名刺管理において陥りがちなリスクを解説！SKYPCEで実現する正しい情報管理の在り方とは

あらゆるビジネスシーンで便利なデジタルツールが普及してきた今、名刺管理においても例外ではないのではないか? オンラインで提供され、手軽に使える名刺管理サービスやデジタルツールを利用している企業も多いだろう。だが名刺情報をデジタル化することによって、新たなリスクが生じるケースがあるという。それはどのようなリスクなのか、回避するためにどのようなサービス、ツールを利用すべきなのか――IT資産管理ソフトウェアをはじめ、業務系システム、ソフトウェアの開発・販売を手掛けるＳｋｙ株式会社で、ICTソリューション事業部 執行役員を務める金井 孝三 氏に聞いた。

• Ｓｋｙ株式会社 ICTソリューション事業部 執行役員 金井 孝三 氏

名刺管理サービスにまつわるリスクとは？

Ｓｋｙ株式会社が名刺管理サービスの利用に関するアンケートを行ったところ、そこに潜むリスクやサービスの“落とし穴”に気づいていない方が少なくないことが分かりました。アンケート結果をもとに、その実態をご紹介しましょう。

まず「あなたの会社では名刺管理サービスを利用していますか?」という質問に対し、「利用している」「利用していた」との回答は15.2％しかありませんでした。そもそも名刺管理を実施している企業が少ないのが実情のようです。名刺交換が文化として根付いているのは当然のことですが、あまりに当たり前の存在になりすぎて、交換した名刺は会社が入手したものであり、会社が「管理すべきもの」である、という考え方とは結びつきづらいのかもしれません。しかし、名刺は会社の重要な情報資産であり、その資産はきちんと管理していく必要があります。また、名刺管理サービスを利用していても、利用しているサービスが名刺を「会社のもの」として管理できるものなのかも考慮すべきポイントです。

さらに「名刺管理サービスを利用している」と回答された方に、こんな質問をしてみました。「利用している名刺管理サービスの契約終了時に登録(または送付)した名刺の画像データをダウンロードできるか知っていますか?」。これには38％の人が「ダウンロードできると知っている」、同じ数の人が「ダウンロードできると思っている」と回答されています。そのうち、契約内容を“確認していない”が「ダウンロードできると思っている」と回答された方々は、思いがけない落とし穴にはまってしまっている恐れがあります。

名刺管理サービスの中には、登録した名刺画像データや、メモなどの追加で入力した情報をダウンロードしようとしてもダウンロードできず、返却されないものがあるからです。こうしたサービスのユーザーが「名刺をシステムに登録したからもう大丈夫」と思って名刺原本を廃棄してしまった場合、そのサービスを使い続けなければ、名刺の画像にアクセスできない状況になるのです。他のサービスに乗り換えようと思った時には、テキストデータは移行できるとしても、名刺画像については登録した画像データを表示させて一つひとつスクリーンショットを撮ったりするぐらいしか移行する方法がありません。しかし、大抵の場合は社員一人ひとりが多数の名刺を管理しているため膨大な工数が必要となり、現実的な移行手段が存在しないというのが実際です。

また、ある日突然、運営会社から「近いうちにサービスを終了する」と告げられたら、手の打ちようがないでしょう。アンケートでは63％の人が「紙の名刺原本がない」または「ないかもしれない」と回答されていますが、名刺画像データをダウンロードできないサービスを利用されていた場合、重要な情報資産である名刺画像をすっかり失ってしまうことになりかねません。

企業が知らないうちに、従業員が個人向けサービスを利用していると…

続いて、利用している名刺管理サービスをどのように準備されたかについて伺うと、従業員の方が個人的に準備した(契約した)名刺管理サービスだという回答が41%に上りました。つまり、会社から指示があったわけではないものの、便利だからという理由で名刺管理サービスを利用している人が少なくないということです。個人向けサービスの中には無償のものもあるので、気軽に利用できるのがメリットですが、そうしたサービスは有償のものと違って不具合があったり、サービス提供者による保証がなかったり、自己責任の割合が大きいのが一般的です。さらに登録した名刺情報が他のサービスに使用されることもあります。

さらに個人向けサービスは契約者(ユーザー)のアカウントに紐づいているので、ユーザーが退職した後にも、名刺情報を閲覧できる状況が続きます。アンケートでは、会社で名刺の取り扱いに関する明確なルールが定まっていないことから、転職後、それまで使っていた名刺管理サービスのデータを「転職先でも活用する」と回答した人が71％を占めている現状があります。転職先で、顧客や取引先などの名刺情報を活用されれば、企業としては不利益を被りかねません。

転職先への持ち出しに限らず、名刺情報は企業による厳重な管理を必要とするものです。特にデジタル化した大量の名刺情報を業務のために利用すると、「特定の個人情報を検索できる情報の集合体」となり、管理が不適切だと個人情報保護法違反につながりかねません。しかしアンケート結果からは多くの企業がそれを認識していないことがうかがえます。

企業として、機会損失を減らすためにも、コンプライアンス的にも、従業員に業務においては個人向けの名刺管理サービスを利用しないように企業が率先してルールを策定する必要があるということです。例えば、日本の企業はよく業務に使うものは会社貸与という形で用意することが多く、仮にBYODなど私物を業務に利用する場合でも、細かくルールが定められています。しかし名刺は、旧来からビジネスの現場に当たり前のように存在するものとして、「正しく管理すべきもの」という意識が薄くなってしまいがちです。だからこそ企業はルールを策定する必要があります。そして、これからの時代は、個人向け名刺管理サービスを業務では利用せず、企業が安全な名刺管理サービスあるいはツールを用意し、従業員に提供することが一般的になっていくと考えています。

安全安心な名刺管理に貢献するSKYPCE

不適切な名刺管理に潜むリスクを回避するための最適なサービスとして、私たちＳｋｙが開発したのが、営業支援 名刺管理サービス 「SKYPCE」です。名刺管理をするうえで、わかりやすい管理画面や複数条件を掛け合わせて絞り込める検索機能、用途に応じた表示の切り替えなど、多くの便利機能を併せ持ち、日々の業務の中でストレスなく名刺管理が行えるよう工夫したサービスになります。

• 写真はイメージ

SKYPCEには、社内サーバーに名刺情報を保管するオンプレミス版と、クラウド版があります。オンプレミス版では第三者の制約を受けず、お客様の環境下で自由にご利用いただけます。大切なデータを社外に出さなくてすみ、また企業それぞれのセキュリティポリシーに沿った運用ができますから、大きな安心感につながる製品だと考えています。

クラウド版は、自社サーバーで必要となるメンテナンスやトラブル時の復旧といった面倒がないのが特長です。また情報セキュリティ管理の国際規格であるISO 27017に準拠(現在、第三者認証機関で審査中)した運用を行ってセキュリティを担保しています。

もちろん、個人向けの名刺管理サービスに見られるようなリスクはありません。SKYPCEに登録された名刺情報はお客様の大切な資産であると考え、定期的にバックアップを実施していますし、いつでもデータの返却の依頼を頂ければ、データを返却いたします。また当社の資産管理ツール「SKYSEA Client View」と組み合わせれば、会社のPCで個人向け名刺管理サービスが利用されているのを検出することができます。もし、SKYPCE自体が不正に利用された場合でも発見することもできます。例えば、大量の名刺情報がダウンロードされるといった不可解な挙動を検知すれば、利用者の画面上にアラートを表示するなど、組織としての名刺管理のルールを周知したり、不正利用を防止したりすることも可能です。

社会のデジタル化によって便利で手軽なツール、サービスが次々と生まれています。それ自体は素晴らしい進化だと思いますが、一方でユーザーが気づかないリスクが増えているのも事実です。名刺情報を会社の重要資産として守っていくには、組織として適切な管理ができる環境とルールを構築しなければなりません。Ｓｋｙが提供するSKYPCEは、その実現に大きく貢献できるサービスだと自負しています。

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