テレワークの拡大を受けて、ペーパーレス化もまた多くの組織に広がることとなった。ただ、たとえば紙の申請書はスキャンしてメールやシステム上でやり取りするものの、申請書の原本は補完・管理が必要であるなど、デジタル化したプロセスのなかにアナログな作業が残っているケースは少なくない。依然として残る「紙をベースにした申請・承認プロセス」は、どうすればゼロにすることができるのだろうか。
組織が紙を使い続ける理由は、それだけ紙が利便性の高いメディアだということに他ならない。紙の利便性をデジタル上に再現し、より使い勝手のよい仕組みを用意しなくては、たとえデジタルツールを導入したとしても定着しないだろう。カギを握るのは、「紙のようにわかりやすいこと」、そしてデジタルならではの「場所やデバイスを問わずあらゆる申請・承認プロセスが遂行できること」だ。
以下のホワイトペーパーでは、真のペーパーレス化を叶えるデジタルツールとして、サイオステクノロジーが提供するワークフローシステム「Gluegent Flow」を紹介している。本稿では同ホワイトペーパーから一部を抜粋してお届けしたい。
サイオステクノロジー 提供資料
クラウドサービス「Gluegent Flow」が実現する、
"ペーパーワーク問題" 解消の先にある、業務プロセス改革
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紙の便利さで、申請・承認プロセスをデジタル化
紙の利便性とは何かを考えたとき、思い浮かぶものの多くは「可視性」と「汎用性」に帰結するだろう。可視性でいえば、A4サイズの申請書1枚で、どこに捺印すべきなのか、誰がどの順番で回覧するのか、今はどの段階なのかなどのステータスがひと目で分かる。ExcelやWordベースで申請書類の内容を変えたり転用が可能なため、誰であっても、既存の申請・承認プロセスに手を加えたり新たな申請書類を作成することができる。
デジタルでこうした可視性、汎用性を再現するには、"書類そっくり" なユーザー体験を提供することと、システム開発をしたことのない人間であっても手が加えられる "ノーコード" な仕組みが必要だ。「Gluegent Flow」はこの双方を備えたワークフローサービスである。各種クラウドサービスや電子契約サービスと連携することによって、社内のあらゆる申請・承認プロセスを、「誰でも」、「紙と同じような使い勝手」でデジタル上に移すことができる。詳しくはホワイトペーパーをご覧いただきたいが、「Gluegent Flow」はその汎用性の高さから、「総務の仕事をペーパーレス化したい」といったような限定的な活用であってもそれをきっかけにして全社へと広がっていき、ペーパーレス化や業務プロセスの標準化、見える化といった「全体最適の業務改善」につながるケースが多いという。
ホワイトペーパーでは「Gluegent Flow」を提供するサイオステクノロジーへのインタビューも交えながら、同サービスの詳細を解説している。ペーパーレス化がうまく進まない、部分的な導入に留まっていて思うような成果が出ない――そんな悩みを持つ方にはぜひご覧をいただきたい。
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