独自の"見出し"を登録して、1クリックで書式設定できるようにする方法

今週は「スタイル」を使って文字や段落の書式を指定する方法を紹介する。何ページにもおよぶ長い文書を作成する時に欠かせない機能となるので、よく使い方を覚えておくとよい。スタイルを上手に使えるようになることが、Word上級者への第一歩となるはずだ。

スタイルとは?

これまでの連載でも紹介してきたように、Wordに用意されている文字や段落の書式を利用するとさまざまなデザインの“見出し”を作成することができる。ただし、その都度書式指定を繰り返すのはかなり面倒な作業であり、スムーズな文書作成を妨げる大きな要因にもなる。このような場合にぜひ活用したいのが「スタイル」である。

まずはスタイルの概要について説明していこう。以下の図は、フォントや文字サイズ、行間、段落罫線などの書式を指定して作成した"見出し"の例となる。

これまでの連載をよく理解していれば、特に問題なく上記の図のような"見出し"を作成できるだろう。とはいえ、"見出し"が登場する度に同じ書式を何回も指定するのは、それなりに面倒な作業となる。書式の指定内容を覚えていないと、書式が少しずつ変化してしまうかもしれないし、その都度書式を指定しているようでは文章の作成そのものがスムーズに進まない。

このような場合は、指定した書式を「スタイル」として登録しておくとよい。スタイルとは文字や段落の書式を1セットにまとめたもので、フォントや文字サイズ、文字色といった「文字の書式」をはじめ、行間やインデント、段落罫線などの「段落の書式」を1クリックで指定できる機能となる。

Wordで文書を効率よく作成するための最重要ポイントは、「スタイルを上手に活用すること」といっても過言ではない。スタイルの使用経験がない人もいると思うので、まずはスタイルの基本的な使い方から紹介していこう。

スタイルの適用

Wordには、いくつかのスタイルが初めから用意されている。これらのスタイルは、クリック1つで適用することが可能だ。例えば、段落に「表題」のスタイルを適用する時は、以下のように操作すればよい。

まず最初に、スタイルを適用する段落全体を選択する。

続いて「ホーム」タブを選択し、「スタイル」の領域にある「ドロップダウン」ボタンをクリックしてスタイルの一覧を表示する。今回は「表題」のスタイルを適用するので、この一覧の中から「表題」を選択する。

すると、選択していた段落に「表題」のスタイルが適用され、以下の図のように文字や段落の書式が変更される。

このように、簡単なマウス操作だけで文字や段落の書式を一括指定できるのがスタイルの特長となる。ただし、Wordに初めから用意されているスタイルは少しメリハリに欠けるようで、実用的なスタイルは意外と少ない。そこで、自分でスタイルを作成して利用する方法を紹介しておこう。

スタイルの作成

それでは、自分で指定した書式をもとに「新しいスタイル」を作成する方法を紹介していこう。この場合、最初の1回だけは自分で書式指定を行う必要がある。これまでの連載で紹介してきた例などを参考に、文字や段落の書式を指定する。書式をすべて指定できたら、その段落全体をマウスで選択する。

続いて「スタイル」の一覧を開き、「スタイルの作成」を選択する。

すると、以下の図のような画面が表示される。ここでは作成するスタイルの名前を入力し、「OK」ボタンをクリックすればよい。以上でスタイルの作成は完了となる。

スタイルの作成が済むと、スタイルの一覧に先ほど作成したスタイルが追加されているのを確認できる。

あとは、このスタイルを利用して他の段落(見出し)にも同じ書式を指定していくだけ。この操作手順は、Wordに初めから用意されているスタイルを適用する場合と同じである。段落全体を選択し、スタイルの一覧から「自作したスタイル」を選択すればよい。

このように、「書式の組み合わせ」をスタイルとして登録しておき、以降はスタイルを適用することで書式指定を済ませるのが効率の良いWordの使い方となる。「章見出し」や「節見出し」など、文書内で使用する書式を「スタイル」に登録しておくとよいだろう。これで、その都度書式を指定する必要がなくなり、文章の作成に集中できるようになる。

ちなみに、スタイルは文書ファイル(.docxファイル)に保存される設定となるため、作成したスタイルが他の文書に影響を与えたり、Wordそのものの設定が変更されたりすることはない。よって、気軽に試してみることが可能だ。まだスタイルを利用したことがない方は、実際にWordを操作しながらいろいろと仕組みを研究してみるとよいだろう。