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共有フォルダーの表示をカスタマイズ

今回は、Microsoft Teamsの共有フォルダーの表示のカスタマイズについて紹介します。Teamsの共有フォルダーの開き方、使い方については、連載20回、連載21回、連載22回を参照してください。

(1)共有フォルダーのページの現在表示しているビューをクリック。初期設定では「すべてのドキュメント」になっており、また、ウインドウサイズが小さいときは「…」（他の操作）メニューの中に隠れていることもある。
(2)表示レイアウトの変更メニューをクリックして選択。

  • 表示レイアウトの変更メニュークリックして選択

Teamsでは表示スタイルを「ビュー」と呼びます。初期設定は「すべてのドキュメント」の「リスト」になっていて、共有フォルダー内のフォルダー、ファイルを一覧表示します。

リスト以外のメニューの内容を、以下に紹介します。

圧縮モード

「圧縮モード」は基本的にリストと同じ一覧表示ですが、行間が狭く、同じ高さのウインドウでもより多くのファイルを表示します。ファイル数が多いときは圧縮モードで表示するといいでしょう。

  • 圧縮モード

タイル

「タイル」では、フォルダーやファイルを大きなアイコンで表示します。Windowsのフォルダーの「大アイコン」表示と同じ感じです。Microsoft 365が標準対応する画像形式の場合は、ファイルの内容をサムネイル（縮小）表示するので、何のファイルなのか視覚的にわかりやすくなります。

  • タイル

ビューに名前を付けて保存する

現在表示しているビューに名前を付けて、新しいビューとして保存します。

(1)ビューメニューをクリック。（初期設定では「すべてのドキュメント」）
(2)「ビューに名前を付けて保存」をクリック。

  • ビューに名前を付けて保存をクリック

(3)ビューの名前を入力。
(4)パブリックビューにするとき、クリックしてチェックボックスをオンにする。
(5)「保存」をクリックして保存。

  • 「保存」をクリックして保存

パブリックビューにすると、他のユーザーもこのビューを使用できるようになります。パブリックビューのチェックボックスをオフにしたときは、作成した本人しかこのビューを使用できません。

(6)作成したビューが、ビューの選択メニューに表示されるようになった。

  • 作成したビューが、ビューの選択メニューに表示される

SharePointでビューの詳細カスタマイズ

TTeamsの共有フォルダーは、SharePointによって実現されています。SharePointのカスタマイズメニューを使用することで、Teamsの共有フォルダーのビューを細かくカスタマイズできます。

(1)ビューメニューをクリック。（初期設定では「すべてのドキュメント」）
(2)「現在のビューの編集」をクリックして、SharePointの「設定・ビューの編集」ページを開く。

  • 「現在のビューの編集」をクリック

(3)SharePointの「設定・ビューの編集」ページでは、設定可能な項目が分類されてメニューとして表示されている。詳細は次の画面で紹介する。
(4)設定の変更を修正したら、「OK」をクリックして変更した内容を保存する。

  • 設定の変更を修正したら、「OK」をクリックして変更した内容を保存

上の画面の(3)のメニューでは、メニュー名の前に「＋」または「－」マークが表示されています。「＋」をクリックすると、折りたたんで隠れている具体的な設定項目を表示します。「－」をクリックすると、表示している設定項目を折りたたみます。

(5)「＋」をクリックして、折りたたまれているメニューを展開。
(6)展開したメニューで詳細設定を行う。

設定を終えたら、ページを最下部までスクロールするか、「－」ボタンで設定メニューを折りたたんで、(4)の「OK」ボタンをクリックしてください。

設定メニューは以下の通りです。 アイテムとは共有フォルダー内に作成・保存したフォルダーやファイルのことです。

メニュー項目 設定内容
列 一覧に表示する項目を選択。初期設定で、ドキュメントアイコン、アイテム名、更新日時、更新者を表示する。
並べ替え 表示するときに並び替える基準を設定する。初期設定ではアイテム名順。
フィルター 表示するアイテムの絞り込みを設定する。初期設定ではすべてを表示。
表形式で表示 アイテムに、アイテムを選択するためのチェックボックスを表示する。
グループ化 作成者、ドキュメントの種類など、条件によってアイテムを分類、グループ化して表示する。
集計 設定した条件でアイテムを集計して総数を表示する。
スタイル ビューの表示スタイルを選択する。
フォルダー フォルダーをフォルダーとして表示するか、すべてのアイテムを一覧表示するか選択する。
アイテムの制限 一度に表示するアイテム数の制限を設定する。
モバイル モバイル端末からのアクセスの許可、不許可を設定する。

このように、Teamsの共有フォルダーはあくまでSharePointの共有フォルダーの一部であるため、深く使い込んでいこうとすると、SharePointのメニューを使用しなければなりませんし、SharePointの知識が必要になってきます。 なお、OneDrive for Businessも同様に、SharePointの共有フォルダーで実現しています。