Microsoft Teamsのメリット

昨今、急速にビデオ会議が普及して、Microsoft Teamsもビデオ会議のツールの一つとして脚光を浴びています。しかし、実のところ、ビデオ会議、ビデオ通話機能は、Microsoft Teamsの多彩な機能の内の1つに過ぎません。Teamsには、チームで共同作業を行うための多彩な機能が用意されています。

●単なるビデオ通話システムにとどまらず、ファイル共有、画面共有、文書共有、スケジュール管理、カスタムアプリなどの多彩な機能がある。
●面倒なカスタマイズを必要とせず、グループウェアよりも気軽に使い始めることができる。
●グループウェアよりもリアルタイムで濃密なコミュニケーションが可能。

と、ビデオ通話・チャットシステムとグループウェアのいいとこ取りがTeamsです。今回は、Teamsのファイルの共有を紹介します。

Microsoft Teamsのファイル共有

Microsoft Teamsでは、SharePointによるファイル共有を利用できます。共有フォルダーはチャネルごとに作成しますので、同じチーム内でもチャネルごとに共有フォルダーを区別して活用します。

また、Word、Excel、PowerPointといったOffice文書であれば、デスクトップ版Microsoft OfficeがインストールされていないPCであっても、Teamsで直接編集できます。

ファイルの作成と保存

共有フォルダーを開いてファイルを作成し、保存します。

(1)Teamsからファイルを作成するチームのチャネルをクリックして開く。
(2)「ファイル」タブをクリックする。

  • チームのチャネルをクリックして「ファイル」タブをクリック

(3)「＋新規」メニューをクリック。
(4)クリックして新規フォルダーを作成。
(5)クリックして、Word、Excel、PowerPoint、OneNoteの文書を作成。

  • 新規フォルダーを作成

以下、Word文書の作成を例に紹介しますが、ExcelやPowerPointも同様です。

(6) ファイル名を入力。
(7)「作成」ボタンをクリックして文書を作成

  • 「作成」ボタンをクリックして文書を作成

(8)Webアプリ版Wordで新規文書を開くので、文書を作成する。
(9)文書を保存してWordを終了するには「閉じる」メニューをクリック。

  • 文書を保存してWordを終了

ファイルのアップロード

アプリ版ホワイトボードでは、複数のキャンバスを切り替えて使用することができます。PCのデスクトップやローカルフォルダーに作成済みのファイルをTeamsの共有フォルダーにアップロードすることもできます。メニューからアップロードする方法(1)と、ドラッグ＆ドロップでアップロードする方法(2)があります。

(1)「アップロード」メニューをクリック。「ファイルを開く」ウインドウを開くので、アップロードするファイルを選択する。
(2)デスクトップやフォルダーウインドウから、アップロードするファイルをマウスでドラッグしてTeamsのファイルエリアにドロップする。

  • デスクトップやフォルダーウインドウから、アップロードするファイルをマウスでドラッグしてTeamsのファイルエリアにドロップ

保存したファイルの編集

Teamsの共有フォルダーにあるファイルを開いて編集するには、3つの方法があります。

(1)「…」（アクションの表示）をクリック。
(2)「ファイル」メニューをクリック。
(3)ファイルの編集方法（開き方）をクリックして選択。
(4)ファイル名をクリックしたときは、「Teamsで開く」になる。

  • 保存したファイルの編集

編集方法 説明
ブラウザーで開く Webブラウザーを開き、Webアプリ版のMicrosoft Officeでファイルを編集する。
デスクトップ版Microsoft OfficeをインストールしていないPCでも利用できる。
Webアプリ版Microsoft Officeはデスクトップ版のサブセットであるため、VBAなどの高度な機能は使用できない。
アプリで開く デスクトップ版Microsoft Officeを開いてファイルを編集する。
Office文書の機能をすべて活用できるが、あらかじめデスクトップ版Microsoft OfficeをPCにインストールしておく必要がある。
インストール済みのMicrosoft OfficeでサインインしているユーザーがTeamsの共有フォルダーのチームメンバーでない場合、チームメンバーのユーザーでMicrosoft Officeにサインインする必要がある。
（Teamsにサインインしているユーザーとデスクトップ版Microsoft Officeでサインインしているユーザーが同じであれば、特にユーザーアクセス権を意識する必要は無い）
Teamsで開く Teamsで直接ファイルを開いて編集する。
細かいデザインやメニューに多少の違いはあるものの、基本的にWebアプリ版Microsoft Officeと同じ。

なお、Teamsから開くことができるファイルは、Teamsが対応している文書ファイル形式…Word、Excel、PowerPointなどのOffice文書に限られます。Teamsが対応していない文書形式のファイルに関しては、共有フォルダーへのアップロード、共有フォルダーからのダウンロードはできますが、Teamsからファイルを開くことはできません。

(5)Teamsの共有フォルダーのファイルをWebアプリ版Wordで開いた例。

  • ファイルをWebアプリ版Wordで開いた例

(6)デスクトップ版Wordで開いた例。

  • デスクトップ版Wordで開いた例

(7)Teamsで開いた例。

  • Teamsで開いた例

次回も、引き続きTeamsの共有フォルダーの活用方法を紹介します。