USBメモリや無料のファイル交換サービスでの業務データのやり取りに待った!

あらゆるビジネスシーンでさまざまなタイプのデータが用いられている現在、社内外を問わず、業務データをやり取りする機会が急激に増えている。とりわけスマートフォンやタブレット端末などの普及により、場所や時間を問わずに大容量ファイルを扱う必要性が高まりつつある。しかしながら、そうした社外とやり取りするデータの中には、機密情報が含まれるものも珍しくない。にもかかわらず、これらの業務データを気軽にUSBメモリや無料のファイル交換サービスなどを用いて授受してしまうケースがあとを断たず、情報漏えいやマルウェア感染といった深刻なリスクの温床にもなっている。

個人情報保護法や内部統制の強化により、企業や省庁、自治体などの法人に厳格なファイル管理が問われるなか、多くの法人では業務データの安全なやり取りの方法を模索している。そこで、こうした問題の解決策として推奨したいのが、大容量のファイルを安全に送受信するとともに、法人間でのセキュアなファイル共有も実現するソリューション「GigaCC ASP/OFFICE」だ。日本ワムネットが提供するこの法人向けのコミュニケーション型ストレージサービスを導入することで、ファイルと情報を世界中で安全に共有できるようになるのである。

セキュアかつ大容量なファイルの伝送と共有を実現

GigaCC ASP/OFFICEには、大きく3つの機能が備わっている。

1つ目は、「ファイル伝送」機能で、これにより機密性の高いファイルや、通常の電子メール添付では扱うことのできないような、GBクラスの大容量のファイルであっても、極めて安全に送受信することができるようになる。

ファイル伝送の送信設定画面。初めてでもすぐに利用方法がわかるインタフェースだ

2つ目の「ファイル共有」機能は、組織内外の関係者間で簡単に「共有フォルダ」を利用できるようにするものだ。フォルダごとやIDごとに細かい権限を設定することも可能である。

ファイル共有では、共有フォルダ内のファイルがひと目で一覧できる

そして3つめが「共有ノート」機能で、ファイル交換を用いたコミュニケーションを実現する。個々のユーザーだけが使う「マイブック」と、管理者が許可したユーザー間で共有できる「共有ブック」を提供し、ファイル共有に加えてコメント機能によって関係者間でのコミュニケーションを促す。

共有ノートを使うと、各ユーザーからのコメント(左)と、画像や動画などのビジュアルデータ(右)を組み合わせて、SNSライクなインタフェースを構築できる

これらの機能を利用する際、組織内及び組織外の利用者とサービスを提供するワムネットのデータセンター間の通信は、SSLによる暗号化が施されるとともに、データセンターのサーバ内も暗号化(AES)されるなど、非常に高いセキュリティが確保されている。さらにトレーサビリティを実現する履歴ログ管理機能も実装している。

また、より厳格なコンプライアンスを見据えた情報管理も支援する。「GigaCC ASP」のプレミアムプランからは、「上長承認機能」が標準で提供されており、ファイル伝送時に上長もしくはあらかじめ指定した特定の人の確認・了解がないと送信できない仕組みを構築できる。指定した上長に送信完了通知をCC通知することも可能だ。

さらに、大規模な法人向けの専用型サービスである「GigaCC OFFICE」では、前記の充実したセキュリティ機能に加え、メール誤送信防止ソリューションである「GigaCC MailChecker」との連携によって、ファイル授受・共有だけではなく、電子メールのセキュリティを飛躍的に向上することも可能だ。これらの充実した機能により、強固な情報漏えい抑止の仕組みを簡単に構築することができるのだ。

GigaCC ASP/OFFICEの3つの機能。それぞれをうまく使い分けることで、より効率的な情報共有を推進することができる

わかりやすいインタフェースで誰でもすぐに利用可能

GigaCC ASP/OFFICEは、インターネット環境とブラウザがあれば、マニュアルを見なくても直感的に利用できるようなわかりやすいインタフェースを備える。それではここで、実際の利用方法について簡単に説明しよう。利用者はまずログイン画面にアクセスして、IDとパスワードによる認証を行う。

上図は中国語のログイン画面。GigaCC ASP/OFFICEは、日英中の3カ国語に対応し、グローバルでのコミュニケーションをサポートする

ログイン後、ファイル伝送の場合は相手のメールアドレスや認証パスワード、受取期間、受取通知、返信用URLなどを設定する画面に切り替わる。返信用URLとは、ファイルを受け取った相手から、再び送信者に対してファイルの返信が必要な場合に、そのための適切な手段を送信者が提供できるというGigaCC ASP/OFFICEならではの機能だ。受信者は、受け取ったメールの本文に記された受取URLをクリックして、認証パスワードを入力したあとに受取画面へと進む。送信者からのメセージなどの内容を確認して、問題なければダウンロードボタンをクリックしファイルを入手する。

ファイル共有では、各ユーザーが共有フォルダにアップロードしたファイルをあらかじめ設定した権限に基づいて利用するための画面が表示される。ファイルにはコメントやメタ情報を登録することができ、これらの情報とファイルの登録期間、ID、ファイル名による簡易検索や絞り込みも行える。

ファイル共有の管理画面からは、それぞれのアカウントが属するグループを設定して、グループごとの権限設定も可能だ。営業部や総務部といった部署ごとに運用ポリシーを設ける場合に効果的な機能だといえる。

共有ノートの画面には、さまざまなユーザーのコメントとともに画像や動画が並ぶ、SNSのようなインタフェースを構築できる。プロジェクトごとにビジュアル要素を盛り込んで情報共有するなど、さまざまな利用シーンが想定できるだろう。

GigaCCは、クラウドサービスプランのGigaCC ASPと、専用ホスティングプランや、システム販売、ソフトウェア販売、システムレンタルプランで導入できるGigaCC OFFICEとして提供されている。ユーザ側のポリシーや、導入ボリュームに応じた適切なプランを選択することが可能だ。

なお、GigaCC OFFICEでは、Active Directryとの連携によって、社内アカウントとの認証連携もカスタマイズ機能として提供される。運用負荷軽減を目指すシステム管理者には喜ばしい機能といえよう。

GigaCC ASPでは、加速する中国ビジネスをバックアップする「香港ゲートウェイ」オプションも利用可能

また、GigaCC ASPでは、加速する中国ビジネスをバックアップする「香港ゲートウェイ」オプションを利用できる。中国国内からのトラフィックを香港ゲートウェイに集約することで、日中間での高速かつ安定したファイル送受信・共有環境が提供できるようになっている。

もはや組織外であっても、データのやり取りなくしては業務の遂行は難しい。であるならば、いち早くより安全かつ利便性の高いファイル交換の仕組みを構築することは、スムーズな業務の展開にもつながることだろう。そのとき、GigaCC ASP/OFFICEは有力な選択肢として浮上してくるに違いない。

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