インボイス制度とは？今から知っておきたい実務の変化

2023年10月より、インボイス制度(適格請求書等保存方式)が開始されます。これは経理や総務などの管理部門、また、経営層だけが関わることではなく、むしろ実務においては販売部門、購買部門などの社員の方々がメインとなり、取引先とのやりとりや受領した請求書の項目チェックなどをしなければならない制度です。今回の連載では、インボイス制度の概要をわかりやすく解説し、読者の皆様の業務にどれくらいの影響があり、どのような事前準備や対応が必要になるのかをお伝えしていきます。

インボイス制度とは？

インボイス制度を一言で表すとすれば、「納税する消費税額を計算する際に必要となる新たなルール」です。消費税の基本的な考え方は次のとおりです。

たとえば企業や個人事業主などが国内でモノを仕入れた際には、消費税が含まれた金額を仕入先へ支払います。そして仕入れたモノを加工して製品を作り、自分たちが販売した際には、消費税が含まれた売上金額を受け取ります。そして一定期間が経過した後、受け取った消費税額と支払った消費税額のそれぞれの合計金額を相殺(これを仕入税額控除といいます)し、残った金額を消費税額として納付します。

• インボイス制度の概要

これまでは事務処理の負荷などに配慮して、比較的緩いルールの下で管理が行われていました。インボイス制度は、これらのルールをより厳格化し、明確な記録を残した証憑にだけ相殺を認めるものです。そのルールの要件を満たした証憑を「インボイス(適格請求書)」と呼びます。

• 現行とインボイス制度導入後の変化

現在は、仕入税額控除の要件を満たしているか否かにかかわらず、呼び方が変わることなく「あの請求書届いてる？」などとして、コミュニケーションを成立させている職場もありますが、インボイス制度適用後は、請求書を直訳した意味での「インボイス」と、インボイス制度における「インボイス」は、明確に区別するため注意が必要です。

インボイス制度開始後は、「インボイスとしての要件を満たした請求書」と「インボイスとしての要件を満たさない請求書」の2種類が存在することになり、仕入税額控除ができる請求書は「インボイスとしての要件を満たした請求書」のみになります。

• 従来とインボイス制度までの流れ

インボイス制度対応が必要な事業者とは？

インボイス制度への対応は、企業や個人事業主に強制されるものではありません。そのため、「インボイス制度に対応しない」という意思決定をすることもできます。

ただし、対応しないことによって、さまざまな不利益が発生する可能性があります。その具体的な内容は次回以降、順次お伝えしていきますが、インボイス制度は「得をするため」と考えるより、「不利益を回避するため」に対応が必要な制度だと認識しておくとよいでしょう。

インボイス制度に対応するには

インボイスを発行するためには、課税事業者(消費税を納付する義務のある事業者)である必要があります。そのため、現状、免税事業者(消費税を納付する義務を負わない事業者)の方々がインボイスを発行したい場合、まず課税事業者になる必要があります。

課税事業者として、税務署へ「適格請求書発行事業者」になるための申請を行い、「適格請求書発行事業者番号」を取得します。この「適格請求書事業者番号」は、必ずインボイスに記載しなければならないと定められている項目です。そのため、このような一連の手続きが必要になります。

• 「適格請求書発行事業者」になるまでの流れ

また、インボイス対応に関して、現在は「区分記載請求書等保存方式」と呼ばれる方式で、2023年10月1日から導入される「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」の適用までの間、経過措置がとられています。現在のこの方式では、受領した請求書を取引先との合意に基づいて、受領側で修正することも差し支えありません。

たとえば、「仕入税額控除が可能な要件を満たしていない請求書」を受領したとしても、受領した側で修正することで、その要件を満たすことも可能です。つまり相手方に負担をかけずに自社で仕入税額控除が可能な請求書を作成することが可能です。

• 現在は「区分記載請求書等保存方式」と呼ばれる方式で経過措置がとられており、期間中に申請を行うと2023年10月1日から課税事業者に切り替えができる

しかし、今後インボイス制度が適用された後は、取引先との合意があった場合でも、受領した請求書を自社で編集することは認められず、受領したそのままの状態で保存しなければなりません。

そのため、仕入税額控除ができる一定の要件を満たしているインボイスを遅滞なく発行してもらう必要があります。それが不可能な場合、その請求書はインボイスとは認められず、仕入税額控除ができなくなり、納税する消費税額がその分増えることになります。

また反対に、自らが「適格請求書発行事業者」となった場合には、取引先からインボイスの発行を求められた場合、速やかに応じて発行し、その発行した控えを保存する義務が生じます。

インボイスが「消費税の支払い根拠となる証明書」という側面を持つため、経理などの管理部門においても厳格な管理が重要になります。管理部門がインボイス制度に対応すべき具体的なポイントも次回以降お伝えしていきます。

取引先も含めたインボイス制度の積極的な事前準備や確認を

インボイス制度は、インボイスを「受領した側」が確認を行うことが前提になっています。そのため、自社内のインボイス対応を進めるのはもちろんのこと、仕入先などの取引先がたとえ課税事業者であったとしても安心はできません。

その取引先が「適格請求書発行事業者」であるかどうかをインボイス制度の施行前に確認しておくなど、積極的に事前準備や確認を進めることで、よりスムーズにインボイス制度への対応ができるでしょう。

このような制度改革は、つい社内の業務フローだけに目が行きがちですが、それだけではなく、取引先とのコミュニケーションを密に取り、今一度この機会にしっかりと関係性の構築に取り組んでいく必要があるのがインボイス制度です。

次回は、「おさえておきたい制度対応のポイント ～個人事業主編～」をお伝えします。