もともと法令上では、帳簿や書類は原則として紙で保存することになっていた。しかしこれでは整理する手間や保管スペースのコストがかかるうえ、電子データ化された文書をわざわざ紙に印刷するなど、業務の非効率を招いてしまう。「ペーパーレス」に対する時代の要請もあり、効率化を図るという目的で、1998年に電帳法が成立したというわけだ。
電帳法自体はこれまでにも何度か改正されているが、企業が最も関心を寄せるのは「電子化」や「ペーパーレス化」ではないだろうか。紙や電子取引で受領・作成した書類を電子データで保管するわけだが、その際は偽造防止を担保する「真実性の確保」と、見読性と検索の容易さ・確実性を担保する「可視性の確保」が求められる。
また、電子取引の電子保存義務化は、現状では企業側の準備が進んでいないこともあり、2023年12月末までの宥恕期間が設けられている。電帳法への対応に際し、以前は厳しい要件が定められていたが、特に2022年1月の改正によって大きく緩和された。導入が容易になったいまこそ、デジタル化の好機と捉えたいところだ。
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［資料1］電子帳簿保存法の令和4年1月改正の解説
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早めに取り組んでおきたい電帳法への対応
電帳法への対応においては、大きく3つの実務対応が必要となる。
- 業務フローの見直し
- システムの見直し
- 内部統制の再構築
まずは紙や電子取引の書類を電子データとして保存するまでの業務フローを変えていくことが求められる。そのデジタル化のためのシステムや、タイムスタンプを付与するシステム、電子データを保存するシステムも見直さなければならない。また、データの隠ぺい・偽装が発覚した際の罰則も設けられているため、内部統制の仕組みを再構築する必要もあるのだ。
特に「システムの見直し」については、日立システムズが提供する「SuperStream-NX」といった会計ソリューションを活用するとよい。電帳法に対応しているので、自ずと「業務フローの見直し」や「内部統制の再構築」も進むことだろう。
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以下のリンクでは、公認会計士が電帳法の詳細を解説した資料や、電帳法に対応した会計システム「SuperStream-NX」を紹介する資料をダウンロードできる。デジタル化の推進の好機であるいまこそ、ぜひ熟読していただきたい。
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