働き方の変化に伴うあたらしい会議の在り方

新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけにWeb会議が多くの企業に広まりました。時間や旅費といったコストを削減することでビジネスの生産性を向上させるため、コロナが収束したとしてもWeb会議はますます増えていくでしょう。

一方でWeb会議は対面での会議と比べ、意思疎通が図りにくいといった課題があります。Web会議を活用してビジネスを円滑に進めるためには、長期的な視点でWeb会議の環境を見直していくことが重要です。

「Web会議ソリューションを購入しようにもコストが……」といったお悩みを抱える企業にピッタリのサービスが、NTTドコモ（以下、ドコモ）が提供する、ビデオ会議端末サブスクリプションサービス「HaaS」です。とある企業に務める総務部門のしす子さんの体験をもとに、その特長をご紹介していきましょう。

  • とある企業に務める総務部門のしす子さん

ハイブリッドワークにおけるWeb会議の悩みとは?

とある中小企業の総務部門で働いているしす子さん。ハイブリッドワーク制度を導入しているため、定例会議など毎日のようにWeb会議が行われています。

しかし最近、しす子さんのもとに、リモートワーク勤務者から「Web会議でのオフィス側(会議室)の様子がわかりにくい」という声が寄せられるようになりました。内容は次のようなものです。

  • だれが発言しているかわかりにくい
  • 音声が聞き取りにくい、とくに遠くに座っている人の声が聞こえない
  • 表情が見えないので、感情が把握できなくて不安
  • 複数のPCを使ったときにハウリングが起こる
  • 会議室の温度感がわからないので、発言しにくい
  • 人によって画質や音質がバラバラ

しす子さん：
たしかに私もリモートワークでWeb会議に参加したときに同じようなことを感じるかも。なにか専用のデバイスを用意したほうがいいのかなぁ。ちゃんとしたWeb会議用デバイスって大企業が持っているイメージだけど、うちみたいな中小企業でも用意できるものなのかな……?


さっそくWeb会議用デバイスの検討を始めたしす子さん。しかし、ビジネス向けのWeb会議ソリューションはどれも高価で、保守費用もかかります。さらに、運用・管理するスタッフも確保できません。悩みながらインターネットを見ていると……?

しす子さん：
あれ、ドコモでビデオ会議端末サブスクリプションサービスを扱っているみたい。このHaaSってなんだろう?


ビデオ会議端末をサブスクリプションで利用できる「HaaS」

しす子さんが見つけた「HaaS (ビデオ会議端末サブスクリプションサービス)」とは、ドコモが提供しているシスコシステムズのWebexサービスのひとつです。その特徴は、文字通りサブスクリプション型であること。高価なWeb会議用デバイスを購入するのではなく、一定期間利用できる権利に対して料金が発生するため、初期費用を抑えつつデバイスの導入が行えるのです。

しす子さん：
なるほど、これだったら固定資産扱いにならないし、経費で使えそう。会議室に導入してみようかな? 詳しく調べてみよう


HaaSには、会議室用のデバイスとしてふたつのキットが用意されています。

Webex Room Kit
デュアルディスプレイに対応し、7名までの会議室に好適なモデルです。マイク・スピーカー・カメラ・コーデックを内蔵し、4Kコンテンツの共有が可能。また内蔵カメラは話者の自動フレーミングに、内蔵スピーカーは話者の自動トラッキングに対応しており、ノイズの自動抑制機能も搭載しています。話している人にフォーカスを当て、クリアな音声を届けてくれます。

Webex Room Kit Mini
シングルディスプレイに対応し、2～5名の会議室に向いたモデルです。マイク・スピーカー・カメラ・コーデックを内蔵し、水平視野角120度で会議室内をしっかり映し出すことが可能。もちろん自動フレーミング機能やノイズの自動抑制機能にも対応しています。

そのほかの取り扱いデバイスはこちら

しす子さん：
いろいろあるみたいだけど、うちの会議室で使うならどの機種がいいんだろう？ あまり大きいと困るし……メールで問い合わせてみようかな


Web会議ノウハウが豊富なドコモに相談

ドコモの問い合わせフォームからメールを送ったしす子さん。翌日、ドコモの営業担当者から電話がかかってきます。

しす子さん：
実は当社の会議室にHaaSの導入を検討しているのですが、どの機種を使えばいいかわからなくて……。それと、いくつかご質問が。はい、はい。あ、それではメールで会議室の写真を送りますね


しす子さんは会議室を撮影し、ドコモの担当者宛てに送信します。すると、さっそく返信が。この会議室に向いたキットは「Webex Room Kit」でした。

いろいろと聞いてみると、WebexだけでなくMicrosoft TeamsやGoogle Meetでも利用できることが判明。基本契約期間は3年ですが、13カ月目以降は解約も可能です。貸出期間は満了までとなり、後出しセンドバック保守と契約終了後の回収、そして問い合わせサポート窓口までも見積もりの価格に含まれています。また、オプションで設置サービスも依頼できます。

しす子さん：
追加料金なしでサポートが利用できるなんてお得だし、何より安心。よし、これで稟議にかけてみよう!


ビデオ会議端末の取り付けと設定手順を紹介。PCなしでセットアップ完了!

無事に稟議が通り、申し込みをしてから2週間後、ついに「Webex Room Kit」が到着しました。
(※2022年3月現在、世界的な半導体不足と新型コロナウイルス感染症の影響により、製品の出荷に遅れが生じる可能性があります)

箱を開けてみると、本体となるメディアバー、操作用のタッチコントローラ、スクリーンマウント、壁面取り付けバー、壁面用ブラケット、各種ケーブルとそれぞれの電源アダプタ、そして設置手順書が入っていました。

しす子さん：
ふむふむ、この手順書に沿って設置すればいいのか。ただ、この大きさだとひとりでディスプレイの上に設置するのは無理そうかな。よし、Dくんにも手伝ってもらおう!


（1）はじめに、メディアバーにスクリーンマウントを取り付け。そして、設置するディスプレイの上にメディアバーを移動させ、スクリーンマウントを固定します。

  • メディアバー（本体）にスクリーンマウント（ディスプレイ固定用の部品）を取り付けている様子

  • メディアバーを持ち上げて…

  • スクリーンマウントを固定します。

  • モニターへの設置が完了したメディアバー

（2） 次に、ディスプレイ、タッチコントローラ、ネットワーク、電源アダプタをメディアバー接続し、起動。

  • メディアバーにディスプレイ、タッチコントローラ、ネットワーク、電源アダプタが接続された状態

（3） タッチコントローラから、アカウントのセッティングをスタートします。

  • ネットワークに接続して、Webexアカウント情報を入力すれば初期セットアップが完了

（4）接続が終わったらカメラの傾斜角度を調整し、ビューを最適化させます。これで設置は完了です。

しす子さん：
Dくん、おつかれさま。あとで接続テストにも付き合ってね～。お昼奢るから!


Webex Room Kitを使って、さっそくテスト会議

こうしてしす子さんの会社の会議室に「Webex Room Kit」が設置されました。その話を聞いた社員が、さっそくWeb会議を試すためにサインインしてきます。リモートワークをしているユーザー側の操作は普段と変わらないので、とくに戸惑うことなく全員ミーティングに参加できたようです。

  • テスト会議の様子

  • 発言者に自動フレーミング

  • タッチコントローラから録画を開始するなど、さまざまな操作ができます

テスト会議の感想はというと……？

  • 映像が明るくクリアで、ちゃんと人を見分けられる
  • 会議室全体が見渡せて、参加している人がよく見える
  • 話している人の映像が拡大されるので、発言者がわかりやすい
  • 音声がクリアに聞こえる。ノイズも除去されていて声を聞き取りやすい
  • 映像と音声に遅延がない
  • 初めての会議なのに、進行役の人が迷わずに操作している気がする
  • 困ったらドコモにサポートしてもらえるのは安心

しす子さん：
よし、みんなからの評判も良いみたい。部長から見たらどうなのかな？


上司からは、IT管理者のヒューマンリソースを使わずに設置できたこと、ユーザーがドコモのサポート窓口に直接連絡できること、それらによって管理コストを抑えられることが高く評価されました。

しす子さん：
思ったよりも手軽にWeb会議環境を改善できた! これでWeb会議がもっと捗るはず。みんなにビジネスチャンスをモノにしてもらおう!


変化する会議室のあり方とWeb会議環境

これまでの会議室はクローズドな空間でした。しかしWeb会議の普及によって、在宅などさまざまな環境の人や他の会議室と繋がるオープンな空間へと変わりつつあります。HaaSは、そんなオープンな環境をスモールスタートで整備できるソリューションです。ドコモは、長年に渡ってこれらのWebex端末を取り扱ってきました。蓄積されたノウハウと豊富な知見をもとにしたサポートは、とくに専任のIT担当者を持たない中小・中堅企業にとって非常に心強い存在になるはずです。Web会議の環境を変え、アフターコロナ時代のビジネスチャンスに備えてはいかがでしょうか。

HaaSの詳細はこちら
ドコモ シスコシステムズ

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