。さらに、クラウドサービスであるためローカルのPCにインストールする必要がなく、Webブラウザで動作する点も手間がかからずありがたいところだろう。マイクロソフトが提供していることから、サービスの継続性という点でも安心感が高い。

導入・運用支援からデータ・AI活用までPBCがサポート

Dynamics 365 Business Centralは、日本の法制度や商習慣に対応する「J-Pack(PBCが日本国内企業向けに提供するソリューション)」によって法改正対応を実現する。これもオンプレミス版の場合は自社サーバーにインストールする作業があるが、クラウド版なら適宜適用されるので、手間はかからない。

加えて、昨今は中小規模の企業でも海外に拠点を持ち、ビジネスを展開するケースが増えている。そうなると日本だけでなく、展開先の国・地域の法制度にも対応しなければならないわけだが、Dynamics 365 Business Centralなら問題ない。「当社の拠点がある国では当社みずから、それ以外の国ではマイクロソフトのパートナーが導入支援やサポートを提供しますので、安心してご利用いただけます」と大西氏も太鼓判を押す。

Dynamics 365 Business Centralは現在、マイクロソフトがリリースする生成AI・Microsoft Copilotの導入を始めており、すでに入金消し込みについてAIが判断し作業時間の大幅短縮を支援する機能がリリースされている。生成AIの強みを活かす機能は今後続々登場する予定だ。

また、クラウドERPをベースとしたデータ活用の提案もPBCでは積極的に行っていくという。

法制度の改正はこれからも幾度となく行われていくが、クラウドERPを導入していれば、そのたびに慌てることもない。これを機に、検討してみてはいかがだろうか。

[PR]提供：パシフィックビジネスコンサルティング