改修を繰り返した予算管理システムに限界が

不動産・住宅情報サイト「HOME'S」を軸に、老人ホーム・介護施設検索サービスや保険業、さらには家具・インテリア専門のECサイト「HOME'S Style Market」まで、住環境を中心とした各種サービスを提供しているネクスト。2014年にはスペインのアグリゲーションサイト運営会社Trovitを買収し、海外展開にも注力している。

このように右肩上がりの成長を遂げている同社だが、実は予算管理に関して大きな課題を抱えていた。同社ではこれまで、ExcelとAccessを組み合わせて独自作成した予算管理システムにより、予算と実績、通期業績見込みの確認およびシミュレーションを行っていた。しかし、海外展開を含む事業拡大で複雑化する現状に、システム自体が耐えられない状況になっていたのだ。

また、歴代の担当者たちが状況に応じてマクロやExcel関数でのカスタマイズを繰り返してきたことから、システムをビジネス環境の変化に対応させるための手間や時間が増加。さらには計算のロジックミスによるエラーが度々起こるようになっていた。このような状況を打開するべく、同社では2014年初旬に予算管理システムのリプレイスの検討を開始した。

ネクスト 経営管理部 財務管理グループ 古賀豪氏

検討時のポイントについて、ネクスト 経営管理部 財務管理グループ 古賀豪氏は「ポイントは大きく3つありました。まず1つ目に、弊社では単純に予算と実績を集計するだけでなく、システムに通期業績予想のシミュレーションができる仕組みを組み込んでいたので、その機能を有することが大前提でした。2つ目は、組織長以上の約120名が使うため、できるだけ導入のハードルが低く、既存のルールをそのまま踏襲できること。そして3つ目は、低コストで導入および運用ができることでした」と語る。

同社ではこうした条件で4製品に絞り込み、比較検討を実施した。その中で特に大きな注目を集めたのが、レジェンド・アプリケーションズが提供する次世代BIツール「LaKeel BI」だったのである。

導入ハードルが低く圧倒的なコストメリットを誇る「LaKeel BI」

実は候補となった4製品のうち、LaKeel BI以外はすべて予算管理ツールだった。この点について古賀氏は「確かに予算管理ツールには、集計速度や仕組みの作りやすさ、履歴管理機能を備えていることといった強みもありました。しかし、導入ハードルの低さやコスト面のメリットはLaKeel BIが圧倒的に優れていましたね」と語る。

実際に試用してみたところ、予算管理ツールの場合はエクスポートしたテンプレートに入力する方式のため、このテンプレートに合わせて現場の使い方を変える必要があったそうだ。また、入力方法に関しても従来のように細かい項目で管理ができず、予想精度の低下が懸念された。

一方でLaKeel BIの場合、既存のExcelのテンプレートをそのまま利用して集計ができ、なおかつリアルタイムにダッシュボードやレポートへのアウトプットが可能。「入力方法やルールなど、従来の管理方法を変えずに使えるのは本当に助かりました。しかもレポートがWebブラウザ経由で表示できるため、最新の情報を会議体で共有する、といったことにも活用しています」と、古賀氏もそのメリットを強調した。

さらにコスト面でも、LaKeel BIは他の製品と比べて極めて高い優位性を誇っていた。「組織長以上の約120名が使う前提でコスト比較を行ったところ、導入だけで数千万円かかるような製品もありました。その点、LaKeel BIはユーザー数に依存しないサーバライセンス型なのでコストが大幅に抑えられます。定額なら稟議を通しやすいですし、なにより事業拡大で今後ユーザー数が大幅に増える可能性もあるので、こうした価格体系は非常にありがたいですね」と古賀氏は語る。

このような背景から、同社では2014年9月にLaKeel BIの本格導入をスタートしたのである。

運用方法を変えることなくリアルタイムなレポート表示を実現

導入に際しては、予実管理の仕組み作りから開発、具体的なツール導入までをレジェンド・アプリケーションズに依頼。従来システムと同じくパスワードによる閲覧グループの制限を設けることで、運用管理にかかる手間の削減とユーザーの利便性向上を両立した。

古賀氏は「現在はエラーチェックも兼ねて旧システムと並行稼働していますが、安定した稼働に加えて高い信頼性を実現しています。また、組織構成や期が変わってもマスタをメンテナンスするだけで継続して自動集計・表示できるのが便利です」と満足そうに語る。マスタとなる従来のExcelファイルへ入力すれば、LaKeel BI側で自動的に集計を行うため、並行稼働中も別途データ入力をする手間などは一切かからないことも、大きな魅力である。

エンドユーザーの手元でExcelを更新することで、その内容がレポートに自動反映される ※画像クリックで拡大表示

導入後の反響については、ユーザー視点では従来と運用方法を変えずに使えること、そしてリアルタイムにレポートを見られることが高く評価されているという。誰もが直感的に扱えるUIのため、特に勉強会などを開催することなく、資料用のPowerPointファイルを配布するだけで済んだそうだ。

「全社の通期業績予想がほぼリアルタイムに見られるのは大きいですね。情報が最新なだけでなく、科目単位や売上の種類などで分析できるのは大変助かっています」と古賀氏は語った。

週1回のメンテナンス時間が年1回にまで激減

また、LaKeel BIの導入はシステム管理者の観点でも大きなメリットがある。 同社では、週1回の頻度でグループ長以上が通期業績予想を更新し、通期のコスト予想や売上予想を算出。古賀氏はこれらの情報を基に、全社的な通期業績予想や決算予想、子会社の決算予想などを手作業でメンテナンスしていた。この作業では検証も同時に行うため、エラーがない状態でも30分から1時間、エラーが発生すると半日から1日かかる大仕事になっていたそうだ。

「特に組織変更があるタイミングでエラーが起きやすいですね。10年近く改修を続けてきたシステムだったので、エラーを解消するには地道にVBを読み解いていくしかありません。担当者ごとに書き方の特徴が違うため、かなり時間がかかる作業でした。ところがLaKeel BIの導入後、私がメンテナンスにかける時間は週1回から年1回へと劇的に減りました。このおかげで、今までメンテナンス作業で後回しになっていた新しい取り組みにも着手できています」と、古賀氏は喜びを露わにした。

メンテナンスにかかる所要時間が平均1時間だったとしても、年間52時間が1時間にまで短縮できたのは驚異的な成果といえるだろう。そのほか、一部では資料作成のBI化も進んでおり、こうした部分でもコストメリットは大きいそうだ。

子会社の経営判断にもLaKeel BIを活用

同社では現在、中期経営戦略に基づいて子会社の増強を進めているが、今後はこうした子会社の経営判断に役立つよう、LaKeel BIの普及を行っていく予定だという。

「子会社側で財務分析用のツールを保有していないケースも多いので、サーバライセンスの強みを活かして上手く使っていきたいですね。一方的に使ってもらうのではなく、リクエストがあれば子会社側でカスタマイズできるような管理権限とメニューを提供し、自分たちで財務分析が行える仕組みも考えています」と古賀氏は語る。「さまざまなツールと連携ができるので、Salesforceなどのデータを使って分析が行えれば、現場レベルでも活用の幅が広がると思います」と、LaKeel BIのさらなる活用に向けて意欲を見せていた。

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