今回は、印刷した文書を整理するときに役立つ「ヘッダーとフッター」について紹介する。前回紹介したタブと関連する部分もあるし、文書にページ番号を記す場合などには必須となる機能なので、必ず使い方を覚えておこう。

ヘッダー・フッターとは

ヘッダー・フッターとは、文書の上下にある余白部分のことで、文書の上部にある余白は「ヘッダー」、文書の下部にある余白は「フッター」と呼ばれている。『この領域を有効に活用しているか?』も、Wordの熟練度を計る一つの目安といえるだろう。

ヘッダー・フッターもユーザーが自由に編集できるスペースであるが、『すべてのページに同じ内容が記載される』ことが、本文スペースと決定的に異なる点となる。このため、ヘッダー・フッターには文書の本文を記すのではなく、文書を整理するための情報を記しておくのが一般的な使い方といえる。たとえば、「文書名」「作成者」「作成日」「ページ番号」などを記しておく。

ヘッダー・フッターの例

特にページ数が多い文書では、フッターに「ページ番号」を記載しておくと重宝する。ページ番号を記載しておけば、印刷した文書がバラバラになっても容易に整列できるし、文書内の一部分だけを印刷する場合も、すぐに印刷するページ番号を確認できる。ページ番号はごくごく簡単な操作で追加できるので、この機会にぜひ操作手順を覚えておこう。

ヘッダー・フッターへの文字入力

では、ヘッダー・フッターを編集する方法を紹介していこう。Wordの「挿入」タブには、ヘッダー・フッターを手軽に作成できるコマンドも用意されているが、癖のあるデザインが多く記載する内容も決められているため、ビジネス文書では少し使いにくいと思わる。それよりも基本的な編集手順を覚えておいた方が実用的だ。よって、「ヘッダー」や「フッター」といったコマンドの詳細は割愛する。

「挿入」タブに用意されている「ヘッダー」と「フッター」のコマンド

ヘッダーを編集するときは、用紙の上部にある余白をダブルクリックする。すると、ヘッダーの領域内にカーソルが移動し、ヘッダー/フッター ツールの「デザイン」タブが表示される。

ヘッダー領域をダブルクリックした様子

この状態でキーボードから文字を入力していくと、ヘッダーに記載する文字を入力できる。フォントや文字色などの書式は「ホーム」タブで指定すればよい。この手順は通常の文字を編集する場合と同じなので、特に戸惑うことないはずだ。

ヘッダーの文字入力と文字編集

「中央揃え」や「右揃え」で文字を配置したい場合は、タブを有効活用するとよい。ヘッダー・フッターの領域には、ページ中央やページ右端に文字を揃えるタブ位置が最初から設定されている。このため、「Tab」キーを押すだけで文字の位置を調整することが可能だ。タブを1つ入力すればページ中央に、タブを2つ入力すればページ右端に文字を揃えて配置することができる(タブの詳細については前回の連載を参照)。

ヘッダーの左右に文字を入力した場合の例

同様の手順でフッターを編集することも可能だ。フッターを編集するときは用紙の下部にある余白をダブルクリックして、カーソルをフッターの領域内へ移動すればよい。

フッターの編集

ヘッダー・フッターの編集を終えるときは、「デザイン」タブにある「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックするか、もしくはヘッダー・フッター以外の領域をマウスでダブルクリックする。これで、通常のWordの編集画面へ戻すことができる。

ページ番号を入力するには

この連載の冒頭でも述べたように、ヘッダー・フッターには「ページ番号」を記す場合が多い。ただし、単にページ番号をそのまま数字で入力しても上手くいかない。前述したように、ヘッダー・フッターに入力した文字は、すべてのページに同じ内容が記載される仕組みになっているからだ。たとえば、1ページ目のフッターに「1」と入力すると、2ページ目以降のフッターにも「1」が記載されてしまうのだ。これではページ番号としての意味をなさない。

ヘッダー・フッターにページ番号を入力するときは、「デザイン」タブにある「ページ番号」コマンドを利用する。ヘッダーにページ番号を入力するときは「ページの上部」、フッターにページ番号を入力するときは「ページの下部」の中から好きなデザインを選択すればよい。

ページ番号の挿入

また、ページ番号を挿入したい位置にカーソルを移動し、「ページ番号」→「現在の位置」→「番号のみ」でページ番号を挿入してもよい。すると、カーソルがあった位置にページ番号が挿入される。

カーソル位置にページ番号を挿入するコマンド

ページ番号の前に「P」の文字を追加したり、ページ番号の前後を「－」などの文字で飾ったりすることも可能だ。この場合は、ページ番号以外の文字をヘッダー・フッターにキーボードから入力し、ページ番号の部分だけを「ページ番号」→「現在の位置」→「番号のみ」で挿入すればよい。

この状態で「ページ番号」→「現在の位置」→「番号のみ」を選択すると…、

このようなデザインのページ番号を作成できる

日付を入力するには

ヘッダー・フッターに文書の作成日を記載しておきたい場合もあるだろう。こうしておけば、何度も文書を修正したときに、どのプリントが最新の文書であるかを容易に判断できるようになる。

今日の日付をヘッダー・フッターに挿入するときは、「デザイン」タブにある「日付と時刻」をクリックすればよい。すると以下のようなダイアログが表示されるので、この中から好きな表示形式を選択して「OK」ボタンをクリックする。これでカーソルがあった位置に日付を挿入できる。

「日付と時刻」ダイアログ

今日以外の日付を記載する場合は、そのままキーボードから年月日を文字で入力すればよい。

なお、「日付と時刻」ダイアログには「自動的に更新する」というチェックボックスも用意されている。これをONにして日付を挿入すると、Word文書を開くたびに日付が現在の日付に自動更新されるようになる。「文書を作成した日付」ではなく、「文書を印刷した日付」を記しておきたい場合などに活用するとよいだろう。

ヘッダー・フッターの位置を指定するには

ページ内におけるヘッダー・フッターの位置を上下に調整することも可能だ。ヘッダーやフッターに2行以上の文字を記載する場合は、ヘッダー・フッターの文字が本文スペースに近づきすぎないように、「デザイン」タブでヘッダー・フッターの位置を調整しておくとよいだろう。

ヘッダー・フッターの位置の指定