企業における不正の中でも、経費の不正はよく行われがちだ。
領収書の使い回し、実体と異なる通勤経費の申請、飲食・旅行など個人的な支出の経費精算、領収書の金額の書き換え、出張経費の架空計上……こうした不正を見逃さずに防ぐことは、単に財務的損失を回避できるだけでなく、従業員の士気・風紀にも大きな影響を及ぼす。
そこで求められるのは、不正が発生する「機会」を与えない仕組みづくりだろう。
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経費削減にもつながる!? 経費の不正発生要因とその対策を解説
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経費精算システムの機能を活用して不正利用を防止
経費精算システムの機能を利用すれば、目検のチェックでは難しい申請不備の検知・予防ができる。
例えば同じ日付・金額で申請された過去の明細を検知する機能を使えば、二重申請のリスクを防げる。また、事前稟議で承認された予算に対して経費申請金額の消化率を見える化することも、不正の予防につながる。交通系ICカード読み取り機能を使うことで、交通費申請の水増しを防ぐことも可能だ。
なお、法人カードを活用することにより、カードの利用状況をリアルタイムで把握したり、経費精算システムと組み合わせて二重申請を検知したり、利用限度額や期間を設定したりできるので、こちらも不正防止に役立つことだろう。
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以下のリンク先から入手できる資料では、経費の不正利用に関する調査レポートや、不正が発生する要因、経費精算システムを活用した不正防止の詳細について確認できる。適切なシステムを導入できれば不正を検知・防止するだけでなく、業務の効率化や経費削減にも結び付けられる。担当者の方にはぜひ本資料を参照いただければ幸いである。
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