原口 豊(はらぐち・ゆたか)
大手証券会社システム部に在籍後、1998年ベイテックシステムズを設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、GoogleAppsの導入サポート実績はこれまで300社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、GoogleAppsの普及に尽力。自ら、iPhoneや Androidなどのスマートフォンを駆使して、仕事の効率化を図り、ビジネスシーンですぐに役立つノウハウを多数、蓄積している。ツイッターアカウントは sateraito_jp。GoogleEnterprise Day2009ではパートナーアワードを受賞した。

手軽に使えるオンラインストレージサービス「Dropbox」

忙しいビジネスマンなら、「会社で使っているデータを自宅に持ち帰って仕事を進めたい」と思うことは少なくないだろう。しかし、USBメモリや外付けHDD、DVDといったメディアにデータを保存して持ち帰るとなると万が一の紛失が気になるし、メールで送ろうにも容量制限の問題が出てくる。

そんな時に便利なのが、2GBまで無料で使えるオンラインストレージサービス「Dropbox」だ。オンラインストレージというと、"メールで送れない大容量データを移動するための手段"程度にしか思っていない人が多い。実のところ、そうした用途にしか使えないサービスは存在するし、「Webサイトを開いてログインし、ファイルを指定した後にアップロード」という手順を面倒に感じる人もいるはず。

しかし、Dropboxならそんな不満を一切感じることはない。最初に専用ソフトウェアをインストールしてしまえば、以降はローカルフォルダと同じようにファイルを投げ込むだけで、あっという間にアップロードが完了する。もちろん、専用ソフトをインストールせずにWebブラウザ経由で利用することもできる。例えば、ネットカフェや友人宅、出張先の支店で一時的にPCを借りる場合など、専用ソフトをインストールできない環境で使えるのも嬉しい限りだ。

Dropboxのフォルダへファイルを投げ込むだけで、あっという間にアップロードが完了

専用ソフトをインストールせず、Webブラウザ経由で利用することもできる

外出時はiPhone/iPod touch用アプリから利用

PCやスマートフォンの間で手軽にファイル同期が行えるのも、Dropboxの大きな魅力だ。iPhone/iPod touch用のアプリをインストールしておけば、「会社のPCで必要な資料を放り込んでおいて、外出・打ち合わせ前にiPhone/iPod touchで確認する」といった使い方もできる。テキスト(txt/rtf)やPDF、各種Officeファイル(doc/docx/ppt/pptx/xls/xlsx)のほか、画像(jpg/tiff/gif)、動画(mov/mp4/m4v)、音楽(mp3/aiff/m4a/wav)も閲覧可能だ。

なお、iPhone/iPod touch用アプリからファイルを閲覧する場合、ダウンロードではなくネットワーク上で開く形式になる。となると、「オフラインの時は見られないの?」と心配する人もいると思うが、そこは安心してほしい。ファイルを開いた状態で画面下部の「☆」をタップすれば、ファイルがダウンロードされて好きな時に「Favorites」タブから閲覧できる。

そのほか、iPhone/iPod touch用のアプリには、写真や動画をアップロードする機能も搭載されている。こちらは、「外出先で撮影した物件や現場の様子をそのままDropboxへ」といった使い方に便利だろう。

こちらがiPhone/iPod touchアプリから見たDropboxの画面。ファイルをタップしたまま横にスライドすると「Delete」ボタンが表示され、削除も行える

サンプルの写真ファイルを開いた様子。画面下部の「☆」をタップすればファイルがダウンロードされ、「Favorites」タブから閲覧が可能になる

パスコードの設定が行えるので、セキュリティ面も安心だ

複数人によるファイル共有にも対応

Dropboxのもう1つ便利な使い方が、複数人でのファイル共有だ。その方法はとても簡単で、Dropbox内のフォルダに共有設定を行って招待メールを送るだけでOK。ファイル共有機能を使うには相手もDropboxにユーザー登録している必要があるが、招待メールに記載されたURLから登録することもできる。他のユーザーがDropboxへファイルをアップロードした際、タスクトレイから「○○○○(ファイル名) added」というメッセージがリアルタイムで表示され、アップロードを知らせてくれるのも便利な点だろう。

このファイル共有とiPhone/iPod touch用アプリを組み合わせれば、「外出前に間に合わなかった資料を後からアップロードしてもらう」といったことも可能だ。

共有設定は、フォルダを右クリックして「Dropbox」→「Share This Folder」を選択する

DropboxのWebサイトにログインして「Share a folder」をクリックすると、このような招待メッセージ送付用の画面が開く。あとはメールアドレスとメッセージを入力すればOKだ

共有したフォルダには、このようなアイコンが表示される

自分や他のユーザーがDropboxへファイルをアップロードした際、タスクトレイから「○○○○(ファイル名) added」というメッセージがリアルタイム表示されるのも便利

追加料金なしで最大8GBまで保存容量を拡大する方法

Dropboxのアカウントは、2GBまで無料で使える「Basic」のほかに、月額9.99ドルもしくは年額99ドルで50GBまで使える「Pro 50」、月額19.99ドルもしくは年額199ドルで100GBまで使える「Pro 100」が用意されている。より多くのデータを扱いたい場合には、有料アカウントもオススメだ。

ここで「50GBまでは使わないけど、もう少し保存容量が欲しい!」という人向けに、嬉しい情報をお伝えしよう。実は、無料のBasicアカウントでも、追加料金なしで最大8GBまで容量を拡大できる方法があるのだ。

容量を増やすには、WebブラウザでDropboxのサイトを開き、ログインしてから「Get Started」タブをクリック。この画面に並んだ6項目「Dropboxのツアーを見る」「ソフトウェアをインストールする」「Dropboxフォルダにファイルを入れる」「自分が所有している他のPCにソフトウェアをインストールする」「友人や同僚とフォルダを共有する」「友人をDropboxに招待する」のうち5つをクリアすれば、ストレージ容量が250MBに増加。さらに6番目の項目では、友人を1人招待するごとに250GBずつ、最大8GBまで拡大できるのである。

この画面に並んだ6項目のうち5つをクリアすれば、ストレージ容量が250MB増加。さらに6番目の項目では、友人を1人招待するごとに250GBずつ、最大8GBまで拡大できる

もし企業内にDropboxの利用者がいなければ、今こそ容量アップのチャンス! 自らが社内利用の提案者となって同僚を招待し、容量拡大とともに効率的なビジネス環境を手に入れていただきたい。