ある企業では、NDAや業務委託契約書といった契約書の管理とツールの分断における業務の煩雑さに課題を抱えていたという。
紙の契約書はスキャン・PDF化して保管するという運用を行っていたものの、スキャン待ちの契約書がどんどん溜まっていく状況が続いていたのだ。
また、契約業務で使用するツールやフローを集約し、まとめて管理する必要性も感じていた。事業部からはチャットやメール、個人宛のDMで相談があった上、顧問弁護士への内容確認はメール、案件の進捗管理はタスク管理ツール、管理台帳はスプレッドシートなど、利用するツールがいくつにも分かれていたのだ。
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契約書の作成から申請‧承認‧締結‧保存‧管理まで 契約業務は、もっとラクになる。
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ひとつのサービスで管理することで誰にでも分かりやすい管理体制に
そんな同社が『マネーフォワード クラウド契約』を導入したところ、契約案件の受付からリーガルチェック、社内承認、締結、最終的な契約書の保存・管理までの一連の業務をひとつのサービスで管理できるようになった。
特に社内からの依頼受付については同サービスの「法務相談」機能からチャット形式で依頼、契約書の確認を営業担当、法務担当、顧問弁護士も交えてコミュニケーションを行えることにメリットを感じているという。これまで法務担当者が間に入って要約したり、噛み砕いて説明をするためにかかっていた工数や、又聞きをすることで起きるミスコミュニケーションのリスクを減らすことができただけでなく、1契約あたり1～3時間の負担軽減に結びついているというから驚きだ。
また、以前はほぼ紙の契約書だった契約書比率も、現在では電子契約が7割、紙の契約書が3割という比率になり、製本・押印の手間や印紙代などのコスト削減にもつながっているとのことだ。
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以下のリンク先から入手できる資料では、本事例で導入された『マネーフォワード クラウド契約』の詳細を解説している。単なる電子契約・捺印だけのシステムではなく契約書に関するほぼ全ての業務を一元管理できるほか、ワークフロー機能を標準搭載、送信料や保管料が0円（従量課金制ではない）、契約書は紙と電子どちらも保存・管理可能といった点がポイントとなる。担当者の方にはぜひ参照いただき、契約業務のDXを推進してもらいたく思う。
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