Teamsの共有フォルダーのファイルを操作

Microsoft Teamsの共有フォルダー「ファイル」

前回に引き続き、Teamsの共有フォルダーを紹介します。

共有フォルダーに作成または保存したファイルに対する操作を紹介します。Teamsの共有フォルダーを開く方法、共有フォルダーのファイルを開く操作については、前回の記事（連載第20回）をご覧ください。

(1)操作したいファイルのファイル名右側にある「…」（アクションの表示）ボタンをクリック。
(2)ファイルのアクションポップアップメニューから、目的の操作メニューをクリック。

• 目的の操作メニューをクリック

「開く」以外の操作メニューの内容を以下に紹介します。

それぞれ、メニューをクリックした次の画面から紹介します。

「リンクをコピー」メニュー

このファイルを開くためのURLをコピーします。このファイルにアクセス許可を持つユーザーは、URLをWebブラウザのアドレスバーに入力することで、ファイルを開くことができます。

(1)ファイルをMicrosoft Teamsで開くためのURLを選択する。
(2)ファイルをSharePointで開くためのURLを選択する。
(3)選択したURLをクリップボードにコピーする。

• 選択したURLをクリップボードにコピーする

メール、Teamsのメッセージ等、必要な箇所にURLを貼り付けて利用してください。

TeamsまたはMicrosoft 365にサインインしていない状態でこのURLにアクセスすると、サインインを求められます。

Teamsの共有フォルダーは、OneDrive for Businessと同様、Microsoft 365のSharePointのサービスで実現しています。言ってみれば、SharePoint共有フォルダーのカスタマイズ、Teamsスタイルといったところです。そのため、Teams共有フォルダーは、Teamsだけでなく、SharePointで開くこともできます。

「これをタブで開く」メニュー

Teamsのチャネル画面に新しいタブを追加登録して、ファイルを開きます。以後、タブをクリックするだけでこのファイルを開くことができます。

(1)「投稿」「ファイル」「Wiki」などの既定のタブに加えて、新しいタブが追加された。
(2)ファイルをTeamsで開いて編集画面になった。

• ファイルをTeamsで開いた編集画面

追加したタブの操作は以下の通りです。

(3)タブ右側の「v」をクリックする。
(4)タブに関するメニューが表示される。

• タブに関するメニューが表示される

メニューの機能は以下の通りです。

「設定」メニューをクリックすると、次の画面が表示され、タブをクリックしたときに開くファイルを変更できます。

(5)タブをクリックしたときに開くファイルをクリックして選択。
(6)「保存」をクリックして、この設定を保存する。

• 「保存」をクリックして、この設定を保存する。

なお、タブに割り当てるファイルを変更しても、タブ名はそのままです。タブ名を変更するには、前述の「名前の変更」メニューで変更する必要があります。

「上部に固定」メニュー

ファイルのアイコンをファイル一覧の上部に固定表示します。 ひときわ大きなアイコンで表示し、また、プレビュー可能であれば、ファイルの内容をプレビュー表示したアイコンで表示します。

(1)ファイル一覧上部の位置に固定表示したファイルアイコン。

• ファイル一覧上部の位置に固定表示したファイルアイコン。

固定位置表示を解除するには次のようにします。

(2)固定位置表示を解除したいアイコンのファイルを、マウスの右ボタンでクリック。
(3)「固定の編集」→「設定を解除」メニューをクリック。

• 「固定の編集」→「設定を解除」メニューをクリック

「SharePointで開く」メニュー

Teamsの共有フォルダーを、SharePointで開きます。Teamsの共有フォルダーは、SharePointで実現されており、SharePointの共有フォルダー「ドキュメント」のサブフォルダーとして開くことができます。

(1)SharePointで開いたTeamsの共有フォルダー。

• 「挿入メニュー」ボタンをクリックし、挿入するファイル種別を選択

「その他」メニューのチェックイン／チェックアウト

共有フォルダーを利用するとき、あるファイルを編集しているとき、そのファイルを他のユーザーに開いて欲しくないことがあります。このようなときに役立つのがチェックイン、チェックアウトです。

Teamsの共有フォルダーに作成または保存したファイルは、通常、チェックイン状態になっています。チェックイン状態では、アクセス許可を持つどのユーザーでもファイルを開くことができます。

一方、チェックアウトすると、チェックアウトしたユーザーが「ファイルを持ち出した」という扱いになり、ファイル自体は共有フォルダーにあっても、チェックアウトしたユーザー以外はそのファイルを開けなくなります。チェックアウトしたユーザーがチェックインすることで、再び、誰でもそのファイルを開けるようになります。

(1)チェックアウトしたいファイルの「…」（アクションの表示）ボタンをクリック。
(2)「その他」→「チェックアウト」メニューをクリック。

• 「その他」→「チェックアウト」メニューをクリック

これで、他のユーザーはこのファイルを開けなくなります。

チェックインして元の状態に戻す手順は、次の通りです。

(3)チェックインしたいファイルの「…」（アクションの表示）ボタンをクリック。
(4)「その他」→「チェックイン」メニューをクリック。

• 「その他」→「チェックイン」メニューをクリック。

(5)コメントを入力。
(6)「チェックイン」をクリックして、チェックイン。

• 「チェックイン」をクリックして、チェックイン

チェックイン時に入力したコメントは、SharePointで共有フォルダーを表示したときに、ファイルの「バージョン履歴」で確認できます。

他の操作メニュー

ファイルのアクションポップアップメニューの他の機能は以下の通りです。