属人化されたExcel業務の悩みを解消! 請求書処理の自動化を実現した成功例

少子高齢化による就労人口の減少などによる人手不足、スキル不足を解消し、従業員に働きがいのある業務環境を提供するための「ワークスタイル変革」が推進されるようになり、業務の効率化・自動化が多くの企業でトレンドとなっている。本稿では、あらゆる企業で行われているExcel業務の効率化・自動化を実現するソリューションの導入効果を実際の成功事例をもとに確認していく。

• ソリューションの導入効果

手作業の計算式入力を多用したExcel業務で従業員が疲弊

JTBグループで旅行情報を専門に取り扱う中核会社として発足したJMC（JTBメディアクリエーション）。現在ではWebサイトやコンテンツの制作、システム構築など幅広いビジネスを展開している。

その交流情報部 コンテンツ制作チームでは、首都圏エリアにある各オフィスにおける電話の回線利用明細をまとめて、個所ごとの請求書を作成するというバックオフィス業務を行っている。毎月の請求書の処理はExcelで行っており、担当者にかかる負担はかなり大きかったとJMC 交流情報部 コンテンツ制作チーム グループリーダーの小池真弓氏は語る。

「毎月、通信会社から各個所の利用明細データが回線ごとに送られてきます。複数の回線を契約しているオフィスでは、それぞれ請求がくるため、それをExcelで個所ごとに1つにまとめて本社の財務部門に請求するという業務を行っています」（小池氏）

これらの請求データは、契約ごとに様々な割引が適用されており、割引率や適用条件もバラバラ。さらに国内・海外の通話では消費税が異なるなど、同一のフォーマットでは処理できないケースも多く、請求ごとに計算式を手作業で入力して処理を行っていたという。もちろん可能な部分はExcelのマクロ機能を活用していたが、効率化できる作業が限られるため、根本的な解決にはつながらなかったと小池氏は話す。マクロの活用は多くの企業のExcel業務で行われているものだが、作成者以外にはメンテナンスが難しいなど"属人化"が起こりやすく、そこに問題が生じるケースもめずらしくない。

JMC 交流情報部 コンテンツ制作チームの稲葉京子氏は、手作業で行っていたExcel業務の問題をこう振り返る。

「2名の担当者で同じ作業を行って照合するというフローを採用していたのですが、請求データの内容に合わせて、毎月いくつもの計算式を手作業で入力していくため、計算が合わなかった際の確認にも時間がかかっていました。データが送られてくるのが毎月25日以降で、月末には請求書にまとめて送らなければならないため、集計期間中の残業時間はかなりのものでした」（稲葉氏）

正確性が要求される業務でありながら短い作業期間で完了させる必要があるため、担当者にかかる精神的な負担も大きかったという。

丸2日かかっていた請求書作成・確認が10分かからずに完了

こうしたバックオフィス業務でのExcel帳票作成における課題を解決するためにJMCが採用したソリューションが、デジタル・インフォメーション・テクノロジーが開発したExcel業務自動化ツール「xoBlos（ゾブロス）」だ。xoBlosでは、業務で利用しているExcel帳票を取り込み、XML形式でマスタールールを作成し、テンプレート化して、さまざまな形式で出力可能。各部署でバラバラに運用していたExcelファイルを一元管理できるだけでなく、DBなど他システムのデータと連係させることも容易となる。

人手不足対策のためのサービス・ソリューションを集めたイベント会場でxoBlosの存在を知ったJMCは、ソリューション導入を支援するCTCシステムマネジメントから詳細を確認し、同社としては異例のスピードで導入のGOサインを出したという。

JMC 交流情報部 シニアエキスパートの久々宇（くぐう）博氏は、xoBlos導入の経緯をこう語る。

「2～3営業日を複数の担当者が付きっきりで行っていた作業がほんの数分で終わるという話で、まずは"やってみよう"と。作業時間の短縮だけでなく正確性の向上も期待でき、コスト面でも担当者の負担が軽減できれば、費用対効果が高いのではと判断しました」（久々宇氏）

通常、バックオフィス業務の効率化・自動化を考えた場合、近年注目が高まっているRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入も視野に入る。しかし今回の事例では、業務のボトルネックがExcelを使用した大量のレコード処理に集中していたこともあり、RPA製品ではなくExcel処理の自動化に特化したxoBlosが選択された。

xoBlosの概要を聞いた現場では「これまで人数をかけて毎月苦労していた作業を本当に自動化できるのか、少し不安がありました」（稲葉氏）など、その効果に半信半疑な面もあったというが、実際に導入・運用した結果は「大満足」と全員が口を揃えた。十数年にわたって毎月末に複数担当者が丸2日がかりで行っていた作業が、10分かからない程度の時間で完了するようになったことは、想定をはるかに超えるインパクトがあったという。

• xoBlos導入前と導入後の業務フロー

また、xoBlos導入までの流れも非常にスピーディかつスムーズだったと久々宇氏は語る。これには、xoBlosに関する豊富な知見を持つCTCシステムマネジメントによる導入支援が大きな役割を果たしたという。CTCシステムマネジメントでは、JMCの業務担当者によって作成・アップデートされてきたマニュアルをベースにxoBlosのフローを構築。

「私たちが作成したマニュアルはかなり複雑なもので、はじめて見てすぐ理解できるものではないのですが、CTCシステムマネジメントの担当者さんはマニュアルを見るだけで理解して迅速にxoBlosでの業務フローを構築してくれました」（小池氏）

これにより、本稿はxoBlosの導入事例としても提案から導入まで最短に近い期間で進められたケースとなった。CTCシステムマネジメントによると、今回スムーズに導入できた要因の1つは、JMC側のマニュアルがきちんと整備されていたことにあるという。xoBlosを活用した業務の自動化においては、マニュアルなどで業務手順が明確になっていることが重要で、その意味でも本事例はxoBlos導入の理想形に近かったとのことだ。

JMCの久々宇氏も「新たなソリューションを導入する際にはスピード感が足りないケースが多いものですが、今回はCTCシステムマネジメントのサポートによって非常にスピーディに導入できたというイメージがあります」と語る。

RPAなどの自動化ソリューションとxoBlosの連携も予定

今回は、月末の短期間に複数担当者のリソースを割いて行われていたExcel業務を、既存のExcelファイルを活かしながら効率を大幅に改善したケースを紹介した。ただしxoBlosの効果はそれだけに止まらず、Excel業務に課題を抱えるあらゆる企業の現場で発揮される。xoBlosを活用することで、マクロを組むよりも効率的で柔軟性の高い自動化を実現し、いわゆる"Excel職人"のスキルに頼ることなく業務の効率化を図ることが可能となる。

• xoBlosの導入によって劇的に業務を改善したJMC

JMCではこの成功を活かし、xoBlosの活用を拡大していく予定だという。

「首都圏以外のエリアにおける請求書作成業務にもxoBlosの採用を決定しました。また、他のチームにおいてもExcelの業務利用は多く、そのほとんどがExcelに詳しい従業員による"属人化"された業務となっています。ここにもxoBlosを導入して、業務効率化と属人化解消に役立てられたらと考えています」（久々宇氏）

JMCでは、"ITを活用した業務効率化"にこれからも積極的に取り組んでいくとのことだ。RPAによる自動化を進め、テレワークなど在宅勤務の環境も構築、その中でxoBlosとの連携も拡大していくという。そこにはCTCシステムマネジメントの持つ豊富なノウハウが活かされる。日常の業務でのExcel処理に悩みを持ち、業務の自動化・効率化を図りたい企業の担当者ならば、JMCの今後の展開と、xoBlos＋CTCシステムマネジメントの強力なコンビネーションには注視していく必要があるだろう。

[PR]提供：CTCシステムマネジメント