担当者の約9割が切望? - 不満だらけの申請・稟議ワークフローをいかに改善するか

休暇取得、交通費の精算、新規プロジェクトの予算申請からメールアカウントの申請まで、会社では業務のあらゆるところで申請書や稟議書が登場してきます。円滑かつ確実に業務をこなすには欠かせないものですが、その煩雑さや処理の遅さに不満を抱いている方も多いのではないでしょうか。 そこで勤務先も立場も違う方々に、現状の申請・稟議のワークフローやその不満について語っていただく場を設けました。話のなかから必要とされる改善策を探っていきます。

参加者プロフィール

Aさん 製造業・管理部長 男性

Bさん 小売業・仕入れ担当 男性

Cさん 商社・営業係長 男性

Dさん IT系・経理課長 女性

現状とそれぞれの不満「帰社しないと処理できない」「承認に時間がかかる」

――まず皆さんの会社では、申請書や稟議書をどのように処理されているのか、教えてください。

今回の参加者のなかでは紙ベースでの処理をされているのはAさんだけでしたが、マイナビニュースが全国309人を対象に実施した「稟議書のフローに関するアンケート」では、印刷した紙の稟議書を使っているという回答が46%にものぼっており、まだまだ「慣れた昔のやり方を変えたくない」というところが多いことが分かります。

――現状の方法で、何か困っていることはありますか?

いろいろと不満や課題が出ていますね。マイナビニュースの調査でも現状の稟議書への不満について「特にない」との回答はわずか10%ほど。決裁や作成にかかる時間や、会社でしか作成・処理ができないこと、承認ルートが分からないことなどが挙がっています。

使ってみないと分からないワークフローシステムの課題

こうした不満の解決策として、やはりワークフローシステムが望まれているようです。調査では「すでに導入している」会社から「検討したいが(何らかの理由で)検討できない」という回答までを含めると、導入そのものには約90%が肯定的な意見をもっているという結果が出ています。

Dさんの言うとおり、ワークフローシステム導入後に生じてくる不満や課題も少なくないようです。調査では「既存アプリとの連携ができない」「拡張/業務追加ができない」などシステムそのものの柔軟性や、「使いこなせない」「設定/構築設計/メンテナンスが容易ではない」といった使い勝手に対する不満が挙がっています。

ワークフローシステム選び、そのポイントは?

多くの人がワークフローシステムを望んでいることは分かりますが、慌てて選定してしまって後悔するのは避けたいものです。

ここまでの話のなかで出てきた不満や課題を解決できるワークフローシステムには…

• 紙の申請書からスムーズに移行できること
• 承認の進捗を自席のPCやタブレットで確認できること
• 設定変更やシステム連携にも簡単に対応できること

…などの条件が求められることになりそうです。選定の際にはこうした条件をクリアできたシステムかどうかを、しっかり確認することをお奨めします。

本稿では選択肢のひとつとして、インフォテックが提供するワークフローシステム「Create! Webフロー」へのリンクを貼っておきました。これから導入を考えている方、現状のシステムに課題をお持ちの方は、ぜひ参考になさってください。

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「紙の申請書を電子でワークフロー」をコンセプトに、
紙による申請/決裁業務を忠実に再現したワークフローシステム

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