本連載は、簡単かつ即効性のあるITを用いてビジネスの効率を上げるための方法を紹介している。最初に選んだはテーマは「Gmail」。Gmailを活用して、会社以外の場所からも会社のアドレス宛てのメールが読めるようにしたい。2回目となる今回はGmailの具体的な設定方法について説明する。

外部のメールを読むための設定

図1　矢印の順番にクリックする

Gmailで会社のメールを受信できるようにするための設定を説明していこう。設定は、会社のメールアドレスのメールを受信できるパソコン環境で行ってほしい。WebブラウザでGmailページを開いてログインしたら、右上の［設定］をクリックする。次に、設定画面が表示されたら、［アカウントとインポート］タブを開き、画面中央の［POP3のメールアカウントを追加］をクリックする(図1)。

「別のメールアカウントを追加」ウィンドウが開くので、Gmaiで受信する会社のメールアカウントを設定する。画面の指示に従って設定していけばいいのだが、重要なのは2番目の設定画面である。ここで、会社のメールを受信する際に必要なユーザー名やパスワード、POPサーバーを設定する。

ユーザー名はメールアドレスの＠マークの左側になる。パスワードはメール受信用のパスワード、POPサーバはメール受信サーバ、ポートはメール受信サーバが使用するポート番号のことである。これらがわからない場合は、会社のシステム担当者に聞いてもらいたい。

加えて、「受信したメッセージのコピーをサーバーに残す」にチェックを付けておこう。これは、Gmailで受信した会社のメールを会社の電子メールソフトでも受信できるようにするためである(図2～7)。

図2　追加するメールアカウントのメールアドレスを入力

図3　ユーザー名・パスワード・POPサーバー・ポートを入力し、「受信したメッセージのコピーをサーバーに残す」という項目を設定

図4　「はい」にチェック

図5　名前を入力。この名前がGmailからメールを送信した時の差出人の名称となる

図6　［確認メールの送信］をクリック

図7　確認メールが登録したメールアドレス宛に送られてくるので、メールソフトで受信する。受信したメールのリンクをクリックするか、確認コードを入力して［確認］をクリック

外部のメールも自動で受信

図8　会社のメールアドレスが登録された。［メールを今すぐ確認する］をクリックすると、会社のメールをすぐに受信できる

アカウントの登録が終わると、会社のメールアドレスが表示される。これで、Gmailで会社のメールを送受信できるようになるというわけだ。

Gmailは定期的に登録したアカウントのメールを受信しにいく。ただし、メールソフトのように受信間隔を設定することはできない。もし、Gmailですぐに会社のメールを受信したい場合は、［アカウントとインポート］設定画面を表示して［メールを今すぐ確認する］をクリックする(図8)。

会社のアドレスを送信アドレスに設定

図9　1で、どちらのメールアドレスを送信用アドレスのデフォルトにするか設定でき、2で、受信したメールに返信する際の、送信アドレスも設定できる

Gmaiではl受信した会社のメールに対しての返信も問題なくできる。Gmailからメールを送信する際、Gmailのアドレスではなく、登録した会社のメールアドレスをデフォルトメールアドレスにすることもできる(図9)。

この場合、Gmailからメールを送信しても、会社のメールアドレスとして送信される。さらに、このメールに相手が自分に返信する場合も、会社のメールアドレス宛てに返信される。つまり、Gmailを使っていても、Gmailのメールアドレスを表に出さないようにすることが可能なのだ。

次回は、携帯電話でGmaliを使う方法について説明しよう。