LINEを使えば仕事がはかどる!? 今のビジネスに求められるコミュニケーションとは

LINEは、今や国内利用者数6,800万人を超え、着実に日本国内における「生活インフラ」となりつつある(LINE株式会社 2016年4月-9月媒体資料より)。また、同社によると、利用者の属性としては会社員が44.9%ともっとも多く、実に3,000万人にものぼる会社員がLINEを使っているうえに、その割合は増加傾向にあるという。総務省が発表した労働力調査によると、2016年7月時点での雇用者数は5,721万人となっており、まさに2人に1人のビジネスパーソンがLINEの利用者であることがわかる。

また、少し古いデータだが、2014年に実施されたMMD研究所の「ビジネスパーソンのコミュニケーションツールに関する調査」によると、実際に業務でLINEを使っているビジネスパーソンは61%以上にのぼるとのことだ。こうした事実から、ビジネスにおいてもLINEが共通のインフラとなりつつあることがわかる。

では、近年ビジネスでLINEが使われるようになったのには、どのような背景があるのだろうか。

LINEがビジネスで使われる理由とは

10年ほど前には、ビジネスの場ではネクタイにスーツが当たり前で、どのような場面でも堅守すべき「マナー」が存在していた。しかし昨今では、こういった形式的なこだわりは徐々に減りつつあり、よりスピーディで効率のよい働き方を望んで、カジュアルな服装や場を選ぶビジネスパーソンが増えている。同様に、ビジネスコミュニケーションにおいても、形式よりもスピードや見た目を重視する傾向が強くなっている。

英国オックスフォード辞典は、2015年の「WORD OF THE YEAR」において初めて絵文字を選出し、「従来のアルファベット文字が、時代についていけなくなっている」と評した。「emoji」は、カジュアルではあるがスピーディで効率のよいコミュニケーション手段として、世界共通語になりつつあるのだ。

コミュニケーションツールの変貌も顕著だ。もちろん、電話やメールが使われなくなったわけではない。急を要する場合には電話を使用するケースが大半であるし、正式な文書やドキュメントファイルをやり取りするときにはメールのほうが適している。しかし、ビジネスパーソンの働き方が変わってきており、オフィスに長居してPCを用いることは減り、スマートフォン、タブレットなどで業務を遂行するケースが増えているのは事実だ。

また、職場環境も大きく変わりつつある。特に注視したいのは、働き方の多様化に伴うパートやアルバイトなどの非正規雇用社員の増加だ。現場業務を任せる非正規社員には、メールアドレスや業務PCを貸与しないという企業も少なくない。その結果、正社員と双方向のコミュニケーションが取りにくくなり、正社員もメールアドレスやPCを持たない非正規社員も共通で利用できるコミュニケーションツールが必要となる。

このように、今のビジネスにおいて必要とされるコミュニケーションツールには、コミュニケーションのスピード、スマホやタブレットを使った働き方、さまざまな働き方をする人が共通で使えるツールといった要件をすべて満たす必要がある。そして、この条件をすべて満たしているのが、LINEなのである。ビジネスにおける昨今のコミュニケーションの変化、そして働き方の変化を見ると、LINEが現代のビジネスシーンにもっとも適したコミュニケーションツールだと言っても過言ではないだろう。

これに関して、LINEの兄弟会社であり、法人向けのグループウェア「Works Mobile」を提供するワークスモバイルジャパンで、執行役員プロダクト・セールスサポート統括を務める萩原雅裕氏は、「ビジネス現場において、電話をかけるほどではないが、メールでは形式張っているし時間がかかってしまう―― というコミュニケーションがよく発生します。空いた時間にひとこと応答するだけで、問題を解決できる場面が多々あるのです。そのため、慣れた個人用のメッセンジャーツールを使ってしまうのは、当然の結果といえるでしょう」と述べる。

LINEの使いやすさと楽しさはそのままに、
企業でも安心して使える豊富なセキュリティ設定とサービスの安定性は必須

今やこうしたビジネスコミュニケーションの変化は、企業が受け入れなければならない重要な要素のひとつである。しかし、これらのツールはあくまでも個人間での利用を前提に設計されているため、企業が使う場合には、ビジネス用途に必要な機能を考慮する必要がある。ビジネスでの利用においては、効率のよいスピーディなコミュニケーションを促進するだけでなく、企業が求める安全性を担保することも必要だ。そこで登場したのが、昨今、ビジネスシーンにおいて普及し始めている個人用コミュニケーションツールの良さと、企業が求める安心・安全を組み合わせたツールであるビジネスチャットだ。それでは、ビジネスチャットにはどのようなメリットや特徴があるのだろうか?

待ち時間を減らし、チームの活動を円滑に

PCでメールを利用する場合、どうしてもコミュニケーションをとれるタイミングが限られてしまう。PCを起動してメールソフトを開き、多数の受信メールをチェックして応答すべきメールを選別し、形式的な挨拶を含む文章を書いて推敲、送信ボタンをクリックするという作業は実に手間が掛かる。部門長に確認メールを送ったとしても、外出しているためにメールが確認できず、意思決定までに時間がかかり、結果的に顧客を長時間待たせてしまうケースも容易に想像できる。

萩原氏は、ビジネスチャットを業務で活用するメリットとして、チームでの活動を円滑にする効果をあげる。

「外出中や会議の合間などごく短い“スキマ時間”にスマホから利用することを前提として設計されたビジネスチャットであれば、外出先からでも移動時間などにスマホから簡単に確認・返信できるため、チーム全体の仕事のスピードアップを図ることができます。その結果、顧客対応のスピードと質が上がり、顧客満足度の向上につながります」(萩原氏) 同社のWorks MobileもLINE株式会社の兄弟会社として、LINEを踏襲したユーザーインタフェースで、いつでもどこでも、そしてだれでも簡単に、素早く使えるのが特長だという。

情報だけでなく感情も伝えられる

前述したとおり、文字よりもスピーディかつ効率よくメッセージを伝えられる絵文字は、現代のコミュニケーションの場面で頻繁に使用されている。多くのビジネスチャットでは、個人用コミュニケーションツールと同じように視覚にうったえる絵文字やスタンプなどを使うことができるため、スタンプひとつで返事をしたり、文章に絵文字を加えることで感情を伝えることができる。

「単に情報を共有できるだけでは、もはや現代のビジネスコミュニケーションツールとしては不十分です。仕事だからこそ、自身の思いや気持ちを伝えることが重要になります。ビジネスチャットを選ぶ際には、情報と感情の両方を共有するコミュニケーションができるかどうかを考慮していただくと良いと思います」(萩原氏)。Works Mobileには、LINEキャラクターを使ったスタンプがあらかじめ用意されており、仕事で必要な表現がすぐに利用できる。

セキュリティの安全性とサービスの安定性は必須

使いやすさと気持ち・感情の伝達に加えて、企業で利用するために考慮しなければならない重要なポイントがセキュリティなどの安全性と、サービスの安定性だ。個人用ツールとは異なり、ビジネスチャットツールでは、アクセス制御、ログの保存、スマホへのファイル保存制御などの管理機能が充実しているものもある。さらに、業務で利用する上で重要なポイントとなるのが、サービス稼働の安定性だ。たとえば、パフォーマンスが悪く、通知やチャットの送受信が遅れたり、頻繁にサービスが停止しては、大事な業務連絡に使うのは難しい上に、ユーザーがストレスを感じて、せっかく導入したツールを使わなくなってしまう可能性もある。

*　　*　　*

このように、ビジネスチャットは現代のビジネスに求められるコミュニケーションツールとして企業における採用が拡がりつつある。そこで重要になってくるのが、どのビジネスチャットを選択するかだ。 下記からダウンロードできる「これで失敗しない！ビジネスチャットツールを選ぶ5つのポイント」は、現代のビジネスに求められるコミュニケーションのあり方を考えながら、ビジネスチャットを選ぶときに注目すべき5つのポイントについて詳しく紹介している。ビジネスチャットの導入を検討している方だけでなく、現代のコミュニケーションにあったツールについて興味がある方、またLINEの兄弟会社であるワークスモバイルモバイルジャパンが提供するWorks Mobileをより詳しく知りたい方には、ぜひ参考にしていただきたい。

ホワイトペーパーのご紹介
「これで失敗しない！ビジネスチャットツールを選ぶ5つのポイント」

ビジネスチャットを選ぶ際に気をつけたい5つのポイントについての解説や、実際にこれらのポイントを兼ね備えたビジネスチャットツールとはどのようなものかを紹介している。

現代のビジネスに求められるコミュニケーションのあり方やビジネスチャットに興味がある方には、ぜひ一読いただきたい。


⇒ 資料ダウンロードはこちら

(マイナビニュース広告企画: 提供 ワークスモバイルジャパン)

[PR]提供：ワークスモバイル