Google カレンダーで日程調整を簡単に行う方法

はじめに

G-genの北田です。

日程調整って意外と面倒な作業だと思ったことはありませんか？

自身ともう一人の予定であれば調整は難しくないと思います。ですが、それ以上の人数で予定を調整しようとすると、とたんに調整が難しくなるなんて経験はないでしょうか。

実は普段の業務で意外と負担になっている「日程調整」。本記事では、Google Workspace の「予約スケジュール」機能を利用して、日程調整を簡単に行う方法をご紹介します。

予約スケジュール機能とは

予約スケジュール機能は Google カレンダーの機能の1つです。

自身の空き時間を他の方に共有して、日程調整を行う機能になります。空き時間を共有する際には、Google カレンダー内で発行した URL を送るだけなのでメールアドレスがあればどなたとでも日程の調整が可能です。

予約スケジュール機能には他にも以下の機能があります。

• 予定のリンク発行後でも発行者の予定を随時反映
• リマインダー通知をメールでお知らせ
• 会議方法も対面・電話・Google Meetなどを選択可能

これまでは、メンバーの予定の参照は出来ても、自分の予定の中の空き時間しか候補になく、2人以上の予約には対応していないという弱点がありましたが、アップデートにより、2人以上の場合でも予約スケジュール機能を利用できるようになりました。

予約スケジュール機能の使い方

具体的な予約スケジュール機能の使い方を実際の画面とともに順を追って解説します。

1．Googleカレンダーを開き、「+作成」をクリック

2．「予約スケジュール」をクリック

3．開かれたタブをスクロールし、「カレンダー」をクリック

4．予定を立てる人を選択し「次へ」をクリックします。今回は、私（きただ）とたなかさん、むらかみさんの3人を選んでみます。右側には選択した人の予定が表示されます。ここでは時間枠の設定や予約受付期間などの設定も可能です。

5．タイトル、場所と会議、説明など必要な項目を記入し、保存をクリックします。カレンダーの中に予約スケジュールが入れば入力は完了です。

予約スケジュール機能で招待を受け取った側からの見え方

「どのような候補日が出ているのか」や、「招待を受け取った側からどのように見えているのか」は、「予約ページを開く」から参照ができます。予約スケジュール機能で招待を出した時の実際の見え方を確認してみましょう。

招待をした人からの候補日の見え方

以下のように、指定した時間枠の中から空いている時間だけが選択できるようになっています。

• 招待を受け取った側からの見え方

招待を受け取った人からの候補日の見え方

招待した人と同じように候補日が見えます。この空いている時間枠は招待した方と招待された方の空きスケジュールですので、自身の都合の良い時間枠を選択するだけです。

リンク発行後に変更した予定がどう反映されるのか

この空き予定のところに急な予定が入った場合、招待を行った側と招待を受け取った側どちらも即時反映されます。

• 予定変更前

• 予定変更後

より効率的に使用するために

バージョンアップされた予約スケジュール機能をより効率的に利用するためには、社内的なカレンダー利用のルールをしっかりと定めることが重要となってきます。調整可能な事務作業などの予定はToDoの予定のほうに分けるなどの工夫をしなければ、常に空き予定が無いということも出てきますので、運用にはそのあたりを注意して利用しましょう。

さいごに

Google Workspaceの「予約スケジュール」機能は、日程調整の効率化に大きく貢献します。特に、複数人での調整が必要な場合や、頻繁に予定が変更になる場合に効果を発揮します。本記事を参考に、ぜひこの機能を活用して、よりスムーズなコミュニケーションを実現しましょう。

また弊社では、Google Cloud / Google Workspace の請求代行サービスだけでなく、導入から運用までの伴走支援サービスを行っております。

Google Cloud / Google Workspace をこれから導入したい方はもちろん、今以上に活用していきたいなどあれば、お気軽に弊社HPのお問い合わせフォームよりご連絡頂ければ幸いです。

※本記事はG-genから提供を受けております。著作権は同社に帰属します。

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