インフォテリアは10月26日、同社の業務用モバイル端末向けコンテンツ管理システム「Handbook（ハンドブック）」を平田機工が採用したと発表した。

Handbookは、文書や表計算、プレゼンテーション、画像、音声、動画などの電子ファイルをクラウド上に保存し、タブレット端末での閲覧を可能にするソフトウェア。閲覧者ごとの配信設定や、端末紛失時の情報漏えいを防ぐ機能など、ビジネス利用を意識した機能を搭載する点を特長とする。

平田機工の経営会議では、最大約200ページの会議資料を参加者一人一人に配布するために、会議の都度、約8名の担当者が資料の収集・印刷・ホチキス止めの作業を行っていた。だが、1度の印刷枚数が4,000枚に及ぶこともあり、紙の購入費用だけでなく、準備工数の負担や、出来上がった資料の保管コストが問題となっていた。

そこで同社は2012年、タブレット端末の導入とHandbookによる会議資料のペーパーレス化を決定。Handbookの採用にあたっては、セキュリティレベルの高さと直感的に操作できるユーザーインタフェースが決め手になった。導入後は、役員約20名が参加する経営会議をはじめ、取締役会、四半期報告会、各事業部の報告会などへの普及を推進し、現在では全ての主要会議がペーパーレス化されたという。

電子化された会議資料の例

Handbookの利用イメージ

会議資料はHandbookへ登録するだけで参加者間で共有できるため、準備工数が大幅に軽減されたほか、紙コストはゼロとなり、ファイリングや収納スペースの確保も不要になったとしている。