【若手社員A子の簡単DX体験】プロジェクト進行管理のお悩みを楽しく解消するツールを発見!

プロジェクトリーダーにとって進行管理は基本中の基本です。しかし、進行管理はメンバーやタスクが増えれば増えるほど複雑になるもの。「大型プロジェクトはお手上げ!」と思う方も少なくないでしょう。 それに加えて昨今では、在宅勤務など働き方の多様化が進む中で、チーム内の連携がしにくいといったケースも増えています。

進行管理のコツはツールを活用してタスクを見える化することですが、とはいえシステムやITの知識に自信がないと、なかなか新しいツールを使ってみる勇気も出ませんよね。そんな方に一度使ってもらいたいのが、「Jira Work Management (ジラ ワーク マネジメント) 」です。とある若手社員の体験談をもとに、Jira Work Managementの魅力をお伝えしましょう。

はじめてのプロジェクトリーダー! 進行管理に悩むA子さん

とある企業の営業職として勤める入社3年目のA子さんは、はじめてプロジェクトリーダーを任されることに。しかし、タスクの割り振りが偏ってしまったり、対応漏れが発生してしまったり……などうまくいかず、早速壁にぶち当たっている様子。悩んだ末にA子さんは、先輩社員のB美さんに相談してみることにしました。

体験キャンペーンで覚える「Jira Work Management」

Jiraは、開発者向けのプロジェクト管理ツールで、世界各国で活用されています。「Jira Work Management」は、ビジネスパーソン向けに作られており、技術者レベルの知識がなくても 使いこなせるJiraファミリーの製品の１つです。 小規模チームのタスクの進行管理から大規模チームのプロジェクト管理まで、幅広く活用できるのが特徴です。

ITスキルは必要なく、だれでも直感的に利用できるJira Work Managementですが、やはり最初の一歩を踏み出すことが一番難しいもの。そこでアトラシアンでは、「“ちび”っとJiraを体験しよう！」という体験キャンペーンを開催しています。架空の社内パーティー“ちび社歓迎パーティー”の幹事になり、準備作業をチームで分担するという設定で、手順書通りに進めていけば、Jira Work Managementのセットアップから進行管理までを1時間かからずにサクッと体験できます。一度体験すれば基本的な使い方と特長をつかめるはず。メールアドレスかGoogleアカウントがあれば、だれでもすぐに始められます。いまなら、課題をクリアしてツイートすれば、コラボ賞品がもらえるチャンスも!

A子さんはさっそく体験キャンペーンをスタート。手順書に沿って準備編を進め、「Jira Work Management」へのサインアップと、体験キャンペーン用に協力してくれるメンバーの追加まで終えました。

※こちらのキャンペーンは終了しておりますので、ご了承ください。

社内パーティーの企画書を作成しよう

まずは企画書を作成するために「Confluence (コンフルエンス)」をセットアップします。「Confluence」はドキュメントやデータなどの情報を共有したり、それらを編集したりするための共同作業ワークスペースです。事前に準備編で追加したメンバーを「Confluence」のチームメンバーとして招待します。ナビゲーションバー内から「作成」をクリックし、企画内容を記載していきます。企画書が完成したら画面右上の「公開」をクリックして、メンバーに共有しましょう。

プロジェクト全体のタスクを入力しよう

いよいよ本格的に「Jira Work Management」を操作します。まずは「Confluence」から「Jira Work Management」に戻り、ここからタスクを追加していきます。画面左側にメニューからボードビューを表示させ「To Do」列の「＋作成 (create)」をクリックし、表示された入力欄にタスクを入力していきます。なお、作成したタスクをもう一度選択し「サブタスクを作成」を行うことでより細かなサブタスクを作ることもできます。

他のチームからの リクエストも受け付けましょう。画面左側にメニューから「フォーム」を選び「新しいフォーム」作成をクリックすれば、リクエスト受付用フォームを作成できます。フォーム名や項目名を変更したり、ドラッグ＆ドロップで項目の順番を変えたり、不要な項目を非表示にしたり、新しい項目を追加したりなど、簡単にカスタマイズできます。

共有用のリンクを取得することで、他のチームにフォームを共有することができます。試しに自分が他のチームメンバーになりきって、リクエストを入れてみましょう。フォームにリクエスト事項を入力し、送信すると、ボードビューにリクエストされたタスクが追加されました。

タスクの進行管理をしてみよう

これですべてのタスクが揃いました。ここから、担当者の割り当てや日付指定という、進行管理を行っていきます。画面左側のメニューから「リスト」を選択すると、ここまで入力したタスクを一覧で確認できます。

各タスクには「@担当者欄」がありますので、ここをクリックして担当者を入力すると、担当者に割り当てられたことを知らせるメールが届きます。この通知はビジネスチャットツールとの連携も可能です。続いて「Start date（タスクの開始日）」「期限」をそれぞれ入力します。

画面左側のメニューから「タイムライン」を選択し、タイムラインビューを開くと、タスクの進行状況やしめきりを見える化できます。

続いてタスクの進行・完了を管理します。ボードビューに戻ると、「TO DO」「進行中」「完了」列が並んでいるので、タスクの進行状況に応じてドラッグ＆ドロップで移動させていきます。

タスクにはコメントを挿入することもできます。今回は「ケータリング」タスクカード内で、なに料理にするか質問してみました。「@」を入力して質問相手を指定することもできます。

プロジェクト全体が遅延する要因として「タスクの依存関係」があげられます。たとえば、社内パーティーの参加人数の決定が遅れると、いすやケータリングの準備に取りかかれませんよね。ひとつ遅れるとそれに付随するタスクも一緒に遅れてしまう「タスクの依存関係」を「Jira Work Management」では管理できます。

ほかにも便利な機能がたくさん。Jiraを使い倒せば、進行管理のプロ……!?

Jiraは、個人が抱えるタスク、チームが抱えるタスク、プロジェクトが抱えるタスクを視覚化し、管理・共有できるツールです。全体の作業を俯瞰して見ることで、メンバーの負担を把握し、プロジェクトの進捗をわかりやすく管理することができるでしょう。タスク期日が近くなったら担当者に通知するように設定が可能でSlackなどビジネスチャットとの連携も可能で、Webブラウザのみならず、iOSやAndroidではアプリも用意されています。

Freeプランであれば10ユーザーまで無料で、2GBのクラウドストレージも利用できるため、まずは少人数から試してみるといいでしょう。あなたもJiraで、一歩進んだ進行管理に挑戦してみませんか?

※こちらのキャンペーンは終了しておりますので、ご了承ください。

[PR]提供：アトラシアン