近年、業務効率の向上やコスト削減を目的に、多くの企業がペーパーレス化に取り組んでいる。さらに働き方改革の推進が追い風となり、今後一層、ペーパーレス化は推進されていくことが予想される。しかし一方で、これまで紙ベースで進めていた各種申請のデジタル化に苦戦する企業も少なくない。
例えば、グループウェアに付帯するワークフロー機能を使用してみたものの、従業員から操作方法についての問い合わせが殺到して担当者が対応に追われるケースはその一つだ。また、突発的に発生する申請データの閲覧依頼が、通常業務の妨げになるといった声も聞く。
こうしたことからも分かるように、全社で導入するワークフローシステムは、ITリテラシーに関わらず、従業員全員にとって分かりやすく、使いやすいものであることが必須となる。デジタル化によってシステム管理者の負荷が高まることも避けたいところだろう。
そんなニーズに応えてくれるのが、ノーコードで利用できるオンライン申請・承認サービス「HUEワークフロー」だ。以下のリンクからダウンロードできる資料では、同サービスの概要や特徴、機能などについて確認できる。本稿では、その一部を紹介したい。
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Excel感覚で使える申請フォーム、フローの作成もドラッグ＆ドロップで!
HUEワークフローは、直感的な操作で利用できるワークフローサービスだ。申請フォームはスプレッドシート形式による作成のほか、Excelファイルをアップロードして利用することも可能となっており、簡単なものであれば10分程度で設定できる。承認フローもドラッグ＆ドロップで作成可能なため、ITの専門知識がない現場部門でも、導入・運用のハードルは低い。
利用時、申請者はExcelと同じ要領で申請フォームに入力。申請を実行すると、事前に設定した条件に沿って承認処理が進む。承認者はメールやチャットで届いた通知から、ワンクリックで内容を確認できる仕組みだ。組織階層に応じた承認者の自動検出や、申請者の社員情報による条件分岐といった機能も標準搭載されており、大規模な組織の複雑な業務フローもサポートする。
蓄積された承認データは、システム内で集計・分析してレポート化したり、条件を設定して現場に開示したりすることが可能になっている。外部システムとの連携設定もブラウザ上で行えるため、連携用インタフェースの開発などは不要だ。
1ユーザー単位でライセンス購入できる月額制サブスクサービスとなっており、申請フォームや申請・承認フローの作成、データの検索・集計、モバイル対応といった機能が一通り提供される。最低契約ライセンス数の制限もないため、まずは小規模でテスト運用から始めることも可能だ。
導入に際して不安なことがあれば、サポートチームが親身に対応。また、ユーザーの声は迅速に取り入れられ、機能強化、もしくは機能追加といったかたちで無償バージョンアップに反映される。
HUEワークフローの豊富な標準機能の詳細は、ダウンロード資料にまとめられている。ペーパーレス化の推進や、各種申請のオンライン化に頭を悩ませている担当者は、ぜひ資料をご確認いただきたい。
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