インボイスとは「適格請求書」のことで、登録番号、適用税率および消費税額など所定の記載要件を満たした請求書を意味する。
要件を満たさない請求書は適格とみなされず、受け取った側はその請求を仕入税額控除の対象にすることができない。つまり自社の納税額が増えてしまうというわけだ。
そのような事態を招かないためにも、取引先には適格請求書を求めることになるが、自社でも適格請求書を発行できる仕組みを築く必要がある。
なお、手続きとしては所轄の税務署で登録番号を取得することになるが、原則として2023年3月までに申請しなければならない。インボイス制度のスタートは、意外と近い時期に迫ってきているのだ。
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手作業では追い付かなくなる請求書の処理作業
インボイス制度スタート以降は請求書への記載項目が増え、受け手も送り手もより入念なチェックが必要になる。記載ミスや記載漏れがあると取引先の心証が悪くなるほか、そうした請求書をこれまで通り処理してしまうと税務署からペナルティを科せられる可能性も考えられる。
もし請求書の処理を手作業で行っているのであれば、これを機にデジタル化して処理の自動化を図るべきだろう。従業員の負担の軽減やミスの削減につなげることができる。
また、既にデジタル化が済んでいたとしても、紙の請求書をスキャンしてPDFや画像ファイルにする「文書の電子化」だとメリットは得られない。なぜなら会計システムや在庫管理システムなどに請求書の内容を再入力する必要があり、業務にかかる工数は減らないためだ。
はじめから請求書の内容をテキストデータとして取り扱う「電子文書」でやり取りを行えば、再入力の手間もなくなり、データ活用の幅も大きく広がる。たとえば受け取ったデジタル請求書をそのままシステム上で承認し、請求データを会計システムに自動で流すようにすることで、一気通貫の処理フローが実現する。さらにクラウドサービスを利用すれば、場所にとらわれずに業務を遂行できるようになるだろう。
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以上、インボイス制度スタートに向けて対応しておくべき内容をざっと解説してきた。ほかにも取引先や他システムとの連携、国際規格への準拠など、検討すべき事柄は数多い。
これらの課題をすべて解消してくれるソリューションの一つが「Tradeshift」（トレードシフト）というプラットフォームである。世界200万社（2022年7月現在）が利用するという実績を誇り、安心して導入することができるはずだ。その詳細については以下からダウンロードできる資料を参照していただきたい。
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