企業のWithコロナ時代に効果的なGoogleハードウェア

後編はこちら＞＞アフターコロナの今こそ教育現場で役立つ! G Suite for Educationと組み合わせて使いたいGoogleハードウェア

遠隔で一括管理可能! 事務作業も難なくこなせるChromebook

コロナ禍で多くの企業と従業員がはからずもテレワークを体験した現在、今後も続くであろう「Withコロナ」時代の働き方に効果的なツールとして、活用を検討したいのがGoogleのハードウェア群だ。実はGoogleは、G Suiteと組み合わせることでテレワークや遠隔会議に便利なハードウェアを複数用意している。

まずは、やはりChromebookについて紹介したい。安価なノートPCとして注目されたが、現在は高性能な製品も続々と発表されている。日本で購入できる種類も増えてきているため、用途に合わせて端末を選定できるようになった。

Chromebookは、クラムシェル型端末をはじめ、キーボードを取り外しできるデタッチャブル式端末や、360度回転ディスプレイを搭載しタブレットとしても利用できる2in1端末など、モバイルPCとして馴染みのあるタイプが数種類ある。

特徴的なのは、その中身だ。Windows PCではChromeがWebブラウザの扱いなのに対し、ChromebookではOSとして搭載されており、Chromeアプリで作業を行うスタイルとなる。G Suiteと組み合わせて利用することが前提で、Chrome上で文書作成、表計算、プレゼンテーションといった一般的な事務作業を不自由なくこなせるのはもちろん、Android向けアプリをインストールすることが可能なので、用途によって機能をカスタマイズできる。また、ネットワークに接続した状態で利用するのが基本だが、オフラインでも作業継続が可能だ。

そして、企業導入するにあたって最も魅力的なのは、管理のしやすさだ。G Suiteを通じて遠隔地にある端末を一括で管理できるため、社員が長期間出社できないなど、管理者の目が行き届きづらい状況でも常に適切な管理が行える。業務上必要になったアプリの導入もスムーズに行えるのが魅力的だ。

密を回避しながらホワイトボードを共有するなら「Jamboard」

Chromebookと同じく、G Suiteとの組み合わせを前提としたハードウェアにJamboardがある。これはタッチ機能を持つ大型ディスプレイで、ホワイトボードのように利用できる。

Jamboard自体に固有のG Suiteアカウントを持たせることで、特定ユーザーの端末画面をミラーリング（キャスト）するという使い方だけではなく、共有ホワイトボードとして複数ユーザーがアクセスできるようになる。たとえば会議室に設置した場合、会議室内のメンバーが画面に書き込みをしたり、遠隔地にいるメンバーも端末に同じ画面を共有して書き込んだりといった参加が可能だ。

ホワイトボードを囲んでのブレインストーミングは密になりがちだが、Jamboardを活用すれば、自席や自室から参加することが可能だ。会議室内の対策としても、ホワイトボードを操作する人を1人に絞り、会議室にいるメンバーは自己端末から参加させるといった方法をとることで、密な状態を回避しながらアイデアの共有が可能だ。

また、Jamboard自体がG Suiteのアカウントを持つことで、クラウド上に保存された共有ドキュメントの表示やWebサイトの表示がスムーズに行えるだけでなく、ミーティング結果の共有も行いやすい。会議に当日参加できなかったメンバーへの議事録共有にも便利だ。

遠隔ユーザーとの会議が安全＆スムーズに行える「Meetハードウェアキット」

遠隔でも実施可能な会議といえば、もちろんGoogle Meetの活用が有効だ。現在GoogleはG Suiteユーザー向けの機能を無料ユーザーにも開放しており、高機能なサービスを無料で試せるようになっている。G Suiteが未導入の企業でも利用できるため、社外のミーティングにも対応できる。

しかし、全員が在宅状態ならば問題ないが、オフィスにある程度出勤できるようになった環境では、音声のハウリングや聞き取りづらいなどの問題がある。とはいえ会議室に1台のPCを持ち込み、数人がその画面を覗き込むのでは、密な状態が生まれるため、Withコロナ時代ではあまり許容されないだろう。

そこで利用したいのがGoogle Meet ハードウェアキットだ。これは高性能なマイクやスピーカーとカメラに制御用端末を組み合わせたもので、固有のG Suiteアカウントを割り当てて利用する。会議室に設置した場合、誰かの端末を接続したり、ログインしたりなどの操作を待つことなく、即座に会議が開始できる仕組みだ。

カメラとマイク、スピーカーが高性能なので、会議室内で距離を保った席配置にしても無理なく会話が行える。Jamboardと組み合わせて利用すれば、顔を見て話しながら、ホワイトボードを利用したミーティングもスムーズになる。余裕があれば、複数の会議室やサテライト拠点にもセットで配備し、拠点間を接続することで大規模なミーティングを行う環境を整えることもできるだろう。

今こそ環境を見直し「密回避」や「テレワーク」に対応できる環境整備を

緊急のテレワーク対応では、オフィスのデスクトップPCを持ち帰って利用するケースや、自宅の個人所有PCで業務を行うケースも見受けられた。しかし、そのままでは業務効率やセキュリティに大きな課題が残る。

今後は、会議室に大人数が集まることが推奨されない状況が続くだろう。今回のコロナ禍をきっかけに進んだテレワークの流れを止めないためにもテレワークの実現に不足していた自社環境を見直し、必要なものをしっかりと整備することをおすすめしたい。

Googleのハードウェア群とG Suiteという組み合わせは、一般的なテレビ会議システムより安価かつ容易に導入でき、在宅勤務者が参加しやすい仕組みを構築できる。またG Suiteでは不足している機能については、サテライトオフィスがアドオンという形で多数提供している。G Suiteや Googleハードウェアなどの導入まで数多く支援してきた実績を持つサテライトオフィスに、Withコロナ時代の環境整備をぜひご相談いただきたい。

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