働き方改革はノンコア業務から　-「経費精算」の効率化で劇的な時間短縮・コスト削減を可能に-

利益に直接つながらないノンコア業務は、多くの企業でシステム導入が見送られてきた。中でも経費精算はいまだに紙ベースの企業も多く、負担のかかる業務だ。逆に言うと、効率化すればそれだけ時間・コストの削減に直結するのである。日立システムズの「Traveler’sWAN」（以下トラベラーズワン）なら、従業員・管理者それぞれの経費精算の改革を簡単に進めることができる。

改革に未着手の業務こそ、有意義な効率化ができる

働き方改革関連法案の成立によって、時間外労働には罰則付きの上限規制が設けられることとなった。会社規模や業界によって適用開始日は異なるが、すべての経営者が優先して取り組まなければならない課題だ。

しかし今の時代、これまで一度も業務改善をしていない企業など存在しないだろう。利益を直接生むコア業務であればなおさらだ。改めて、どこに手を付ければいいのだろうか？

その答えとして、今、効率化のために多くの注目を集めている業務が「経費精算」だ。このノンコア業務に、わざわざ投資してきた企業は少ないだろう。だからこそ、少しの改善によって、大幅なコスト・時間の削減が可能となるのだ。

日立システムズの産業・流通営業統括本部　第一営業本部　第二営業部　第二グループ 柳川美貴氏は、2015年から経費精算効率化への関心が急速に高まってきたと話す。

「2015年の電子帳簿保存法改正によって、スマホで撮影した領収書電子データを証憑として取り扱うことが認められたことから、経費精算業務をシステム化したいという問い合わせが増えてきました。さらにここ1,2年は、首都圏だけでなく、北海道から九州まで地方の中小企業様からもたくさんの相談を受けるようになり、効率化の波が広がっていることを強く感じます」（柳川氏）

時間ロスの大きい紙ベースの業務フロー

経費精算を効率化することで、どれだけコスト・時間が削減できるのか。見過ごされてきた業務だけに、あまりピンとこないかもしれない。それでは、次のような業務フローに心当たりはないだろうか。

・電卓を叩いて交通費や日当を計算し、紙の帳票に手書きして申請する。
・会社の金庫から現金で支払いする。
・Excelに入力後、帳票を印刷して捺印し、承認に回す。
・帳票の束を経理部門が見ながら、会計システムへ手入力する。

こうした紙ベースの業務は、申請者だけでなく、管理部門にとっても大きな負荷となっている。申請時と精算時で同じような書類を二度作成したり、金庫内の1円が合う合わないでてんやわんやしたり、領収書の添付漏れで何度も書類が往復したり、細かい日当の条件を何度も確認する必要があったりと、あちこちに時間の浪費が潜んでいるのだ。

「申請書の作成は、海外出張など確認事項や提出書類が多いものは、長い場合で60分以上、そうでなくても1件あたり5,6分かかっているケースが多いです。ここに人事や経理部門の確認が加わるわけですから、会社全体で多大な時間と、時給換算でのコストがかかってしまっているのです」（柳川氏）

そんな状況に対して日立システムズは、経費精算を効率化するシステム「トラベラーズワン」を提供しており、2018年3月現在で、740社、91万ユーザーが既に導入している。OBCの『勘定奉行』シリーズとも連携しており、大手から中小企業まで幅広く利用されているのだ。

外部データと連携することで経理部門の負担を大幅軽減

トラベラーズワンは、スマホからでも申請・承認・精算まで処理できるシステムだ。その特徴のひとつは、外部データの取り込み機能にある。コーポレートカード（法人クレジットカード）やSuica・PASMOといった交通系ICカード、乗換案内のデータと連携することで、数値を手入力する必要が無くなるのだ。たとえ現金で支払った場合でも、領収書を写真に撮れば、システムが自動的に日付と金額を読み込んでくれる。

• トラベラーズワンはさまざまなデータと連携可能だ

実費を自動的に取り込むことは、入力の手間を減らすことはもちろん、経理部門の検算・確認作業を大幅に効率化することに繋がる。また、社内規程に基づいた日当も、申請者の職員等級を見て自動的に反映されるため、人事部門の手をわずらわせることもない。

さらに、トラベラーズワンは旅行代理店システムとも連携しており、申請段階でのチケット手配が可能だ。また、トラベラーズワンの導入によって自動化・見える化することにより、定期区間の交通費を着服したり、正規運賃で申請しながら格安チケットを使ったり、二重精算をしたりといった不正を防ぐことができる。業務効率化に加えて、ガバナンスを強化することもできるのだ。

今のワークフローを変えずに、経費精算業務をトータルで効率化できるシステムが、トラベラーズワンなのである。

チャットボット機能によりスマホでも簡単に精算できる

トラベラーズワンは1996年から20年以上に渡って提供されているサービスであり、利用者の声を反映して改良を重ねてきた。それだけ日本の経費精算文化・ビジネスルールに則ったシステムだと言える。新たに2018年7月から搭載されたのが「チャットボット機能」だ。スマホでも操作できるチャットツールで、ロボットからの質問に「はい／いいえ」などタップするだけで、あっという間に経費精算を完結することができる。

たとえば、カレンダーに「A社打ち合わせ」と登録していたとする。過去にも訪問したことがあるのであれば、ロボットが経費精算データから交通経路を判断し「このルートと金額で合っていますか？」と提示してくれるのだ。それに答えるだけで、処理は終了する。そのため、カレンダーに住所を登録しておく必要も無い。

朝の打ち合わせが予定表に入力されていれば、ロボットは直行と判断し、自宅から客先の経路を提示してくれる。もちろん、違う場合はスマホから修正することができる。トラベラーズワンの営業を担当する産業・流通営業統括本部　第一営業本部　第二営業部　第二グループ　主任 真田有子氏は、慣れれば移動中の電車一～二駅分程度で精算を済ますことができると説明する。

「実際に私たちの職場で、PCに入力した場合とスマホで質問に答える場合で、どれくらい時間が違うのか試算したのですが、チャットボット機能によって精算にかかる時間を約6割も減らす事ができました。システム導入済みですらこれだけ削減できるのですから、もし紙ベースで経費精算をやっているなら、削減幅はもっと大きいでしょう」（真田氏）

ワークエンゲージメントの向上により人材確保に繋げる

経費精算をトラベラーズワンによって効率化する効果は、時間・コストの軽減やガバナンスの強化だけにとどまらない。雑務に気を取られることなく、本来の職務に集中できる環境をつくれば、それだけ「ワークエンゲージメント」を向上させることができる。

ワークエンゲージメントとは、従業員と仕事との間に構築されるエンゲージメント（思い入れ）のことだ。近年はこの価値観を重視する経営者が増えたと、柳川氏は語る。

「かつては『顧客第一』で、それを実現するためなら社員は残業するのが当然という考え方が一般的でした。しかし今は、社員が気持ちよく働ける環境をつくることに熱心なお客様が非常に多くなったと感じます。経費精算のようなノンコア業務を効率化・自動化し、本業に没頭できるようにすることは、やりがいのある職場づくりにも繋がるのです。また、こうした働き方改革への取組みはイメージとして外に伝わりますから、人材確保のためにも重要な戦略だと言えるでしょう」（柳川氏）

経費精算の業務効率化という目的を超えて、トラベラーズワン導入を契機に業務のやり方を見直し、社内規程を改訂した企業もあるという。自社の働き方を見直すきっかけとして、まずは日立システムズまで相談を寄せて欲しい。

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