グローバル拠点を多く構え、最先端装置を提供するローツェがMicrosoft 365+ネクストセットを採用した理由とは?

「世の中にないものをつくる」を合言葉に1985年に創業、半導体・FPD（フラットパネルディスプレイ）・ライフサイエンス関連装置の開発設計・製造・販売を手掛けるローツェ株式会社。広島県福山市の本社に加え、日本各地、海外に事業・製造拠点を構え、独自の技術と経験をもとに搬送ロボットやさまざまな最先端装置を世に送り出している。

同社では積極的にICT活用を進めており、株式会社ネクストセットの支援のもと、「Microsoft 365」と多彩なアドオンサービスを導入し、業務効率化を図っているという。本稿では導入前に抱えていた課題や導入効果などについて、お話を聞きしたので、その模様をお届けする。

中国拠点での利用をふまえ、Google WorkspaceからMicrosoft 365へ

ローツェが本格的なクラウド活用へと乗り出したのは2015年。Google Apps（現Google Workspace）を全社的に導入し、メール環境もOutlookからGmailへ切り替えたという。

「Google Appsの利用を開始してから2年ほどで、中国での利用が、想定していたより難しいと気づきました。VPN経由ならば利用可能だと考えていたのですが、実際にはメール受信にも障害があるなど、使いにくいと感じることが多くありました。Google Appsからの移行を決め、いくつか検討しましたが、中国でも問題なく利用できるというMicrosoft 365への転換を決意しました」と当時を振り返るのはローツェ IT戦略室 主任 坂下正幸氏だ。

• ローツェ株式会社 IT戦略室 主任 坂下正幸氏

こうして自社での移行作業を前提に2016年10月にトライアルを開始し、11月には部分的な導入を決行するというスピーディな展開でGoogle AppsからMicrosoft 365への切り替えが進められた。

「まずは社内でトライアルユーザーを募って使ってもらいました。もともとGmailのインターフェースに慣れない人がいたこともあり、Microsoft 365なら以前と同じOutlookが使えるのも好評でしたね。もちろん、中国でも問題なく利用できることを確認していましたので、2016年12月から2カ月ほどの全体的な移行期間を設けて、2017年2月には正式運用を開始しました」（坂下氏）

Google Appsではメールとドキュメント作成、クラウドストレージ機能を利用。メールは移行機能を利用し、ドキュメント関連は基本的に現場ユーザーに協力を得て手動で移行を行ったという。

「ドキュメントについてはローカルのExcelやWordを利用して社内サーバに保存していた人も多く、それほどの量はありませんでした。Google Appsで作成したドキュメントは移行時にレイアウトが崩れることがあったので、それぞれ開いて確認してもらい、自力で直せないものだけこちらで対応しました。ここは少し手間でしたね」（坂下氏）

コストと機能でネクストセットのアドオン群を選択

Google AppsからMicrosoft 365へと移行する中で継続して利用していたのが、ネクストセットが提供するアドオン群だ。これは大規模クラウドサービスに不足する細やかな部分を補うものとしてGoogle Apps導入時に採用されたものだ。

「Google Apps導入時にアドオンサービスを比較検討する中、豊富な機能を取り揃えていることや低価格で利用できることからネクストセットを選択しました。Microsoft 365への切り替えをする際に、Google Appsで利用していたアドオンを使い続けられたのは、とても助かりました」と坂下氏。

導入当初は「ネクストセット・掲示板/回覧板」と「ネクストセット・組織＆グループカレンダー」、「ネクストセット・シングルサインオン」の3つのアドオンを利用しており、現在では「ネクストセット・安否確認 for Microsoft 365」「ネクストセット・ワークフロー for Microsoft 365」「ネクストセット・Eラーニング for Microsoft 365」も利用しているという。

「当時は全従業員の予定把握できるものがなかったので、ネクストセット・組織＆グループカレンダーを導入したのですが、とても使いやすく今でも人気です。Outlookも機能が増えましたが、逆に機能が多すぎるため何をどうしたらいいのかわからない、となりがちなのです。年配の社員も多くユーザーが幅広いため、わかりやすい見た目が好まれます。ネクストセット・掲示板/回覧板はSharePointのニュース機能よりもわかりやすいため、重宝しています」とIT戦略室の松林宏明氏はネクストセットのアドオン群を評価する。

• ローツェ株式会社 IT戦略室 松林宏明氏

「ネクストセット・ワークフロー for Microsoft 365は、Notesからの移行構想があったため、出張先からの承認業務をメインに利用しています。ネクストセット・安否確認 for Microsoft 365は震災をきっかけに総務から打診され、ネクストセットのサイト上で探したところ、ピッタリなアドオンがあったので即座に導入を決めました」（松林氏）

コロナ禍でのテレワークでもアドオンが活躍

「ネクストセット・シングルサインオン for Microsoft 365」は、ネットワークや端末による細かなアクセス制御や、パスワード強度、ログイン履歴などを簡単にかつ柔軟に設定、管理することができる。ローツェでは2015年から活用していたが、コロナ禍における全社一斉テレワークでもセキュリティを担保することができたという。また、ワークフローや経費精算と連携させることでログインが便利になったそうだ。

テレワーク時の研修においては、「ネクストセット・Eラーニング for Microsoft 365」が役立ったという。このEラーニングについても、総務部門からの打診に応じてIT戦略室で選定したものだ。

「以前は年に1回、規定やコンプライアンスに関わる研修を集まって行っていましたが、ネクストセット・Eラーニング for Microsoft 365を利用することで、テレワークでも実施できるようになりました。情報が常に更新できるのも使いやすいところです」と松林氏は語る。

海外含むコラボレーションにMicrosoft 365が活躍! ネクストセットの今後にも期待

先述した通り、ローツェでは国内外に多くの拠点を展開している。海外グループ会社は完全にシステムが統一されているわけではないが、Microsoft 365を採用している企業が増えてきていることで、コラボレーションもしやすくなっているようだ。

「Microsoft 365を導入したグループ企業や取引先が増えたことで、TeamsやSharePointを利用した情報共有がしやすくなりました。海外子会社とのTeams会議でも翻訳機能のおかげで言語の壁が消えたと感じています」（坂下氏）

同社はネクストセットのアドオンは導入や利用の簡便さを魅力であると評価しながら、利用中のアドオンについては機能の細かい部分を検証したり、拡張したりもしている。

「現場の人が使わないシステムを導入しても意味がありません。ネクストセットのアドオンは、IT担当者でなくとも触ってみれば使えると思いますし、見た目も単純化されていて見やすいです。実際にITに慣れていない現場の人にも使ってもらえています。そのうえラインアップが豊富で範囲が広く、スクリプトの埋め込み等で機能を拡張することも可能です。今後はグローバル展開や大規模導入への柔軟な対応もぜひ期待したいですね」と松林氏はネクストセットへの期待を語ってくれた。

• 松林宏明氏（左）と坂下正幸氏（右）

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