【導入事例】270 名の給与計算・勤怠管理等の作業時間を1,500 時間削減

• 株式会社大伸社 人事労務マネージャー　内山 由紀子 様

インストール型に課題を感じていました

グループ全体で勤怠管理、給与計算、労務管理、タレントマネジメントに関してクラウドサービスを導入し、2拠点270 名のバックオフィス業務を3名で行っています。

「マネーフォワードクラウド給与」の導入以前は、給与計算はインストール型、勤怠は自社で制作したソフトを活用して行っていました。しかし自社制作の勤怠ソフトでは、多様な管理方法が必要で煩雑になっていました。また、給与計算に関してインストール型のソフトを使っていると、税制変更などが発生するたびにアップデートが必要になり、新たなコストや作業時間が発生しており、実業務とは関係ない負荷がかかっていました。またインストールしている会社のPCでしか利用できず、業務範囲が狭くなってしまっていることも課題の1つとして感じていました。

選定から運用まで3ヵ月で開始できました

新たなサービス導入に向けて必要項目をいくつか洗い出しました。①給与明細などのペーパーレス化。社会保険申請の電子化。②インストール型ではなくクラウド型のソフト。③多様なサービスとの連携が可能で同時に導入ができる。これらの3つを必須項目として比較検討を進める中で、「マネーフォワード クラウド給与」を導入することに決めました。

「マネーフォワードクラウド給与」は、給与計算・年末調整がペーパーレスで完結するだけでなく、過去分を含めた給与明細をPC／スマホで確認することができますので、従業員側の利便性も上がることが良いと思いました。また勤怠管理や労務管理、タレントマネジメントといった多数の外部サービスとの連携にも対応していたため、各サービス間の情報をスムーズに連携できる点が、選定に至った理由です。実際、勤怠管理は「KING OF TIME」、労務管理は「オフィスステーション」の導入を決め、正式な選定から運用まで3ヵ月程度で開始することができました。

「やらなくてよい」業務が大幅に削減され、もう導入前の世界には戻れません

最初はきちんと運用できるか不安もありましたが、誰が触っても何をすれば良いかわかるデザインだったため、別拠点への説明もWeb会議で完結し非常に助かりました。導入後、運用面の整備と各サービス間の連携を行うことで全社で約1,500 時間の業務効率化が実現できました。直近の大きな変化としては、年末調整に関してもペーパーレスで行うことができ、全従業員に向けた書類の配布や、細かい内容の記入などを手作業で行ってもらう必要がなくなりました。

もちろん管理側の手間も減りましたが、従業員側の工数も削減できました。勤怠については、ただ「KING OF TIME」を導入しただけでなく、「Akerun」というスマートロックサービスを活用した打刻ができるようにしています。そのため、出入口から出入りするだけで出社退社ともに確定しますので、わざわざ意識して「打刻」する必要もなくなりました。「Akerun」の勤怠管理をはじめ、給与明細を紙で配布するための作業や、紙を見ながらの入力作業など「やらなくてよい」業務が大幅に削減され、もう導入前の世界には戻れません。

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