Salesforceの定着に悩む企業の担当者が、Excelライクな操作感で使える「Mashmatrix Sheet」を試してみた!

多くの企業はCRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）、MA（マーケティングオートメーション）といったデジタルツールを活用し、業務効率化や競争力の強化を図っていることだろう。なかでも「Salesforce」は、世界中の企業に採用されている代表的なCRMソリューションといえる。今回は、そんなSalesforceをExcelのような操作感で使えるというWebアプリ「Mashmatrix Sheet」に注目。大手人材広告企業で Salesforceを活用している田中あかりさん（仮）にMashmatrix Sheetを使ってみてもらい、その使い勝手を確認していこう。

大手人材広告企業で顧客情報や営業情報管理を担当する田中あかりさん（仮）

企業に根付いた"Excel文化"が、Salesforceの定着化を妨げている

営業への商談のトスアップを目的として、顧客情報や営業情報を管理する部署に所属しており、4年ほど前からSalesforceを活用してきたという田中さん。「営業をはじめとした関連部門からの要望で、これまでSalesforceをカスタマイズしてきましたが、階層がどんどん複雑になり……レコードを登録する作業に手間がかかるようになってしまいました」と語る。

田中さんが所属している大手人材広告企業は、いわゆる"Excel文化"が強力に根付いており、Salesforceの活用に必要不可欠なレコード入力作業にとまどう社員も少なくなかった。そのため、CRMの運用・管理を担う田中さんの部署（2人体制）にかかる負荷も増大。部署や業務内容ごとに細かなレクチャーを繰り返したり、入力作業を肩代わりしてきたという。「操作に慣れていない社員がSalesforceに対してネガティブなイメージを持たないようにすることを心掛けました」と田中さん。その結果、ナーチャリングなど生産性向上に直結する業務にまで手が回らないという状況に陥っていたのだ。

Excelライクなインターフェイスでレコード更新やデータ活用が行えるように

Mashmatrix Sheetは、SalesforceにExcelのようなインターフェイスを提供するWebアプリだ。「はじめてMashmatrix Sheetを開いたとき、たしかにExcelに似てるなと思いました」と田中さん。ひとつの画面でさまざまなシートの情報を表示できるほか、コピー&ペーストによる一括編集も行えるため、レコードの登録・更新が容易になる。そうした操作を一通り試してみた田中さんは「データがシート上に一覧表示されて見やすいですし、操作方法もExcelにそっくりでびっくりしました!」と笑顔を見せた。

ExcelライクなMashmatrix Sheet画面

Webアプリのため短期間で導入することが可能なMashmatrix Sheetは、手厚いサポートが受けられることもあり、ITの専門的知識がなくてもスムーズに利用が開始できる。「導入は1日で済みましたし、運用に必要となるシートも2人で1週間で作成できました。もっと時間がかかると思っていたのでとても助かりました」と田中さん。
実際にMashmatrix Sheetの運用を開始して1番メリットに感じたことは、「ひとつのページですべての階層情報が見られることですね!」と語る。大幅なカスタマイズが重ねられ、深い階層のデータにアクセスしづらくなっていた大手人材広告企業のSalesforce環境でもスムーズに導入できた柔軟性も実は評価したいポイントだったそうだ。

1ページですべての階層情報を見ることが可能

専門的な知識がなくてもSalesforceの機能を使いこなせる環境が実現

その後、田中さんがMashmatrix Sheetを活用してきて解決できた課題は大きく2つあるという。

1）レコード更新作業の負荷が軽減
2）現場へのレクチャーの負担が軽減

Excelライクなインターフェイスや一括更新機能などによって、ほかの社員も容易にレコードを更新できるようになり、田中さんの部署にかかる負荷は軽減。現場でのSalesforce定着も一気に進むなど、一石二鳥の効果をもたらした。

シートの埋め込み機能を活用して、ひとつの画面上に複数のオブジェクトの情報を表示することも可能なため、これまで何度も画面遷移する必要があった操作がひとつの画面で行えるようになった。これにより、現場でも詳細なレクチャーなしで使いこなせるようになったという。
「今までSalesforceを定着化するために行ってきたレクチャーやマニュアル作成にかかる時間が大幅に短縮されました」と喜ぶ田中さん。

Salesforceのレコード詳細画面にシートを埋め込める

また、Salesforceでは複数のメンバーでレポート画面を確認できるメリットがあるが、マネージャ職のなかにはExcelで落としたデータを見たいという要望も少なくなかった。「Salesforceのレポートは画面上で見ることを前提に作られていて、標準のエクスポート機能でExcelファイルにした場合は体裁を整える必要がありました」と田中さん。Mashmatrix SheetではExcel形式でダウンロードすることが可能なため、各メンバーがダウンロードボタンからセルフで入手できるようになる。データの可視化やレポートの確認などに関する課題も解決でき、田中さんの部署にかかる負担が大幅に軽減できたという。

そのほか、田中さんが注目したのは、Salesforceにない項目をMashmatrix Sheet上にのみ作成する機能だ。一時的に項目を作成し入力するだけで、営業状況などを把握し可視化することができる。「Salesforce自体の項目を増やすことなく一目で確認ができるので作業が楽になりましたね」と田中さんは振り返る。

Salesforceを定着化し、最大限に活用したいのならば試してみる価値アリ

あらためて田中さんにMashmatrix Sheetを使ってみた感想を聞いてみた。「CRMの運用・管理担当者は私含めて2人ですが、問い合わせ対応などで忙しく、ナーチャリングなどほかの業務に時間を割くことができませんでした。しかし、Mashmatrix Sheet導入後は業務の生産性も上がり、効率よく作業を行えるようになりました!」と田中さんは嬉しそうに語った。営業をはじめ、関連部署における定着化も一気に進み、Salesforceの使い方に対するネガティブなイメージも払拭されつつある。顧客満足度の向上や売上アップといったCRM活用のメリットもより享受できるようになることだろう。

Salesforceに初めて触れるCRM担当や営業部門をはじめ、Salesforceに苦手意識を感じていたすべての担当者にとって、Mashmatrix Sheetは大きな効果が期待できる。Salesforceを最大限に活用してワンランク上の顧客関係管理を実現したいのならば、導入を検討する価値は大いにありそうだ。マッシュマトリックスでは30日間の無料トライアルを用意しているので、まずは気軽に試してみてはいかがだろうか。