市場の急激な変化に対応し、企業としての競争力を維持・強化するためには、業務を効率的に実施し、迅速で的確な経営判断を行うことが欠かせない。しかし企業規模が大きくなればなるほど、部門によって業務の取り組み方や利用するシステムが煩雑になっていたり、作業が前任者から引き継がれてきたという理由だけで、実は無駄な作業に時間をかけていたりと、非効率な業務が増えてくるケースも多い。現場が非効率・非統一だと、経営戦略の立案・実行にも多大な悪影響が生じてしまう。

これを解消すべく、多くの企業が業務改善(ビジネスプロセス管理)に取り組んでいるはずだが、果たしてそれは正しい手法で行われているのだろうか?

まず現状を知ること、そして業務改善を始めたら継続し続けること

目指すオペレーションの実現のために、ビジネスプロセスのPDCAサイクルを回し、継続し続けていくことが重要

当然のことだが、改善策を練るには、現状を把握する必要がある。社員のヒアリングやアンケート、業務構造図の作成などによって業務を見える化することで初めて、何がボトルネックになっているのか、どこを改善すればいいのか、何を優先させるべきなのかといった分析が可能となる。その結果をもとに改善した業務プロセスを作成し、それを現場に周知させたら、いよいよ業務改善計画が始まる。

ひとつ、忘れてはならないことは、業務改善は継続して行わなければ、一過性の効果しか得られないということ。プロセスの設計・共有化・モニタリング(効果測定)・さらなる分析改善というPDCAのサイクルを繰り返し行っていくことで、現場の効率化や経営戦略のスムーズな実現が進んでいく。最初から100％の計画は存在しないし、市場に変化が起これば、それに対応して業務プロセスも変化させる必要があるということだ。

ビジネスプロセス管理(BPM)に必要な機能を、シングルプラットフォームに網羅

業務改善を円滑に、そして継続的に実施していくために、市場にはそれをサポートする各種ソフトウェアやツールがリリースされているが、ここではオープンテキスト株式会社のプラットフォーム「OpenText Cordys」(以下、Cordys)を紹介しよう。

CordysはフレームワークにSOA(サービス指向アーキテクチャー)を採用し、複数の異なるシステムを一元化して扱うことができる。つまり社内の各部門が独自のシステムを起ち上げ、連携が取れていない場合でも、すべてを俯瞰できる環境が整う。

また業務プロセスの設定・管理と自動化、各種ルール定義など、BPMに役立つ機能が網羅されており、企業規模が大きくても、全社的に一貫した業務プロセスをつくったり、それを継続的に改善したりすることが容易になる。

これらすべての機能がひとつのプラットフォーム上に構成されているため、導入コスト、運用コスト、設備コストが抑えられるのも、大きなメリットだ。また各種エンタープライズ情報管理(EIM)ソリューションと組み合わせることで、その利用範囲は大きく拡がる。以下に活用例を4つ、採り上げよう。

OpenText Cordysのプラットフォーム構成

活用例1：プロセスと文書管理連携

決済・稟議などのプロセスでは、社内外で作成されたさまざまな関連文書を添付するケースが多い。文書管理ツールを活用していても、承認条件ごとの分岐をフローにしたり、細かい入力支援ができるユーザーインターフェース(UI)を新たに構築したりする作業は標準機能だけで行うのは困難なケースもある。ユーザーの要望を取り込んだシステムを実現させようとすれば、開発から始めなければならないということになりかねない。

オープンテキストでは、承認プロセスの作成にOpenTextのBPMソリューションを利用するという方法を提案している。詳細な業務プロセスを作成するのに長けたBPM機能で、承認プロセスやUIを実現し、共有以降のライフサイクル管理をECM(エンタープライズコンテンツ管理)で行うというものだ。ECMは標準的な文書管理機能のみならず、長期保管のためのアーカイブやレコード管理などを備えており、確実な承認管理を実施することができる。両者の得意分野を活かすことで、業務の手間や時間、ツール開発のコストなどを抑えることも可能となる。

簡単な操作で、複雑な業務プロセスを作成できる

活用例2：Notesリプレイス

「使い慣れてしまったNotesだが、今後も活用して行くには検討が必要」という声も、昨今しばしば聞かれる。例えば部門・部署ごとにNotes DBを構築してしまい、業務プロセスの一貫性が保てなくなっている、バージョンアップのコスト問題、基幹システムやWebシステムとの連携が取りにくい、などがその代表例だ。

これを解決するには、Notesが持つ各機能を、それを得意とする別のソリューションへ置き換えていけばいい。ポータル関連機能や文書管理機能はECMへ、ワークフローやアプリケーション関連はBPMへ…という具合だ。後は各機能に紐づく情報を整理・移行させることで新しい仕組みへと乗り換えられ、またBPMが得意とするプロセスの改善も実行できるようになることから、今後の運用面においても最適化が実現できるといえよう。

活用例3：グループ経営管理

M&Aなどにより世界各地にグループ会社や子会社、営業拠点が存在している企業の場合、それぞれで使用しているERPやフォーマットがバラバラなケースが多い。その結果、タイムリーな経営情報が収集できないという課題にもCordysが役立つ。さまざまなシステムと接続できるCordysに各地のシステムをつなぎ、データの整形やマージなどを行ってから出力すれば、統一された形でのデータをタイムリーに得ることができ、迅速な経営判断が行える。

また拠点ごとに業務プロセスがバラバラで、統制が効きづらい、効率化を進めにいという場合も、Cordysによりプロセスの統一化も図ることができる。本社がBPM機能で統一プロセスを書き、UI設計機能で統一されたUIを用意すればいい。後は各拠点がそれらを使って業務処理をすれば、世界中の拠点の業務プロセスが共通になる。拠点数が多くてもしっかりと業務をコントロールできる上、シェアードサービス化などによる効率アップにも有効だ。

統一されたインターフェースを全社的に利用することで、拠点が多くても、容易にプロセスの共通化を図れる

活用例4：企業間(B2B)連携

オープンテキストのグループ会社GXS株式会社では、企業間データ連携や統合、データのフォーマット変換などを行うサービス「OpenText Managed Services」をクラウド上で提供しているが、このサービスにCordysを組み合わせることで、企業間連携をより高度なものにすることができる。例えば各ユーザーの取引状況をブラウザから確認したり、自社から送信する情報に閲覧権限を設けたり、あるいはタイマー機能で送信を一時的にストップしたりといった柔軟な動きが取れるようになるため、サプライチェーンや企業間でのタイムリーな取引情報の交換が可能となる。

*　　*　　*

継続的な業務改善を円滑に進めていくためのシステム統合からプロセス管理、そしてEIMソリューションとの連携で、効率的なビジネスを支援する「OpenText Cordys」。アイディア次第で活用の幅が拡がるCordysは、ビジネスプロセス改善の成功の扉を開く鍵だと言っても過言ではないだろう。BPMに課題を感じておられる方は、Cordysを検討してみてはいかがだろうか。

お問い合わせ

オープンテキスト株式会社
Email:sales-jp＠opentext.com
※＠は半角に置き換えてください
http://www.opentext.co.jp/

[PR]提供：オープンテキスト