品質と信頼で選ばれるWeb会議システム「ミーティングプラザ」が実現する働き方改革

いま、企業は「働き方改革」が求められている。業務効率化やダイバーシティの推進によって生産性と競争力を向上させ、従業員が働きがいを感じながら充実した人生を送れるようなワークライフバランスの実現をサポートするためにも、従来の働き方を見直すことが重要だ。「場所」と「時間」に縛られず、仕事をする「ビジネスパーソン」にフォーカスする働き方改革を、NTTテクノクロスのWeb会議サービス「ミーティングプラザ」が力強く後押しする。

働き方改革に力を発揮するビジネスツール

社員のワークスタイルを変革するにあたって、キーワードとなるのが「テレワーク」だ。これまでのように会社に出社して仕事をするのではなく、在宅勤務をしたり、出先で仕事をしたりといったワークスタイルは、今後確実に広まっていく。会社でテレワークを実現するには、就業規則の変更や周囲の理解といった環境面での取り組みも必要だが、遠隔・社内双方のスタッフが働きやすくなるようなビジネスツールの整備も求められる。

たとえば会議について考えてみよう。現在、一般的な会議といえば会社の会議室に集まるのが当たり前のスタイルだが、外勤が主体のワーカーにとって会議のためだけに出社するのは明らかに不便だ。内勤スタッフにとっても、会議室での会議は時間的にも場所的にも拘束され、業務効率の面で問題がないとはいえない。結果、働きやすさという点で不満が生まれれば、従業員の満足度が高まらず、仕事へのモチベーションも上がらないだろう。これでは会社の競争力が頭打ちになることは目に見えている。

会議スタイルの変革に着目して働き方改革を進める企業がいま注目しているのが、Web会議の導入だ。お互いの顔を見ながら対面感覚で話ができるWeb会議では、参加者が社内にいても社外にいても違和感のないコミュニケーションが可能。育児や介護で自宅にいる在宅勤務ワーカーも、出先回りが多い営業や現場作業職も、また地方支社・海外事業所などのスタッフも、わざわざ本社に出向くことなく有意義な会議を行えるようになる。働き方改革という視点でワークスタイルの柔軟性を格段にアップさせられるキラーツール、それがWeb会議だ。

通信の安定性が最大のポイント

このWeb会議においてトップクラスのシェアを誇るサービスが、NTTテクノクロスが提供する「ミーティングプラザ」だ。2001年の販売スタートからすでに16年の経験を有し、4,500社以上で利用された実績を持つことから、信頼性の高いサービスとして認知されている。

遠隔地を結ぶ会議システムとして、これまではいわゆるテレビ会議が使われてきた。テレビ会議は専用回線を使うなどハードウェア整備にコストがかかる上、一部の会議室にしか設置されないケースが多い。これでは従業員が自由に使えず、せっかくのメリットを活用できない難点も指摘される。

その点、Web会議は、インターネットにつながってさえいればパソコン、タブレット、スマートフォンといったありもののデバイスをそのまま利用できるため、導入時のコストを抑えられるほか、誰もが使いたいときに使えるという大きなアドバンテージを持っている。当然、自宅であろうが外出先であろうが会議に参加することが可能になるわけだ。

「ミーティングプラザ」はネットワークの帯域が現在ほど太くない時代からサービスを始めているので、帯域が狭くても音切れなく通信できる安定性が大きな強みだ。この強みは、様々な場所から多くのユーザーがアクセスする多接続時において、より力を発揮する。

同サービスは最大128人の同時接続を実現しており、複数参加時の安定性が大きな特長だ。実際に128人が参加する会議はあまり現実的ではないが、それだけ安定性が高いことの証しであり、セミナーや講演会、研修など数十人レベルの参加者がある場面でも安心して活用できる。また、Web会議の参加者が増えると、各ユーザーが同時に発言するケースも当然ある。そういった場合にも、ミーティングプラザであれば最大で7人の同時発話に対応しているので安心だ。

「これからのWeb会議のポイントは会議室をつなぐ利用形態から、多くの『個人』をつなぐ形態になります」と語るのは、NTTテクノクロス メディアイノベーション事業部 第一カンパニー 営業企画担当（映像システム） マネージャーの柏柳豊氏。社外からのWeb会議参加には多様な環境が想定されるが、NTTの研究所で開発した「適合型エコーキャンセラ」によりエコーのない対話をサポートし、さらに「ノイズキャンセラ」によって自宅や出張先などざわつきがちな環境であっても快適な対話を実現できる。ネットワークが不安定なときは、音声を映像通信など他の機能よりも優先させ、音声を途切れさせない配慮も施している。

資料共有機能で会議をより有意義に

また、強力な資料共有機能を備えているのも大きな特長だ。デスクトップ共有・アプリケーション共有・PowerPoint共有・画像／動画共有・Web共有・独自形式の仮想ファイル共有という6種類の共有機能を装備し、対話を行いながらファイルを閲覧したり、編集を加えたりといった作業が手軽に行えるようになっている。これらの機能を利用して双方で同じ資料を参照することにより、都度口頭で修正箇所を確認しあうような不明瞭なやりとりがなくなり、スムーズな意識あわせが可能になる。

対話相手を表示する映像面でも映像コーデック・VP8を搭載し、1280px×720pxの高品位な映像を実現。対話画面は標準画面のほか、発言者を大きく表示するディスカッション画面や、ユーザーインタフェース上で簡易アンケートを行えるセミナー画面など、計7つのレイアウトを自在に切り替えられる。このほか、業者側が顧客に対して説明を行ったり、顧客の質問に答えたりする際に便利な「コンパクトセミナー」画面も搭載しており、窓口相談用途などで活用することが可能だ。また、会議内容を録画することも可能で、会議の記録にも役立つ。

Web会議の開催方法は、3種類を用意。予約なしでいつでも参加でき定例会議や朝礼などにフィットする「常設会議室」、事前予約で参加者を招集する「予約会議室」、登録ユーザーのみが参加できる「登録ユーザー方式」があり、ビジネスシーンで考えられる様々な会議に柔軟に対応する。また、海外からの会議参加者が高品位なコミュニケーションを行えるように、世界7カ所に専用のサーバー拠点を設けているので、グローバルビジネスを展開する企業も安心して導入できるだろう。

デバイスはWindows端末、iPad／iPhone、Androidに対応し、既存のテレビ会議端末との連携も行える。いうまでもなくセキュリティには万全を期しており、非公開の通信プロトコルを採用しているため安心して会議を開ける。また、使い方がわからない場合やトラブル発生時に備え、有人のサポートセンターと動作確認ツールも用意。企業のWeb会議を万全の体制でサポートする。

柏柳氏は「テレワークによる働き方改革を推進することで、社員各々が離れた状況で仕事を行うシーンが定常化していきます。それこそ、Web会議サービスが力を最大限に発揮できる場面。会議室という場所や時間に関係なく、人と人とを結ぶツールとして、Web会議サービスを活用してほしいですね」と語る。

[PR]提供：NTTテクノクロス