第一回目、第二回目では、それぞれ「現場」「管理者」という視点からグループウェア導入の選定基準をポイント別に紹介してきた。そして、本連載の最後を締めくくる本稿では、経営者の視点から2つのポイントに分けて、選定基準を紹介しよう。

【第一回】現場視点でみる グループウェアの選定基準
【第二回】管理者視点でみる グループウェアの選定基準

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本稿で参考にしているサイボウズ社の「グループウェアの教科書」では、グループウェアの選定ポイントをはじめ導入に必要な準備、稟議における説得材料などを紹介している。

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企業である以上、最終的な目的は売上の向上である。グループウェアを導入したことがきっかけで、売上の向上につながった例は少なくない。では具体的に、どのようなグループウェアであれば、売上の向上につなげられるのだろうか。

Point6：社員がやるべき「業務」に注力できるか

日本国内においては、未だに社内システムのヘルプやサポートが情報システム部の業務だと捉えている人が多い。だが海外では、「ITを活用して営業部門や生産部門などを支援することで、売上を向上させる」ということが情報システム部の業務、という考え方が主流だ。

ITの活用による支援とは、例えばWebを利用したネット販売システムの提案や、SNSを活用したマーケティングの運営などが挙げられる。つまり、情報システム部が時間と手間ばかり掛かるユーザーのヘルプやサポート対応から解放され、「売上向上につながる施策」の実現に力を注ぐ存在になれば、売上向上につながる可能性は高まるはずだ。それを可能にするためには、情報システム部のサポートがなくても、ユーザーが直感的に使えるようなグループウェアであることがポイントとなる。

状況によっては、管理そのものを外部に委託することを検討しても良いだろう。なお、グループウェアの管理運用を外部に委託する際には、クラウドサービスを利用するケースが一般的になりつつある。さらに、クラウドサービスの運用も含めて外部に委託する場合には、SIパートナーをはじめとした委託先が代理決済を行えることも重要なポイントだ。

「多機能＝便利」は大間違い

世の中には様々なグループウェアが存在する。その中には、多機能を長所としている製品も多く、「いざという時に使える機能が揃っている方が便利」と考える人もいるかもしれない。だが、全てにおいてそうだとは限らない。

例えば、家電や携帯端末などでも、多機能になればなるほど便利さよりも使い難さを感じることがあるだろう。同様に、日常的に利用するグループウェアの場合も、たくさんの機能が使えることより、良く使う機能に絞って利用できる方が、使い勝手が良いものだ。

ただし、よく使う機能は、営業、経理、人事など、業務内容によって大きく異なる。だからこそ、ある程度の機能を備えた上で、使う人に合わせた機能の出し分けが設定できるグループウェアを選択することが重要なのだ。

サイボウズ Officeの場合、ユーザー単位で機能の適用を設定可能

Point7：活発なコラボレーションを生み出す仕組みが整っている

情報共有の重要性は誰もが理解していることだろう。だが、単純に掲示板やメーリングリストで情報を投げるだけでは、本当の意味で情報共有を実現していることにはならない。情報は、相手が受け取ってこそ意味があるもの。そのためには、情報が「しっかりと伝わる」ための仕組みが必要だ。

例えば、情報が届いたことを伝える通知、情報の優先順や既読・未読の表示など、その情報がどのような状態にあるのかが一目で分かることが大切となる。 必要な時に、必要な人全員に、必要な情報を提供する。このようにして共有された情報を中心にチームが有機的につながり、活発なコラボレーションが生まれる。それこそが、会社の売上向上につながる本当の意味での情報共有となるのだ。

「サイボウズ Office」情報共有画面

「スマートフォンユーザーしか参加できない」では意味がない

「サイボウズ Office」はスマートフォン、フィーチャーフォンでも利用可能
ビジネスを有利に進めるためには、素早い情報共有が必要となる。そのため、最近ではスマートフォンやタブレットなどでも利用できるグループウェアが増えてきている。

ちなみに、内閣府が発表したデータによると、スマートフォンの世帯普及率は54.7%（2014年3月末現在）である。つまり、まだ半分近くの人がスマートフォン以外の携帯電話（フィーチャーフォン）を利用していることになる(※)。

数年先は分からないが、少なくとも現時点においては、スマートフォン以外の携帯電話でも情報共有ができる仕組みが必要だ。そうでなければ、本当の意味でのモバイル対応とは言えないだろう。

※出典：内閣府「平成26年3月実施調査結果：消費動向調査」より

まとめ：売上アップにつながるグループウェアとは

  • 社員を本来業務に注力させるための仕組みがある
    ［必要となる機能・サービス］代理決済・機能のon/off
  • 活発なコラボレーションを生み出す仕組みが整っている
    ［必要となる機能・サービス］通知機能・フィーチャーフォンを仲間はずれにしないモバイル対応

グループウェアの教科書

これまで3回に渡り、グループウェアの選定について、3つの視点と7つのチェックポイントを挙げて解説した。これらの内容は、サイボウズが提供している小冊子「グループウェアの教科書」から参照したものとなっている。グループウェアの導入を検討している方は是非ダウンロードして目を通してほしい。読んで決して損はないはずだ。

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参考：グループウェアの教科書

【第一回】現場視点でみる グループウェアの選定基準
【第二回】管理者視点でみる グループウェアの選定基準


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