【有馬記念直前企画】“あれま!?記念 メール対応レース” 大量のメール処理に最適のツールとは

現在のビジネスにおいてメールは、一歩取り扱いを間違えれば致命傷にもなりかねない非常に重要なツールである。だが、毎日大量に届くメールを素早く適切に処理するのは非常に困難だ。一日、10件、20件レベルであれば、通常の業務の中でも対応することは不可能ではない。

だが例えば、企業の窓口となるお問い合わせ窓口や社内ヘルプデスクにおける「お問い合わせメール」、ネットショップにおける「受発注メール」、キャンペーンにおける「応募メール」や「当選メール」、そして採用時の「申込みメール」など、一日100件、200件レベルのメールを、ミスなくかつ迅速に対応するのは難しい。このような課題に対処する手段として注目されているものが「メール共有ツール」である。

本記事では、一般的なメールソフト代表「メールソフトO」、クラウドメールサービス代表「クラウドメールG」、そしてメール共有ツールを代表して「メールワイズ」を使った場合について、年末も差し迫ったこの時期ということで、 競馬の有馬記念に例えて分かりやすく比較し解説を行う。

【スタートから第1コーナーへ（距離100m経過:メール受信件数20件/日】
スタートダッシュは慣れ次第

メールの件数が少ないうちは、普通に届いた順から処理していけば問題なく対応できるはず。となると、プライベートでも使い慣れている標準の「メールソフトO」や、「クラウドメールG」の方が処理は早い。複数メンバーでメール対応をすることが前提の「メールワイズ」では、この段階では能力を十分に発揮できないか。

第1コーナー通過順位

1着メールソフトO（メールソフト）
2着クラウドメールG（クラウドメール）　ハナ差
3着メールワイズ（メール共有ツール）　　　頭差

【解説】
メール件数が少ない場合、対応速度は慣れが最も影響する。スタートして100mほど（受信件数20件程度）であれば、最も使い慣れていると思われる「メールソフトO」がリード。僅かに遅れて、近年普及が広がって利用者が増えている「クラウドメールG」が続く。一方、プライベートで利用されることはほぼ皆無な「メールワイズ」は、慣れという点ではやや不利か。

だがしかし、有馬記念の距離は2,500m。メール件数で例えれば200件超えの長丁場だ。よっぽどの出遅れでもない限り、スタート直後の位置取りはさほど影響しない。

【第1コーナーから第2コーナーへ（距離1,200m地点:メール受信件数50件/日】
早々に訪れる件数の壁

例えば人事部に1日50件の採用応募のメールが来た場合、その対応に1件あたり10分掛けるとすると必要な時間は約8時間半。このような状況になると一人で対応するのはかなり大変だ。「メールソフトO」は、このあたりで件数の壁がやってくる。CCやBCCなどによる処理で対応しようとしても、「誰が」「どの」メールに対応しているかの状況把握が難しくなり、対応漏れや二重対応などが発生しやすくなる。また単純ミスによる誤送信の可能性もあるのでセキュリティ面でも問題あり。

一方、チームで対応することが前提の「メールワイズ」は、断然使いやすく処理も早い。当然ミスも少ない。なお、「クラウドメールG」にも、メールを共有する機能はあるので、この数であればギリギリ対応は可能だろう。

第2コーナー通過順位

1着メールワイズ（メール共有ツール）
2着クラウドメールG（クラウドメール）　2 馬身
3着メールソフトO（メールソフト）　　　8馬身

【解説】
適正距離に例えると、「メールソフトO」は1,000m前後の超短距離馬(スプリンター)。「クラウドメールG」は2,000mをギリギリこなす中距離馬(マイラー)。そして「メールワイズ」は距離が延びれば延びるほど能力を発揮する長距離馬(ステイヤー)。

中山競馬場で例えれば、第2コーナーを過ぎた辺りが1,200m地点。通常の有馬記念であれば、各馬とも勝負どころに備えてスタミナ温存の段階。だが個人でメール対応することが前提の短距離馬「メールソフトO」は、既にスタミナ切れを起こしている状態。

「クラウドメールG」にはメールを共有するための手段があるため、この距離（一日50件程度）であればギリギリ対応は可能。ただ、これ以上になると徐々に厳しくなることが予想される。

一方、チームでメールを共有し対応することが前提の「メールワイズ」は距離（メール受信件数）適正の点で、他の2頭を一歩も二歩も凌駕する。そろそろ引き離しに掛かる段階か。

【第3コーナーからゴールへ（距離2,500m地点:メール受信件数200件/日】
もはや独壇場！適正の差は明らか

1日200件以上ともなると、これはもうチームとして対処しなければ処理は不可能だ。そもそも個人で利用することが前提の「メールソフトO」が、この件数に対応することはまず不可能。メールの共有が可能な「クラウドメールG」でも、かなり厳しい。

一方、大量のメールをチームで共有して処理をする使い方は、「メールワイズ」が最も得意とする部分。得意な条件が合致しているのだから圧勝するのも当然。中山競馬場名物の急坂も全く影響はない。

この3つでレースを実施する限り、結果は圧倒的な差となって現れることだろう。

結果

1着メールワイズ（メール共有ツール）
2着クラウドメールG（クラウドメール）　大差*
3着メールソフトO（メールソフト）　競争中止
*大差：着差が10馬身以上の場合

【解説】
チームで対応する場合に障害となるものは、担当の経験やノウハウによって対応速度が異なる点。単純に数で割り振ってしまうと、新人などが担当したメールは質が悪く対応も遅いなどのケースが発生する。更に、メールの数や対応する人数が増えると二重対応や対応漏れなどのミスが発生する確率が高まる。このような状況では日々の顧客対応もおぼつかない。

「クラウドメールG」は、チームで共有する術は持っているが、それを生かすための機能（テンプレート、処理状況の管理、担当者一覧など）が備わっていない。残念ながらラストの急坂(1日200件以上)を上りきる体力は残っていないだろう。

「メールワイズ」であれば、返答メールのテンプレートを共有化することで、新人でも品質を落とさずに迅速な対応が可能だ。更に、メールの処理状況や、内容の種別、担当者が一覧ですぐに分かるためミスも大幅に削減できる。そもそも通常のメールソフトで大量のメールを扱うことは、1,200mが得意な短距離馬に2,500mの有馬記念を走らせるようなもの。つまり、それだけ適正の差があるのだ。

なお、「メールソフトO」については、そもそも出走させること事態が間違い。 個々の端末にあるソフトで受信しており、そのままではメールを共有できない状況なため、担当者が急病などで出勤できない場合には対応そのものが不可能となる。ここまで来ると、騎手がレースを諦めて競争中止にするレベル。

競馬でもツールでも、その条件が得意なモノを選ぶのが勝利への近道

さまざまな場面において窓口となる共通メールアドレス。そこに届くメールの量は膨大な数に上る。企業として確実かつ迅速に対応するためにはチームとして対処しなくてはならない。そして、その時に重要となるものが「メール情報の共有化」である。

一般的なメールソフトやクラウドメールでは、複数人でメール情報を共有化する機能は備わっていない。大量のメールに対応し管理する能力は、メール共有ツールの方が圧倒的に適している。先に挙げた競馬の例で言えば、短距離専用の馬が長距離を走っても勝てるはずがないのと同じこと。その条件を得意とするツールを選択することが何よりも重要である。

なお、本記事における「メール共有ツール」は、サイボウズが提供している「メールワイズ」を参考にしている。メールワイズでは、1つのメールアプリケーションにつき10個のメールアドレスが受信可能。受信時にメールを自動的にフォルダ分けする機能、連絡事項などを記載するコメント機能、担当や対応状況の表示機能など、チームでメール対応を行う際に必要となる機能が一式揃っている。

さらに、CCなどによる誤送信を防ぐ一斉配信機能や利用頻度の高い返答文を登録するテンプレート機能など、ミスを防止し対応の品質を保つための手段も用意。問い合わせ窓口、ネットショップの注文受付、人事・採用通知、セミナー事務局、広報活動など、大量のメール処理が必要となるさまざまな場面で利用が広がっている。

なお、メールワイズの詳細については、以下のURLを参照していただきたい。 https://mailwise.cybozu.com/

（マイナビニュース広告企画）

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