RPAとペーパレス化の推進による真の業務自動化

前回は、ペーパレス化を実現するソリューションの要素と評価のポイントについて説明しました。今回は連載の最後として、特定業務のクラウド化ソリューションと、RPAとペーパレスによる自動化の実現について紹介します。

特定業務のクラウド化ソリューション

契約や経費精算の電子化(ペーパレス化)については、2000年前後からソリューションが登場しました。これは、e-文書法や電子帳簿保存法といった法律が整備され、もともとあった紙中心のプロセスを電子化できるようになったからです。ただし、当初は法的制約も多々あり、円滑に電子化が進んできたとは言い難い状況でした。

このような潮流は、近年実施された電子帳簿保存法の改正や、新しいクラウドサービスの台頭を受け、変化してきています。それでは、具体的に特定業務(契約、経費精算)を電子化するクラウドソリューションを紹介します。

契約(eシグニチャ)

実は、日本における電子契約の歴史は古く、2001年に制定された電子署名法が大きく関わっています。電子契約に電子署名を使用して、署名の本人性と文書の非改ざん性を担保することで、真正な合意形成を立証するといった手法が日本でも始まりました。

しかしながら、電子署名法に準拠するには、すべての契約当事者が、認定・特定認証事業者といった機関から、電子証明書の発行を受ける必要があり、その発行手順が煩雑かつ費用が発生するという要因により、一般的な普及が進みませんでした。

そんな時代が長らく続いてきましたが、近年では電子証明書の取得を契約当事者に強要しないクラウドサービスが台頭してきたこともあり、電子契約が再度脚光を浴びています。

まず、電子証明書の取得を強要しない電子契約サービスは、どのような形で合意形成の真正性を担保しているのでしょうか。JIIMAの電子文書信頼性向上プロジェクト中間報告では、電子署名以外の方法による真正な成立の証明という形で、以下のような記載があります。

“真正な成立の証明は、電子署名以外の方法でも可能である。たとえば、文書情報マネジメントシステムにおいて、不正な変更や削除を防止する仕組及び規定があり、これらによる運営が行われていることが示せれば、真正な成立を証明できる可能性がある。特に、システムが、訴訟の当事者と利害関係のない第三者により運営されていれば、運営者をいわば目撃証人に相当するものとして、真正な成立を証明することに大きく寄与するものと考えられる。また、完全な第三者でなくても、通常の業務の一環として専門の担当者が管理している場合(社内システム部門や委託先事業者の場合など)にも、相当な証明力があると思われる。"

つまり、電子証明書を使用した電子署名を利用しなくても、契約当事者が合意形成に携わった、合意形成後の文書が改ざんされていないといったことを保証する仕組みをシステムが有し、それを担保することができれば、電子署名を用いない方法でも合意形成の真正性を立証できるといった見解となります。このように、第三者としてシステム的に合意形成の真正性を担保するソリューションとして代表的なクラウドサービスを以下に記します。

• アドビサイン (電子署名法に準拠した合意形成もオプションでサポート)
• クラウドサイン
• ドキュサイン (電子署名法に準拠した合意形成もオプションでサポート)

一方、日本の電子署名法に準拠した形式の電子契約サービスを提供する代表的なクラウドサービスは以下となります。

• アグリー (GMO)
• エビデモン (セイコーソリューションズ)
• コントラクトハブ (新日鉄住金ソリューションズ)
• セコム安心エコ文書サービス (セコムトラストシステムズ)

経費精算

続いて経費精算の電子化について紹介します。昨今、経費精算の電子化が活況を呈してきているのは、電子帳簿保存法の改正が大きく寄与しています。電子帳簿保存法は、1998年に制定されて以来過去2回の改正が実施されました。

2005年の改正では、e-文書法の施行に伴い、新たに国税関連の書類(経費精算関連書類含む)の電子ファイルでの保存が認めらました。しかしながら、紙で発行された領収書などを電子化するスキャナ保存の対象金額が「3万円未満」だったという点と、電子化に電子署名が必要だったため、一般的な普及は進みませんみでした。

この状況が大きく変化したのは、2015/2016年に行われた改正です。この改正で、スキャナ保存の対象が3万円以上のものも認められ、電子署名も不要となりました。またスマートデバイスを利用した読取りも許容されましたが、領収書などの不正利用(重複利用)を防止するため、速やかにタイムスタンプを付与する必要があります。この規制緩和を機に多くのクラウド経費精算ソリューションが台頭してきています。その代表的なサービスを以下に記します。

• Concur Expense
• ジョブカン経費精算
• Dr.経費精算
• freee
• MFクラウド経費
• 楽楽精算
• らくらく旅費経費.net
• 旅費交通費精算Web
• Workcloud

RPA(Robotic Process Automation)ツールとペーパレスによる真の自動化

最後に、昨今時代をにぎわしている、RPAツールについて紹介しましょう。RPAは主にホワイトカラー業務の効率化・自動化に的を絞ったソリューションで、特に日本市場では、人が実施していたデスクトップ上の作業を補完するツールとして多くの注目を集めています。

RPAの台頭前は、デスクトップ上の作業を効率化するには、利用しているアプリケーションやシステムを見直し、デスクトップ上の作業を軽減化するような新たなソリューションの開発が必要で、大規模大な投資が必要でした。それゆえに、プロセスに携わる人の作業を、端末側だけで自動化できるRPAの出現は、企業のIT投資にも大きな影響を与えています。RPAの代表的な製品を以下に記します。

• Automation Anywhere
• BizRobo!
• BluePrism・NICE
• Pega Robotic Automation
• UiPath
• WinActor
• WorkFusion

ただし、RPAでも扱えないものがあります。それは、紙での業務です。もし、デスクトップ業務のプロセスに一部でも紙の処理が入っていた場合、RPAでも完全な自動化を実現できません。つまり紙ベースの業務プロセス自体を変えていく必要があるのです。

つまり、RPA + ペーパレス化 (紙ベースのワークフローや合意形成のデジタル化)によって、業務のデジタル化、完全な自動化を実現できるのです。実際に、RPAの導入と同時にペーパレス化にも取り組み、業務プロセスの完全自動化を実現し、大きな効果を上げている企業も増えてきています。

このようにペーパレス化の推進と、RPAも含めた適切なツールを組み合わせることにより、日本で課題となっている、ホワイトカラーの生産性を改善することができ、今後の労働人口減少や、企業が直面している限定的な働き方の問題の解消に役立てることができるはずです。

本連載では、複数回に別けてペーパレス化の現状やメリット、それを実現するソリューションについて解説してきました。いまこそ、紙中心のビジネスプロセスを見直してペーパレス化プロセスへシフトするタイミングではないでしょうか。