Googleカレンダーの「予定」と「タスク」で日々のスケジュールを管理

Googleカレンダーの基本

連絡先と同様、ビジネスに欠かせないのがスケジュール管理ですが、Google Workspaceでのスケジュール管理に用いるツールは「Googleカレンダー」です。Googleカレンダーではスケジュールを登録して管理するだけでなく、他のユーザーとのスケジュール共有ができたりするなど、多彩な機能で予定の管理をしやすくなっているのが特徴です。

GoogleカレンダーはGoogleアプリ一覧から「カレンダー」を選んで起動します。起動すると予定の一覧画面が表示されますが、右上のボタンをクリックすることで「月」「週」「日」などさまざまな種類の表示に変更可能ですので、好みに合わせて表示を変えて利用するのがいいでしょう。ちなみに登録された予定をまとめて確認したい場合は、「スケジュール」を選んで下さい。

予定の登録方法は、左上の「作成」ボタンを押すか、カレンダー上で予定を登録したい日時を選んでクリックするかの2つの方法がありますが、後者の方が指定の日時に予定を登録しやすいので便利です。

登録できる予定にはプランによって違いがあり、全てのプランで利用できるのが「予定」と「タスク」の2つ。「予定」はその名前の通り、指定した日時の予定やイベントを登録するもので、他のメンバーと共有することも可能です。

簡単な予定であれば、タイトルと日時、場所などを指定して「保存」を押せば登録できます。「説明または添付ファイルを追加」を選んで詳細な情報を書き加えたり、Googleドライブからファイルを選んで添付したりすることも可能です。

また「ゲストを追加」に他のユーザーの名前やアカウントを入力することにより、予定に参加するユーザーと予定を共有することもできます。ゲストを追加して「保存」を押すと下のようなダイアログが現れるので、「送信」をクリックして下さい。

すると招待したメンバーにメールで予定が通知され、Googleカレンダーにも共有した予定が登録されています。自分が招待された場合は、その予定をクリックすると詳細内容が表示されるので、「はい」「いいえ」「未定」で参加の意思表示をしましょう。

さらに右下のボタンを押すことで「メモを追加」でコメントを残したり、無料版/Indivisual以外のユーザーであれば「新しい予定を提案」したりすることも可能。会議の内容や予定を調整するのに活用するとよいでしょう。

タスクの登録と「ToDoリスト」

そして、もう1つの標準機能となるのが「タスク」です。これはやるべきこと(タスク)を登録しておき、終わったら消していくことでタスクを管理する「ToDoリスト」の機能です。

タスクを登録するには予定の作成画面から「タスク」を選び、タスクを終わらせたい日時とその内容を記述し、後述するタスクリスト(標準では「マイタスク」)を選んで「保存」をクリックします。

カレンダー上の指定の日時にタスクが表示されるので、タスクが終了したらそのタスクをクリックしてから「完了とする」を押せばOKです。

しかし、タスクをより便利に活用するには、サイドパネルのタスク機能を使う必要があります。Googleカレンダーの左側にあるサイドパネルから、「ToDoリスト」のアイコンを選んでクリックして下さい。

Googleカレンダーに登録されているタスクの一覧が現れるので、タスクの左側にある「〇」を押してタスクを完了させられるほか、右側にあるメニューボタンをクリックすることで、タスクの中に「サブタスク」を作成することも可能です。例えば「プレゼンを作る」というの中に「資料を集める」「文章をまとめる」「作成する」というようにタスクを細分化して管理すれば、より作業の進行が把握しやすくなるでしょう。

また、一番上のタスクリストをクリックすることで、標準の「マイタスク」以外のタスクリストを作成することも可能。複数のプロジェクトの作業を同時に進めている時のタスク管理などに役立つのではないでしょうか。