PDFで文書を読むだけの時代は終わった。「Adobe Acrobat DC」を有効活用する方法

今PCを利用し、スマートフォンを手放せない生活をしている今でも、紙の資料は日常にあふれている。例えば仕事で利用する資料や書類、学校における子どものプリント類や連絡帳などだ。しかし、今となっては、紙は意外と厄介で、紛失する可能性もあれば、保管場所の問題もあり、すぐにコピー＆ペーストや転送もできない。そんな紙の資料を便利に使うための方法を、あの「Adobe Acrobat DC」が備えていることをご存じだろうか。

ビジネスパーソンはもちろんのこと、インターネットを利用している人ならば、だれもが一度は利用したことがあるであろう「Adobe Acrobat Reader」。ご存じの通り、PDF(Portable Document Format)ファイルの閲覧などを行うソフトだ。

また、このPDFの作成や編集などを行えるソフトが「Adobe Acrobat」であり、サブスクリプション方式のクラウドサービス「Adobe Document Cloud」で提供されているのが「Adobe Acrobat DC」だ。

Adobe Document Cloud

Adobe Acrobat DCの機能は従来のAdobe Acrobatより大きく進化を遂げている。仕事はもちろん、プライベートでも大きな効果を発揮できるのだ。本稿では、アドビマーケティング本部デジタルメディアビジネスマーケティング執行役員の北川和彦氏に、Adobe Acrobat DCの便利な使い方を伺ったのでその一部を紹介したい。

10月にリリースされた最新版ではAcrobatモバイル版アプリでのPDF編集がスマートフォンでも可能になるなど、組織やデバイスの境界を超えたクラウドベースのドキュメントコラボレーションを促進する機能が強化された。それらの新機能も紹介していこう。

メンバーが同じPDFを編集できる「共有レビュー」

アドビ　システムズ　株式会社マーケティング本部デジタルメディアビジネスマーケティング執行役員北川和彦氏

前述のとおり、Adobe Acrobat DCはクラウドサービス「Adobe Document Cloud」の中の1つとして提供されているため、クラウドソリューションとして利用することが可能。そのわかりやすいメリットの1つが「共有レビュー」だ。

1つの書類を複数の人で校正する場合、紙やドキュメントファイルでは管理が大変になることが多い。だがAdobe Acrobat DCにある「共有レビュー」を使って送信すれば、1つのPDFファイルを全員で校正、編集することができる。全員で同じPDFを見ることになるため、バージョン管理の煩雑さがなくなる。しかも、ある人はオフィスのデスクトップPCから、ある人は自宅のモバイルPCから、ある人は出先のスマホからでもレビューできるため、場所に縛られることもなくなる。

10月にリリースしたAdobe Acrobat DCの最新版ではPDFにつけたコメントに「＠」でメールアドレスを指定すると投稿と同時に自動的に相手にレビュー依頼のメールと通知メッセージが送信されるようになった。さらに効率的にコラボレーションが可能だ。

あらゆるデバイスから複数人で編集が可能

時短ワザにも効果的！いつでも紙資料をドキュメント化できる「Adobe Scan」

紙資料を減らす手段として便利なのが、スマホ用アプリ「Adobe Scan」だ。これは、書類などをスマホに搭載されたカメラを利用してスキャンすると、AIと機械学習のフレームワーク「Adobe Sensei」によって、境界線の認識や影の除去、文字のテキストデータ化が行われたPDFファイルを作成してくれるというもの。

その認識力は非常に高く、例えば印刷されたWordやExcelの資料をスキャンすると、最終的にはもとのデータをそのまま再現することも可能だという。書類のみならず、名刺やホワイトボード、レシートやパンフレットまでどんな紙資料でも取り扱えるため、仕事だけでなく学校や家庭でも有効活用できるだろう。

一度PDFファイルにしてしまえば、書類に書かれた内容を編集したり、他のアプリにコピーしたりすることもカンタンに行える。

実際、領収書などの税務書類をPDF化し、整理しやすくするなど、Adobe Scanを駆使して時短ワザとして使いこなしている方もいるという。

10月にリリースしたAdobe Scanの最新版では消しゴムツールが追加され、Adobe Scanで撮影した画像から撮影時の汚れや手書き文字など不要な要素を手書き文字を使って消すことができるようになった。

スキャンした文書を活用

PDFならどんなデバイスでも同じ表示

PDFファイルは、他のビジネスパーソンやデザイナー、クリエイター、エンジニアとのやりとりや保存にも便利なフォーマットだ。その最大の理由は「ファイル形式が変わらず、どんなデバイスでもどんなOSでも同じように表示できる」という、PDFファイルの基本概念にある。

例えば、PDFには動画ファイルを埋め込むこともでき、だれもが同じように再生可能だ。また、Adobe IllustratorやAdobe InDesign、CADソフトや3D CGなどのデータをPDFファイル上で表示されることが可能。PDF化してもレイヤー構造が維持されることも、案外知る人ぞ知る特徴だろう。MacOSで作ったファイルをWindowsで開いたときなどに起こりがちな、文字コードの問題で起こる文字化けも、PDFファイルにしてしまえば気にする必要がない。

何年経過しても全く同じように見ることができるため、建設業ではPDFファイルの利用が多いという。30年後にIT環境やデバイスが大きく進化しても同じように閲覧できる永続的な資料として保存でき、かつAdobe Document Cloudを通していつでもどこでも確認できるからだ。

文字化けやレイアウト崩れなしの確実な表示

お母さんから考古学者まで。Adobe Acrobat DCのユースケース

北川氏は、これらの機能を利用した際のユースケースをいくつか挙げる。

「例えば学生の場合、レポートを作る際にさまざまな文献やデータを引用する必要がありますが、Adobe Scanを利用すれば資料の一部を簡単にレポートに載せることができます。またビジネスパーソンならば、PowerPointのデータが紙資料として提供されなかった場合でも、Adobe Scanですぐにデジタル化してAdobe Document Cloudにアップすれば、その場にいないメンバーもすぐに参照可能なデジタルデータとして活用できます」

さらに、研究者やジャーナリストが貴重な資料を利用する際にも使える。Adobe Scanならば、デリケートな取り扱いが求められる古文書に触れることなく、PDFファイルとしてデジタルデータ化できるし、持ち出し禁止図書もその場でスマホのカメラでスキャンして活用可能だ。

建設業や不動産業に携わる人が利用すれば、災害時の迅速な対応を行うことができる。例えば災害によって古い建物が被害を受けても、PDFファイル化した設計図を現地にいる人がクラウド上から確認し、すぐに復旧作業を始めることが可能だ。もちろん、紙の図面のように保管スペースを確保する必要もない。

家庭においては、学校や保育園から渡されるプリントをデジタルデータとして保存したり、日々溜まっていくレシートをスキャンし、家計簿ソフトにそのまま入力するといった使い方が考えられるだろう。

アドビが、最近行った調査によると保護者の7割以上が重要な配布資料を紛失した経験あり、スキャンアプリなどを使ってデジタル管理をしている保護者はわずか22％に留まっているという。

進化は今も続く。「Adobe Sign」にグループ版も追加

アドビがAcrobat DCをはじめとしたソリューションでこのような取り組みを続けている理由は、本当の意味での働き方改革を目指しているからだ。働き方改革が達成するべき労働環境の改善や働き手の増加は、労働生産性の向上があってこそ実現する。

電子サインサービス「Adobe Sign」も、そのような取り組みの1つといえるだろう。既存のサインは、本人が紙の契約書などへ直接署名する必要がある。また、署名した書類は郵送や配送などの物理的手段によって届けなくてはならない。Adobe Signは、このような紙のやり取りにかかる時間とコストを軽減し、契約や承認のスピードを向上させる機能だ。もちろん電子契約書はメールで送信できるし、ペーパーレス化も見込める。さらに、電子契約書なら収入印紙代が不要になるというメリットもある。

電子契約・電子サインの導入ならAdobe Sign

ここで気になるのが、電子サインの法的な有効性だろう。実際、会社や不動産の登記といった用途における電子サインによる契約は認められていない。だが、それよりも頻度が高い取引契約書や秘密保持契約書といった用途では、すでに電子サインの有効性が法的に認められている。また、「いつどこでだれがどのデバイスでサインしたか」が履歴として残るため、セキュリティ的にはむしろ紙資料よりも高いといえる。

Adobe Signはこれまで大規模なグループに向けたビジネス、エンタープライズ向けプランのみが用意されていたが、最近グループ版プランも追加された。裾野を広げた理由の1つは、個人事業主やSMBといった組織は利用規模が小さくとも企業文化の柔軟性が高く、利用の促進が期待できるからだ。そして、少人数でさまざまな契約をスピード感を持って行わねばならない個人事業主やSMBほど、働き方改革に直接な影響があるだろう。

北川氏は「ビジネスパーソンやクリエイターの方に日々の仕事でAdobe Acrobat DCを活用してもらうのはもちろんのこと、個人が家庭でも気軽に使う状況がもっと増えていくことを目指したい」と述べる。

Adobe Acrobat DCやAdobe Signは無料で試すこともできる。Adobe Document Cloudを利用して、ぜひ働き方を自由にデザインしてみてほしい。