特にEDI（電子データ交換）という手段を用いて企業同士のやり取りを行っている場合、考慮すべきポイントは数多い。
例えば、暗号化されたデータは暗号化前または復号後での保存が必要だったり、取引先コードや商品コードでやり取りしている場合は参照すべきマスタデータも保存する必要がある。また、変換テーブルに基づいたコードを保存する際はその変換テーブルも一緒に保存することが求められたりするのだ。
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電帳法の改正に対応済みの企業が抱える課題
現状、既に電帳法の改正には対応済みの企業も多いと思われるが、やはり長期間にわたって運用することを踏まえると、さまざまな要件や注意事項をクリアしながら、実業務に負担をかけないシンプルなシステムが求められる。
さもないと「取引量が多く、データ登録業務が増大して大変」「保管システムとEDIが別のシステムなので、手作業で登録している」「さまざまなツールを組み合わせて対応しているので、二重、三重の入力が発生」「部門ごとに仕組みも書類もバラバラで監査対応が不安」といった課題に直面することになるだろう。
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以下のリンク先から入手できる資料では、EDIによるやり取りで扱う電子データを保管する際のポイントや、電帳法への対応において注意すべき事柄を解説している。また、そうした課題を解消するソリューションも紹介しているので、担当者の方にはぜひ参照いただければ幸いである。
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