経費精算にはある種のわずらわしさがある。現場では領収書・レシートの内容を転記したり、ルールに則った科目を指定したりする必要がある。
それを承認する上司にとっても、複数の部下から提出される複数の精算項目をいちいち証憑と照らし合わせながら確認する作業は、重要ではあるものの生産的な業務とはいえないだろう。
そうした経費精算を取りまとめる経理部門でも正しく請求処理が行われるかチェックを行い、場合によっては差し戻す必要がある。
毎月そうした作業が発生しがちな時期が来ると、担当者は経費精算の業務で手一杯になる。
電通国際情報サービス 提供資料
経費精算システムの選定における「使いやすさ」の重要性
“顧客の声”から生まれたCi*X Expenseが持つこだわりとは
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"使いやすい"経費精算システムが業務改善を促進
経費精算システムを既に導入している企業は多いと思われるが、そもそもそれは使いやすく、理にかなった業務フローで進められるものだろうか?
たとえば操作方法がわかりにくい経費精算システムでは、使い方についての問い合わせが頻繁に行われ、同僚や上司、経理担当者の通常業務が滞ってしまううえ、差し戻しも増えてしまう。申請する側も承認する側も操作に戸惑うシステムだと、それは非効率的な業務フローといわざるを得ない。
電通国際情報サービス（ISID）が提供する経費精算システムなら、スマートフォンで撮影したレシートなどの証憑をドラッグ&ドロップして登録する枠が設けられており、明細データと証憑の紐付けが簡単に行える。申請者は同一画面内に表示された証憑を参照しながら各種項目を入力できるので、各種ミスを減らすことができる。
この画面は、承認フロー全体を通して引き継がれていくので、入力内容の照合・確認を行う上長や経理部門の負担も軽くなるのだ。
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ここで紹介したISIDの経費精算システムは「Ci*X Expense」（サイクロス エクスペンス）という。使いやすさに定評があり、多様な職種が存在するグループ企業での展開も考慮した設計がなされている。詳細については以下からダウンロードできる資料を参照いただき、DXの推進に役立ててもらえれば幸いである。
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