「Googleドライブ」のファイルアクセスをより簡単にする「ワークスペース」

「Googleドキュメント」のファルダ作成

Google Workspaceの中で、コンピューター作業の要となるファイルの管理、Windowsでいうところの「エクスプローラー」やMacでいうところの「Finder」の役割を果たしているのが「Googleドライブ」です。

「Googleドキュメント」などで生成した文書や「Gmail」に添付されたファイルなど、さまざまなファイルをGoogleドキュメント上に保存できるのはもちろんのこと、保存されたファイルを閲覧したり、他のツールから利用したりすることも可能で、Google Workspaceで作業をする上では欠かすことのできない存在といえるでしょう。

そのGoogleドライブは、Google Workspaceのアプリアイコンから「ドライブ」を選んで呼び出すことができます。起動すると「マイドライブ」、つまり自分の保存領域に保存されているファイルやフォルダの一覧が表示され、ファイルをクリックすればその内容を閲覧することができます。

先にも触れた通り、Google Workspaceの他のツールで作成・保存したファイルはマイドライブの「ファイル」に表示されますが、ファイルが増えすぎるとどこに何のファイルがあるのか分からなくなってしまうので、フォルダを使ってファイルをまとめておくのがいいでしょう。

フォルダを作成するには「フォルダ」または「ファイル」の部分でマウスを右クリックするか、画面上部の現在開いているフォルダ名の「▼」をクリックしてから「新しいフォルダ」を選びます。

続いてフォルダ名を入力し、「作成」をクリックすればフォルダを作成できます。

作成したフォルダにファイルを移すには、ファイルを直接フォルダにドラッグします。複数のファイルを一度にフォルダに移動したいなら、複数のファイルを選択した後にドラッグすればOKです。

これら一連の操作を見ると、インタフェースこそ違えどパソコンのファイル管理ツールと同じ感覚で利用できることが分かるでしょう。しかし、Googleドライブには独自の便利な機能もいくつか用意されています。

中でも目的のファイルに簡単にアクセスできるようにするものがGmailなどでおなじみの「スター」機能で、Googleドライブではファイルにスターを付けることが可能となっています。実際にスターを付けるには、ファイルの上で右クリックした後に「スターを追加」を選びます。

あとは左ペインから「スター付き」をクリックすることで、スターを付けたファイルにアクセスすることが可能です。なお、スターを外したい場合は同じようにファイル上で右クリックした後、「スターを削除」を選んで下さい。

「ワークスペース」を活用する

Googleドライブにはもう1つ、「ワークスペース」という指定のファイルにアクセスしやすくする機能が用意されています。これはある意味スターに近いものですが、フォルダのように1つのワークスペースに複数のファイルを登録しておけることから、用途に応じたワークスペースを作成しておくことで、業務やプロジェクト毎に必要なファイルにアクセスしやすくなるのが大きなメリットと言えるでしょう。

ワークスペースを作成するにはまず、Googleドライブの左ペインから「候補」を選んだ後、「ワークスペースを作成」をクリックして下さい。

続いてワークスペースの名前を入力し、「作成」をクリックすればワークスペースを作成できます。

作成直後の状態ではファイルが登録されていないため「ファイルを追加」をクリックし、右ペインに表示されるファイル一覧画面から登録したいファイルを選んで「挿入」をクリックして下さい。

あとはGoogleドライブの左ペインから「候補」をクリックすると、作成したワークスペースとそこに登録されているファイルの一覧が表示されるようになります。各ワークスペースに登録されているファイルをクリックすれば、そのファイルを直接開くことも可能です。

なお、ワークスペースに登録したファイルを削除するには、削除したいファイルを右クリックした後に「ワークスペースから削除」をクリックします。また、不要になったワークスペースを削除したい場合は、各ワークスペース右上のメニューをクリックして「ワークスペースを削除」を選択します。いずれの操作をした場合も、元のファイルが削除される訳ではないので安心して下さい。