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そもそも入社処理は煩雑なものだ。まずは従業員情報を記載してもらう用紙の印刷・発送。そして返送された用紙を確認すると、記載ミスや記載漏れがあったりして、その対応に追われることになる。しかもこれがたくさんの拠点を抱える企業だと、進捗管理だけでも多くの工数がかかることだろう。

回収した従業員情報は、すべて人事労務システムなどに入力していく必要がある。入力作業自体に手間がかかるうえ、転記ミスの恐れもあるため確認作業も求められる。

これらの煩雑な入社処理の数々……もっと効率的に行う余地があるのではないか?

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従業員の情報を一元管理するメリットを享受

煩雑な入社処理はデジタル化することで、その多くの手間を削減できる。入社してくる従業員にはWebのフォームから従業員情報を入力してもらえば、書類をやり取りする手間がなくなり、記載漏れも格段に減少することだろう。新入社員が数多くいてもデータを一元管理できるため、進捗を把握しやすい。

入力してもらった情報は各種人事労務システムと連携させることで、転記の必要がなくなるうえ、もちろん入力ミスの発生もない。

いかがだろうか。このようなシステムが組めれば、人事労務の業務が効率的になるだけでなく、ペーパーレス化も促進される。さらに従業員情報を給与計算ソフトや社会保険申請ソフトなどと連携すれば、こちらも転記の手間なくデータが利用可能となる。

従業員情報をWebフォームから入力してもらうことをきっかけに、データの一元管理が進み、入社処理の業務改善ばかりか、人事労務の業務全体を効率化できるというわけだ。

*　　*　　*

従業員情報のやり取りをデジタル化し、他システムと連携するメリットがおわかりいただけただろうか。以下でダウンロードできる資料では「マネーフォワード クラウド人事管理」というソリューションについて詳しく紹介する。人事労務における全業務フローを効率化できるため、本稿で解説したメリットをすべて享受できる。ぜひ参照して業務改善に役立てていただきたい。

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