自治体におけるDXの取り組みはいろいろなアプローチが考えられるが、DXを進めようにも「ITに詳しい職員がいない」「何から手を付けていいかわからない」といった課題に直面し、悩みを抱えているケースが少なからず見受けられる。
ただ、総務省が提供している資料『自治体DXの推進』によると、自治体が重点的に取り組むべき施策として、「AI・RPAの利用推進」が挙げられている。このAI・RPAを活用した取り組みは手を付けやすく、手書きの申請書類を扱う機会が多い自治体では特に効果も見えやすい。
単純なデータ入力が大きな負荷となっている業務……まずはここから実践してみてはいかがだろうか。現に、スキャナー・AI-OCRを活用した文書の電子化、業務効率化の推進に取り組む組織は着実に増加しつつある 。
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スキャナー・AI-OCR活用による申請書の入力・照会業務改革
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石川県かほく市におけるAI-OCRの取り組み事例
たとえば石川県かほく市では、DXの一環として健康福祉課での乳幼児健診問診票の転記入力作業と簿冊管理による問い合わせ対応の効率化に取り組んだ。
従来は手書きの問診票を1項目ずつExelに転記し、間違いのないように複数人で入力結果の確認を行い、さらに管理台帳のExcelへ貼り付けて、ようやくデータ集計の段階までたどり着いたという。その後、問い合わせがあった場合はキャビネットで保管された文書を探すという作業が発生し、これらは職員にとっても負荷の高い業務だったと思われる。
そこで業務用スキャナーとAI-OCRを導入した結果、データの入力時間は60%削減され、問い合わせへの対応時間も83%減少したとのことだ。
また、任意予防接種申請書についても、項目の入力時間を60%削減できたうえ、ペーパーレス化により執務室では15年分もの書類スペースを空けることができたという。
このような、かほく市の取り組みを支援したのがPFUである。AI-OCRの導入だけでなく、使い方の習得、効率化の実現までサポートすることで、業務フローの変更にとまどう職員も自らの力で運用できるところに至ることができた。
なお、自治体ではセキュリティへの配慮から、こうしたデータはクラウドサービス（SaaS）よりもオンプレミスに保管するケースが大半で、PFUが提供するAI-OCR製品もオンプレミスでの利用が可能である。
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以上、かほく市の取り組みをざっと紹介してきたが、今回のスキャナー・AI-OCR製品は導入実績も豊富にあり、指宿市役所、七尾市役所、長野市役所、山口市役所、津幡町役場など、さまざまな自治体で活用されている。ぜひ以下からダウンロードできる資料をご覧いただき、PFUが提供するスキャナー・AI-OCRの強みをより深く知ってほしく思う。
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