「ハンコのデジタル化」で終わらせない! 電子サインの導入効果を高めるには?

電子サイン導入の課題とは?

いま契約業務や社内承認業務において、電子サインを活用する企業が増えてきている。とはいえ「単なるハンコのデジタル化で終わっている」「そもそも使い方がわからない人が多い」「社内外で電子サインが浸透しない」といった声が聞こえてくることも少なくない。

本来なら電子サインのソリューションを導入することで、「コスト削減」「業務効率化」「コンプライアンス強化」などの効果が期待できるはず。こうしたメリットをしっかり享受したいなら、電子サインソリューションは次の3つの視点で選ぶことが重要だ。

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ユーザーレビューから導き出される電子サインソリューション選びに見逃せない3つの視点とは？
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電子サインを単なる「ハンコのデジタル化」で終わらせないための視点として、下記の3つが挙げられる。

それでは、これらの視点についてもっと詳しく解説していこう。

電子サインでは、PDF形式のファイルを利用するケースが一般的だ。導入前に必ずチェックしておきたいのは、その電子サインソリューションで生成されるPDFは、本当に改ざんされることなく、たとえば10年後も証明能力が担保されるのか、といった信頼性である。

せっかく電子サインソリューションを導入しても、使い方がわかりにくかったり、他のシステムと連携できずオペレーションに人の手を介したりするのでは、業務効率化を図れるどころか、社内に浸透させることも難しいだろう。使いやすさや他ツールとの連携は、重要なチェックポイントなのだ。

電子サインは、グローバルに事業を展開する企業や、事業拡大を目指している企業にとって、欠かせないソリューションといえる。そこで気になるのは、海外とのやり取りに使用できるか、そして事業成長に合わせた柔軟な料金体系となっているかだ。

ここまで、電子サインソリューションを選ぶ際の3つの視点を紹介してきた。これらの条件を満たす製品なら、コスト削減、業務効率化、コンプライアンス強化を実現できるはずだ。

たとえば「Adobe Acrobat Sign」というソリューションなら、世界最高水準の厳格なセキュリティ基準に準拠し、証明能力の高いPDF文書を生成できる。PDFの生みの親である、アドビの製品ならではの強みだろう。

また、Microsoft SharePoint内のPDFを元に署名依頼することが可能だ。Kintone、Dropbox、Salesforceとも連携し、契約書の作成から格納までのプロセスを自動化できるため、業務効率化に大きく寄与する。

そして世界各国のコンプライアンス要件に対応し、36カ国の言語をサポート。料金体系も署名依頼から署名完了した契約数による課金がベースのため、事業拡大に対応しやすいのもメリットだ。

*　　*　　*

コスト削減、業務効率化、コンプライアンス強化が見込める「Adobe Acrobat Sign」。ただの「ハンコのデジタル化」のような取り組みで終わらせないためにも、本ソリューションを選択肢として検討してみてはいかがだろうか。

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