証憑や稟議を紙で取り扱うことは、ほかにも「証憑提出の手間・リマインドの負担」「証憑と支払情報の突合の手間」「ファイリング・保管コスト」「電子帳簿保存法への対応」といった作業を生じさせる。
ペーパーレス化を実現するとこうした手間が解消され、申請者・承認者・経理担当者がより生産的な業務に集中できたり、リモートワークが可能になったり、紙の保管コストをなくしたりできる。
ある調査によると、特に請求書や領収書を電子化したいニーズが大きいようだ。
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ペーパーレス化による効果は?
実際に吉田海運株式会社がペーパーレス化を進めた事例を見てみると、従来は各拠点から送られてくる請求書が毎月1,900枚にも及んでいたという。その9割が紙の請求書のため、やはり確認作業に手間が取られるうえ、誤りを見つけるのも難しかった。
しかし、いまでは請求書の処理業務は一人あたり月平均で10時間ほど工数削減できている。しかも細かい点まで確認の目が行き届くようになったとのことだ。
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以下のリンク先から入手できる資料では、ペーパーレス化による効果、それを実現する際に求められるソリューションの機能、そのほかの導入事例などが確認できる。ぜひペーパーレス化の取り組みを進める際の参考にしていただき、非効率な経理業務をなくしてもらえれば幸いである。
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