メールは"道具"なのです

フェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションが重要なのは言うまでもありませんが、業務上のコミュニケーションの中核として重要な役割を果たしているのは、やはりメールではないでしょうか。にもかかわらず、わかりにくい文章表現がトラブルの原因になったり、感情面であらぬ誤解を生んだりと、ビジネスの現場でのメールについては、あまり良い話を聞きません。

筆者も「直接話せばいいことまでメールで済ませようとしている」というように、メールが原因となって不満や怒りを感じている人の話をよく聞きます。ともすると「メールが悪い」と考えてしまいがちですが、これはメールが悪いのではなく、「使い方がわからないままメールを使っている人」が悪いのです。メールはあくまで"道具"です。免許制度などはありませんが、極端に言えば「免許を持たずに車を運転している」人が多いために、様々な問題を引き起こしていると言えます。

教えるための判断基準

自分が書いているメールに自信がありますか? 伝えたいことを伝え、感情的なマイナスを避け、共感できる関係性を築けるメールを書けていますか? ここまで言うとと自信を持って「大丈夫」と言える人は少ないと思いますが、リーダー的な立場の人なら、ある程度の自信はあるでしょう。問題は、あなた自身がどのようにして「わかりにくい」「感情を逆撫でする」メールを送ってくる部下やスタッフなどの相手を指導するのかということです。

社外研修などを受けさせるのもいいかもしれませんが、実際には日常の業務の中であなた自身が指導しなければならないケースが多いはずです。とはいえ、何らかの明確な判断基準がないと指導もしづらいと思います。そこで、次回、すぐに現場で使えるヒントを提供しましょう。

執筆者プロフィール

佐藤高史 (Takashi Sato)
株式会社コラージュ代表取締役。ビジネスコンサルタントとして人事教育・研修プログラムを数多く開発。著書「最強のプレゼンテーション完全マニュアル」(あさ出版)。

『出典:システム開発ジャーナル Vol.3(2008年3月発刊)』
本稿は原稿執筆時点での内容に基づいているため、現在の状況とは異なる場合があります。ご了承ください。