7割以上が「やむを得ず」出社。コロナ禍のテレワークを阻害する要因と解決策

コロナ禍によって、多くの企業がテレワークの実施を余儀なくされた。現在の状況を鑑みるに、新しい生活様式に適した働き方として、そして生産性の向上と労働力を確保するための手段として、今後も企業はテレワークの推進が求められるだろう。一方で、実際にテレワークを実施した結果として、いくつかの課題も表面化してきている。

本記事では、マイナビニュースが実施した「コロナ禍におけるワークフローシステムとテレワークに関するアンケート」と「ワークフロー総研」の調査結果を元に、テレワークにおける課題と解決策について紹介する。

72.5%がテレワーク実施中に出社を余儀なくされた経験あり

今回のアンケート結果では、回答者の72.8%が何らかの形でテレワークを経験していた。コロナ禍以前と比較するとテレワーク経験を持つ人は確実に増加してきており、この傾向はしばらく続くものと考えられる。

しかしその一方で、全体の72.5%がテレワーク実施中でありながら、業務上の理由で「出社せざるを得ない状況」になった経験を持つとの解答が寄せられた。

• あなた自身はコロナ禍でのテレワーク実施経験がありますか？

• テレワーク実施中に出社せざるを得ない状況になったことはありますか？

テレワーク時における出社要因の上位は「コミュニケーションと書類」

テレワーク実施中に出社した理由として挙げられたものは、「顧客対応」「書類申請と決済」「トラブル対応」「会議やミーティング」「システムへのアクセス」の順となっており、それぞれの間に大きな差は現れなかった。

ちなみに、2020年3月31日に国土交通省が発表した「テレワーク人口実態調査」によると、テレワークを実施してみてわかった主な課題として、「顧客や上司・同僚との意思疎通」と「会社からでなければ閲覧できない書類・資料の存在」が挙げられている。

この二つの結果からは、テレワークを阻害する要因として「コミュケーション」と「書類」が大きなウェイトを占めていることが読み取れる。

• テレワーク実施中に出社せざるを得なくなった理由をお選びください（複数回答可）

テレワークの実施に大きな影響を与えるワークフローシステムの存在

テレワークを阻害する二つの要因「コミュニケーション」と「書類」。現在では、これらの課題を解消する様々なツールが存在している。具体的には、コミュニケーションであればWeb会議システムやチャットなどのコミュニケーションツール。書類であればオンライン上で書類申請や決済が可能となるワークフローシステムがある。

なお今回は、ワークフローシステムに注目してアンケートを実施。ワークフローシステムを導入済みの企業は全体の31.8％という結果だ。ちなみに、ワークフローシステムを導入済みでテレワークの実施経験がある割合は76.8%である一方、ワークフローシステムが未導入でテレワークの実施経験がある割合は23.1%と大きな差が生じた。

この結果から、ワークフローシステムの存在はテレワークの実施に大きな影響を与えていると言えるだろう。

• あなたが勤める会社ではオンラインで各種申請手続きや決裁処理を行う「ワークフローシステム」を導入済みですか？

テレワークの実施により見えてきたワークフローシステムの課題

続いて「テレワーク実施中におけるワークフローシステムの使い勝手」について尋ねたところ、次のような回答が得られた。「問題なく利用できた」との回答も多く寄せられる一方で、「アクセス」「操作性」「ユーザーインターフェイス」などの様々な課題が表面化しているケースも存在していることが見て取れた。

なお、ワークフローシステムにおけるプロフェッショナル、エイトレッドが運営する「ワークフロー総研」が2020年7月14日に公開した記事(*)によると、「ワークフローシステムの課題点」として最も多かった回答は「機能が不足している（39.4%）」「システム部に負担がかかっている（22.5%）」「システムのカスタマイズが自社内でできない（21.6%）となっている。

この結果からは、導入済みのワークフローシステムの中にはテレワークに必要な機能が不足している場合もあり、その機能を追加・カスタマイズするための労力やコストが課題になっている状況が伺える。

• *『テレワーク定着へのハードル、「稟議・決裁のアナログ業務」と回答した人は44.7%。直近2年でワークフローシステムの予算を確保・検討している企業は約3割』より

テレワークに効果的なワークフローシステムとは

では具体的に、テレワークを推進するために求められる「ワークフローシステムの機能」について検討してみよう。

社外からアクセスすることが前提である以上、アクセスの利便性やセキュリティ対策は必須と言える。インフラに多額の投資が可能な大企業は別として、環境整備のコストに限界がある中小企業の場合、信頼性の高いセキュリティ基盤を持つクラウドサービスを利用するのが現実的だろう。

また、テレワークを行う全社員がつつがなく利用できなければならないので、使い勝手のよさやわかりやすいユーザーインターフェイスも欠かせないポイントとなる。これまで紙の書類で行っていた申請や決裁をワークフローシステムに移行した際、入力（記載する）内容のレイアウトが大幅に変更されてしまったため、どこに何を入力していいかがわからなくなり、申請や決裁の不備が多発するというケースも決して少なくはない。使い勝手や不足機能を洗い出すためにも、無料体験可能なトライアル版があるのであれば検討するべきだろう。また、自社の同業や同規模の導入事例をチェックしておけば、課題や解決策に関するヒントが見つかることもあるだろう。

なお、前述した「ワークフロー総研」では、こうした課題や解決策に関するヒントを数多く情報提供している。さらにエイトレッドでは、効果的なテレワークを推進するためのワークフローシステムとして「X-point Cloud」「AgileWorks」も提供している。

「X-point Cloud」は主に中小企業向け、「AgileWorks」は中堅企業以上向けに提供されているワークフローシステムで、 3,000社以上の導入企業の「現場の声」を元に、ユーザビリティの向上を追求し続けている。以下のWebサイトで無料トライアルの申し込み、および導入事例の公開を行っている。ワークフロー総研の情報も含め、「テレワークを成功に導くワークフローシステムの情報収集」に役立てていただきたい。

事例に学ぶ! 経営層×情シスで挑むべき「10大業務課題」と「対策」
https://news.mynavi.jp/itsearch/kikaku/bizapp/5088

X-point Cloud カタログダウンロード
https://go.atled.jp/xp-catalog-dl.html

AgileWorks カタログダウンロード
https://go.atled.jp/dl-agileworks-catalog.html

[PR]提供：エイトレッド