今回は、デスクトップアプリのMicrosoft OutlookでのTeams会議予約を紹介します。最新版のデスクトップアプリ版Outlookでは、Teamsの連携アドインを装備しました。なお、Microsoft 365のライセンスのうち、Business Basicプランはクラウドサービスのみの提供となるため、デスクトップアプリ版Outlookを含んでいません。その場合でも、Microsoft Office Home & Business 2019やMicrosoft Office Personal 2019などの他のパッケージのMicrosoft Outlookに、Microsoft 365のユーザーをメールアカウントに登録してデスクトップ版Outlookを使えます。

Teams会議予定の作成

デスクトップ版Outlookを起動して、予定表を開いてください。

(1)予定表ボタンをクリックして、予定表を開く。
(2)リボンにある「新しいTeams会議」ボタンをクリックし、予定作成ウインドウを開く。
(3)予定を作成せずにすぐにTeams会議を開始するときにクリック。

  • 予定表ですぐにTeams会議を開始するときにクリック

「今すぐ会議」ボタン（3）をクリックすると、Teamsを起動して、会議の参加画面になります。

ただし、複数のMicrosoft 365アカウントを使い分けている場合は、あらかじめOutlookもTeamsも同じユーザーでサインインしておいてください。

OutlookはTeamsのユーザーアカウントまでは制御しません。OutlookとTeamsで別のユーザーでサインインしているとき、OutlookからTeamsを起動すると、Teamsは別のユーザーアカウントのまま会議に参加してしまいます。

予定作成ウインドウは次のようになります。

(4)会議件名の入力。
(5)必須参加者のユーザー名を入力。Microsoft 365のユーザー名（メールアドレス）を入力するか、左側の「必須」ボタンをクリックして、Active Directoryや連絡先から検索して選択する。
(6)任意参加者のユーザー名を入力。左側の「任意」ボタンをクリックして、ユーザーを選択することもできる。
(7)会議の日時を入力。
(8)会議室欄には自動的に「Teams会議」と表示。
(9)必要に応じて会議の内容を追加入力。
(10)「送信」をクリックして、予定を作成し、参加者にメールを送信

  • 予定作成ウインドウ

「場所」を変更しないように注意してください。

また、内容（本文）に自動的に記載されている内容も、削除しないようにしてください。会議に参加するためのURLなどのコンテンツが含まれています。編集するときは、文章を追加するだけにとどめます。

以上の操作で、Teams会議用の予定を作成できます。

(11)Outlookに新しい予定を作成した。

  • Outlookに新しい予定を作成

もちろん、Teamsのカレンダーとも連携します。

招待を受けた会議参加者

会議参加者には招待メールが着信します。会議への出欠を応答してください。

(1)招待メールの「出欠確認」ボタンをクリックして　、出席、欠席などを応答する。

  • 招待メールの「出欠確認」ボタンをクリックして　、出席、欠席などを応答する。

会議オプションの活用

会議の予約を作成するとき、会議オプションを設定してロビーの迂回の有無などを設定できます。

予約作成時、前述の予約作成画面から、オプションの設定画面を開いて下さい。

(1)予約作成画面で「設定」ボタンをクリック。
(2)「会議オプション」メニューをクリック。

  • 「会議オプション」メニューをクリック

(3)各種オプションを選択設定。
(4)「保存」をクリック。

  • 会議オプション

ロビーとは、参加時に主催者の許可を待つ一時待機状態を言います。ロビーを迂回する（ロビーを使用しない）場合、参加者が参加操作をするとすぐに会議参加状態になります。ロビーを使用するときは、参加操作をするといったん待機状態となり、会議主催者が参加許可の操作をして、初めて会議に接続します。

ロビーを迂回するかどうかについては、全員迂回、組織内のユーザーだけ迂回（ゲストユーザーはロビー待機）など、設定できます。

また、発表者を制限したり、出席者のマイクやカメラの使用を制限することで、双方向の会議だけで無く、ウェビナー方式にしたり、あるいは、会議参加者と傍聴者を分けたりできます。

会議のキャンセル手続き

参加登録した会議予約をキャンセルするときも、Outlookの予定表からキャンセルできます。

(1)予定表で、キャンセルしたい会議の予定を右クリック。
(2)「会議のキャンセル」メニューをクリック。

  • 「会議のキャンセル」メニューをクリック

(3)「キャンセル通知を送信」ボタンをクリックし、会議への参加予定をキャンセル。

  • 「キャンセル通知を送信」ボタンをクリックし、会議への参加予定をキャンセル

主催者にキャンセル通知を送信すると同時に、予定表から予定を削除します。